6106 (P) - Zulässige Kosten für Bundesprogramme

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 6106

ZULÄSSIGE KOSTEN FÜR BUNDESPROGRAMME

Der Zweck dieses Verfahrens besteht darin, sicherzustellen, dass Bundesmittel nur für zulässige Aktivitäten gemäß CFR Part 200 Subpart E – Cost Principles, anderen besonderen Bestimmungen oder Bedingungen der Zuschussvergabe und/oder anderen geltenden staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien ausgegeben werden. Bei der Bestimmung der erstattungsfähigen Kosten wendet der Distrikt die Leitprinzipien an, die in der Richtlinie 6106 zu erstattungsfähigen Kosten festgelegt sind.

Einem Bundesentscheid können zwei Kostenkategorien angerechnet werden. Die ersten sind direkte Kosten, also Kosten, die der Aktivität direkt zugute kommen und leicht zu identifizieren sind. Die zweiten sind indirekte Kosten, also Kosten, die der Aktivität entweder indirekt zugute kommen oder der Aktivität direkt zugute kommen, aber die Komplexität der angemessenen Identifizierung der Kosten als solche überwiegt den Nutzen einer direkten Belastung.

Die Kosten entsprechen den Anforderungen des Erforderlichen und Angemessenen, wenn sie diejenigen nicht übersteigen, die bei einer vernünftigen Person nach den Umständen zum Zeitpunkt der Kostenentscheidung entstanden wären. Distriktmitarbeiter werden die folgenden Fragen verwenden, um angemessene und notwendige Kosten zu ermitteln:

• Braucht der Distrikt diesen Artikel/Dienst wirklich?
• Ist die Ausgabe auf einen gültigen programmatischen/administrativen Bedarf ausgerichtet?
• Ist das der Mindestbetrag, den wir ausgeben müssen, um unseren Bedarf zu decken?
• Haben wir die Kapazität, das zu verwenden, was wir kaufen?
• Wenn wir gebeten würden, diesen Kauf zu verteidigen, wären wir dazu in der Lage?
• Haben wir einen fairen Preis gezahlt?

Der Distrikt wendet eine angemessene Methode zur Kostenzuweisung an, die dem relativen Nutzen entspricht, den das Programm für den Anteil der Kosten erhält, die dem Programm in Rechnung gestellt werden.

Leistungzeitraum

Bundesmittel können abhängig von den Bedingungen der Bundesvergabe zum späteren Zeitpunkt des Datums der Verfügbarkeit der Mittel oder des Einreichungsdatums des Zuschussantrags entweder in vollständiger Form oder im „im Wesentlichen genehmigungsfähigen Status (SAS)“ verpflichtet werden.

Bundesmittel dürfen nach dem Enddatum des Zuschusses nicht ausgegeben werden, außer um zulässige Verpflichtungen zu liquidieren, die an oder vor diesem Datum eingegangen wurden. Alle Auflösungen früherer Verpflichtungen müssen innerhalb von 90 Tagen nach dem Enddatum der Gewährung oder einem früheren, von der gewährenden Stelle festgelegten Datum erfolgen.

Die folgende Tabelle gibt das Datum an, an dem eine Ausgabe als obligatorisch bestimmt wird:

Direkte Kosten

Ausgaben, die direkt einem Bundeszuschuss zugerechnet werden, unterliegen allen Richtlinien und Verfahren des Distrikts sowie den Bundesanforderungen, die für diese Kosten gelten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf; Beschaffungsanforderungen, Eigentumsstandards, Reiserichtlinien und Kostenkriterien gemäß 2 CFR Part 200, Unterabschnitt E, wie in der Richtlinie zu zulässigen Kosten angegeben. Darüber hinaus sind alle direkten Ausgaben gemäß den Bedingungen der Stipendienvergabe und der Programmbestimmungen zulässig. Die befolgten Anforderungen sind die restriktiveren der lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Vorschriften, die mit einer bestimmten Art von Ausgaben verbunden sind.

Mitarbeiter, die für die Überprüfung der Ausgaben auf Zulässigkeit zuständig sind, sind mit den zulässigen Kosten aller überprüften Programme vertraut. Die für Budget- und Ausgabenüberwachung zuständigen Mitarbeiter sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Gebühren von geeigneten Mitarbeitern auf Zulässigkeit überprüft werden.

Vorherige Ausgabengenehmigungen, wie in 2 CFR, Teil 200 und den Zuschussbedingungen angegeben, werden eingeholt, bevor die Ausgaben verbindlich werden. Die Ausgaben werden durch angemessene Unterlagen belegt, einschließlich aller relevanten Details, die bei der Bestimmung der Zulässigkeit des Postens hilfreich sind.

Indirekte Kosten

Bundesstaatliche Zuwendungen umfassen einen Betrag an indirekten Ausgaben, auf die Distrikte Anspruch haben, für organisationsweite Kosten des Zuwendungsempfängers, die dem vom Distrikt verwalteten Bundesprogramm zugute kommen, es sei denn, die Bedingungen der Zuwendungsvergabe verbieten dies ausdrücklich.

Indirekte Sätze werden von der zuständigen oder Aufsichtsbehörde des Distrikts ausgehandelt und können auf alle Bundespreise angewendet werden, die der Distrikt erhält.

Für Stipendien, die vom Office of Superintendent of Public Instruction (OSPI) gewährt werden, werden die indirekten Sätze jährlich auf der Grundlage der über das F-196 erhaltenen Finanzinformationen berechnet. OSPI verhandelt alle 5 Jahre mit dem Bildungsministerium über die Methode zur Berechnung der indirekten Kosten.

Es gibt zwei Arten von föderalen indirekten Kosten. Ein eingeschränkter Satz wird für jedes Bundesprogramm verwendet, das eine „Ergänzungs-, keine Ersatz“-Anforderung hat, was bedeutet, dass das Bundesgeld verwendet wird, um den Geldbetrag zu ergänzen, den ein Distrikt für ein bestimmtes Programm ausgeben muss, und nicht verwendet wird „in Ort der staatlichen/lokalen Mittel. Eine uneingeschränkte Rate wird für Programme verwendet, die keine „Ergänzungs-, keine Ersatz“-Anforderung haben.

Der Distrikt ist nicht verpflichtet, einen Teil oder den gesamten indirekten Betrag, auf den er Anspruch hat, geltend zu machen, kann jedoch den vollen Betrag beanspruchen, solange er im genehmigten Budget des Distrikts enthalten ist. Der indirekte Satz kann auf alle zulässigen direkten Ausgaben angewendet werden, die im Rahmen einer bestimmten Zuschussgewährung geltend gemacht werden, abzüglich einiger Ausnahmen (z. B. werden indirekte Kosten nur auf die ersten 25,000 USD eines Einzelvertrags angewendet).

Es werden keine Ausgaben sowohl durch direkte Kosten als auch durch indirekte Kosten in Rechnung gestellt.

Ausgestellt: August 2017