6217 (P) – Elektronischer Geldtransfer

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 6217

ELEKTRONISCHER GELDÜBERTRAG

Der Distrikt wird die Richtlinie zum elektronischen Geldtransfer wie folgt umsetzen.

1. Das Verfahren zur Einleitung, Genehmigung und Aufzeichnung einer EFT-Transaktion unterliegt denselben Richtlinien, Verfahren und Kontrollen, die für Auszahlungen über andere Zahlungsmechanismen gelten.
2. EFT-Transaktionen werden nicht ohne die entsprechende Genehmigung der betroffenen Parteien gemäß Bundes- und Landesgesetzen und anerkannten Geschäftspraktiken durchgeführt. Um sich bei EFT für Rechnungszahlungen anzumelden oder Kontoinformationen zu ändern, müssen Lieferanten ein ausgefülltes Formular zur Autorisierung für die automatische Einzahlung von Lieferantenzahlungen einreichen und entweder einen entwerteten Scheck oder eine andere Bestätigung der Kontoinformationen beifügen.

Vor der Durchführung von EFT-Transaktionen arbeitet der Distrikt mit dem Schatzmeister des Landkreises und/oder einer Depotbank zusammen, um sicherzustellen, dass die Finanzsoftware des Distrikts EFT-Anfragen auf eine für den Schatzmeister des Landkreises akzeptable Weise erstellen kann. Der Distrikt muss ein Bankkonto bei einem Finanzinstitut unterhalten, das ausschließlich der Abwicklung von EFT-Transaktionen dient und über kein anderes Guthaben verfügen darf als das für die Kontoführung des Finanzinstituts erforderliche Mindestguthaben.

Für die Validierung neuer EFT-Anfragen oder Änderungen an bestehenden EFT-Datensätzen müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden.
1. Validierung aller neu eingegangenen EFT-Anfragen.
A. Der Distrikt bestätigt alle Änderungswünsche, indem er den Antragsteller direkt kontaktiert und dabei bekannte, authentische Informationen verwendet.
B. Bei der Bestätigung von Änderungswünschen bestätigt der Bezirk die bestehende Praxis.
C. Angaben auf dem Formular mit dem bekannten Kontakt.
2. Sobald die Anfrage bestätigt wurde, richtet die Buchhaltungsabteilung des Distrikts den Lieferanten für EFT-Zahlungen im Buchhaltungssystem des Distrikts ein.
3. Die Dokumentation aller neuen oder überarbeiteten EFT-Aufzeichnungen muss zur Überprüfung durch das Buchhaltungspersonal des Distrikts und die Prüfer aufbewahrt und gemäß den Aufbewahrungsregeln für Aufzeichnungen aufbewahrt werden.

Der Bezirk wird eine Vorabbenachrichtigung durchführen, bevor er Zahlungen an Lieferanten leistet. Diese Aktion dient der endgültigen Überprüfung der Bankkontoinformationen.

Sobald ein Anbieter angemeldet ist, bezahlt der Distrikt den Anbieter weiterhin über elektronische Transaktionen, bis der Anbieter dies schriftlich widerruft oder das Depotkonto nicht mehr aktiv ist. Wenn eine Zahlung von der Bank des Verkäufers abgelehnt wird, stellt der Bezirk innerhalb von zwei Wochen nach Benachrichtigung der Bank einen Scheck aus. Die Papierprüfungen werden fortgesetzt, bis eine neue Autorisierungsvereinbarung unterzeichnet wird.

Um sicherzustellen, dass angemessene Kontrollen vorhanden sind, stellt der Bezirk Folgendes sicher:
1. Mitarbeiter, die für die Eingabe elektronischer Zahlungen verantwortlich sind, sollten nicht dieselben Mitarbeiter sein, die die Überweisung freigeben.
2. Mitarbeiter, die für die Eingabe elektronischer Zahlungen verantwortlich sind, sollten nicht dieselben Mitarbeiter sein, die Kontoinformationen für elektronische Zahlungen ändern können.
3. Mitarbeiter, die ACH-Transaktionen und -Freigaben bearbeiten, sollten nicht dieselben Mitarbeiter sein, die Finanzkonten abgleichen, die elektronische Transaktionen enthalten.
4. Verfügt der Distrikt nicht über ausreichend Personal, um die Aufgaben auf diese Weise zu trennen, muss er sicherstellen, dass alle Transaktionen vor der Freigabe von einem anderen Mitarbeiter als dem, der die Transaktion eingegeben hat, überprüft und genehmigt werden.

Ausgestellt: Dezember 2023