4040 (P) – Öffentlicher Zugang zu Distriktaufzeichnungen

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VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 4040

Zweck dieser Verfahren und allgemeine Grundsätze

Diese Verfahren wurden vom Superintendent festgelegt und gemäß Vorstandsrichtlinie 4040 und RCW 42.56.040 veröffentlicht, um das Verfahren für den öffentlichen Zugang zu Aufzeichnungen des Schulbezirks zu erläutern und Leitlinien bereitzustellen, wie der Bezirk auf solche Anfragen reagieren wird.

Aufzeichnungen des Schulbezirks in Bezug auf die Durchführung von Operationen und Funktionen des Bezirks, die vom Bezirk in irgendeinem Format erstellt, besessen, verwendet oder aufbewahrt wurden, sind tatsächlich öffentliche Aufzeichnungen, zu denen Mitglieder der Öffentlichkeit im Einklang damit Zugang beantragen können Verfahren.

Bei der Bearbeitung solcher Anfragen wird der Distrikt dem Antragsteller die größtmögliche Unterstützung zukommen lassen und so schnell wie möglich eine Antwort geben.

Bezirksbeamter für öffentliche Aufzeichnungen

Beamter für öffentliche Aufzeichnungen

Um schnellstmöglich und effizient reagieren zu können, sollten Anträge auf Unterlagen des Schulbezirks schriftlich an den unten aufgeführten Beauftragten für öffentliche Aufzeichnungen gerichtet werden, zu dessen Aufgaben es gehört, in diesem Verfahren als Kontaktstelle für Mitglieder der Öffentlichkeit zu fungieren und die Einhaltung der Vorschriften durch den Bezirk zu überwachen Washington Public Records Act, Kapitel 42.56 RCW und Richtlinie 4040.

Der derzeitige Beauftragte für öffentliche Aufzeichnungen des Distrikts ist im zentralen Verwaltungsgebäude des Distrikts wie folgt zu erreichen:

Dr. Mindy Meyer, Leiterin der Personalabteilung

364 S. Park Street, Walla Walla, WA 99362

Telefon: 509-527-3000

Fax: 509-529-7713

Email: hr@wwps.org

Informationen zur Kontaktaufnahme mit dem Public Records Officer finden Sie auch auf der Distrikt-Website unter wwps.org.

Ausbildung zum Public Records Officer

In Übereinstimmung mit den Gesetzen des Bundesstaates muss der Public Records Officer Schulungen im Zusammenhang mit dem Washington Public Records Act und der Aufbewahrung öffentlicher Aufzeichnungen spätestens neunzig (90) Tage nach Übernahme der Verantwortlichkeiten des Public Records Officer absolvieren. Nach der/den Erstausbildung(en) muss der Beamte für öffentliche Aufzeichnungen in Abständen von höchstens vier Jahren eine Auffrischungsschulung absolvieren, solange er oder sie der Beamte für öffentliche Aufzeichnungen des Distrikts bleibt. Die Schulung muss bestimmte Probleme im Zusammenhang mit der Aufbewahrung, Erstellung und Offenlegung elektronischer Dokumente behandeln, einschließlich der Aktualisierung und Verbesserung von Technologieinformationsdiensten.

Verfügbarkeit öffentlicher Aufzeichnungen

Stunden für die Inspektion

Öffentliche Aufzeichnungen können während der normalen Geschäftszeiten des Distrikts von Montag bis Freitag von 8:00 bis 5:00 Uhr während des Schuljahres und von 8:00 bis 4:00 Uhr an Schultagen eingesehen und kopiert werden nicht tagt, ausgenommen gesetzliche Feiertage. Die Akten sind bei den Bezirksämtern einzusehen.

Organisation von Aufzeichnungen

Der Distrikt führt seine Aufzeichnungen auf angemessene und organisierte Weise und ergreift angemessene Maßnahmen, um Aufzeichnungen vor Beschädigung und Desorganisation zu schützen. Ein Anforderer darf ohne die Erlaubnis des Public Records Officer oder seines Beauftragten keine Distriktunterlagen von Distriktbüros entgegennehmen. Während der Akteneinsicht wird in der Regel ein Distriktmitarbeiter anwesend sein, um die Akten vor Beschädigung oder Desorganisation zu schützen.

Der Distrikt führt auch ein Protokoll der Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen, die an den Distrikt übermittelt und von ihm bearbeitet wurden. Dieses Protokoll enthält, ohne darauf beschränkt zu sein, die folgenden Informationen für jede Anfrage: Die Identität des Anfragenden, falls angegeben, das Datum des Eingangs der Anfrage, der Text der ursprünglichen Anfrage, eine Beschreibung der als Antwort erstellten Aufzeichnungen Anfrage, eine Beschreibung der geschwärzten oder zurückgehaltenen Aufzeichnungen und die Gründe dafür sowie das Datum der endgültigen Entscheidung über die Anfrage.

Informationen im Internet

Eine Vielzahl von Aufzeichnungen und Informationen sind auf der Distrikt-Website unter wwps.org verfügbar. Anforderer werden ermutigt, die auf der Website verfügbaren Dokumente einzusehen, bevor sie eine Unterlagenanforderung einreichen.

Einen Antrag auf öffentliche Aufzeichnungen stellen

Anfrage an den Public Records Officer

Jede Person, die öffentliche Aufzeichnungen des Distrikts einsehen oder kopieren möchte, muss den Antrag persönlich während der normalen Bürozeiten des Distrikts oder schriftlich per Brief, Fax oder E-Mail an den Public Records Officer stellen und die folgenden Informationen enthalten:

· Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Antragstellers;

· Identifizierung der öffentlichen Aufzeichnungen, die dem Beauftragten für öffentliche Aufzeichnungen oder einem Beauftragten zum Auffinden der Aufzeichnungen angemessen sind; und

· Das Datum, an dem der Antrag beim Bezirk eingereicht wird.

Der Distrikt empfiehlt, beim Einreichen eines Antrags auf Aufzeichnungen sein Antragsformular für öffentliche Aufzeichnungen zu verwenden. Dieses Formular steht Antragstellern im Distrikt-Zentralbüro und online unter wwps.org zur Verfügung.

Identifizierbare Aufzeichnungen

Eine Anfrage gemäß Washington Public Records Act, Kapitel 42.56 RCW und District Policy 4040 muss einen identifizierbaren Rekorder oder identifizierbare Aufzeichnungen anfordern. Eine Anfrage für alle oder im Wesentlichen alle Aufzeichnungen, die vom Distrikt erstellt, besessen, verwendet oder aufbewahrt werden, ist keine gültige Anfrage für identifizierbare Aufzeichnungen. Allgemeine Informationsanfragen des Distrikts, die keine identifizierbaren Aufzeichnungen anstreben, fallen ebenfalls nicht unter Richtlinie 4040. Eine Anfrage nach allen Aufzeichnungen, die ein bestimmtes Thema behandeln oder ein bestimmtes Schlüsselwort oder einen bestimmten Namen enthalten, wird nicht als Anfrage nach allen Aufzeichnungen des Distrikts betrachtet.

Elektronische Aufzeichnungen anfordern

Das Verfahren für die Beantragung elektronischer öffentlicher Aufzeichnungen ist das gleiche wie für die Beantragung öffentlicher Aufzeichnungen in Papierform. Um den Distrikt jedoch bei der Beantwortung einer Anfrage nach elektronischen Aufzeichnungen zu unterstützen, sollte ein Anforderer spezifische Suchbegriffe angeben, die es dem Public Records Officer oder Beauftragten ermöglichen, identifizierbare Aufzeichnungen als Antwort auf die Anfrage zu finden und zusammenzustellen.

Erstellen neuer Datensätze

Der Distrikt ist gesetzlich nicht verpflichtet, eine neue Akte zu erstellen, um einer Aktenanfrage nach Informationen nachzukommen. Der Distrikt kann sich entscheiden, einen Datensatz zu erstellen, abhängig von der Art der Anfrage und der Zweckmäßigkeit, die Informationen in einem neuen Dokument bereitzustellen, z. B. wenn Daten von mehreren Standorten angefordert werden und einfacher in einem einzigen neuen Datensatz kombiniert werden können.

Kopien von Aufzeichnungen

Wünscht der Antragsteller anstelle der Einsicht die Anfertigung von Kopien der Aufzeichnungen, so hat er dies im Antrag deutlich zu machen und die Zahlung von Kopien der Aufzeichnungen oder eine Kaution zu veranlassen.

Anträge nicht schriftlich

Der Beauftragte für öffentliche Aufzeichnungen oder ein Beauftragter kann formlose Anfragen für öffentliche Aufzeichnungen telefonisch oder persönlich entgegennehmen. Um Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden, sollten Antragsteller jedoch bedenken, dass eine schriftliche Anfrage immer die bevorzugte Methode ist. Wenn der Public Records Officer oder sein Beauftragter eine telefonische oder persönliche Anfrage erhält, wird der Public Records Officer dem Anforderer schriftlich bestätigen, dass er die Anfrage verstanden hat.

Bearbeitung von Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen

Reihenfolge der Bearbeitung von Anfragen

Der Distrikt bearbeitet Anfragen in der Regel in der Reihenfolge ihres Eingangs. Anfragen können jedoch auch außerhalb der Reihenfolge bearbeitet werden, wenn dadurch die meisten Anfragen auf die effizienteste Weise bearbeitet werden können.

Zentrale Überprüfung

Anträge auf Aufzeichnungen, die nicht an den Beauftragten für öffentliche Aufzeichnungen des Distrikts gestellt werden, werden von den Administratoren auf Gebäudeebene, Programmadministratoren oder anderen Mitarbeitern, die die Anfrage erhalten, zur Bearbeitung an den Beauftragten für öffentliche Aufzeichnungen weitergeleitet.

Fünf-Tage-Antwort

Innerhalb von fünf (5) Werktagen nach Erhalt einer Anfrage wird der Public Records Officer einen oder mehrere der folgenden Schritte ausführen:

1. Stellen Sie Kopien der angeforderten Aufzeichnungen bereit oder stellen Sie die Aufzeichnungen zur Einsicht zur Verfügung oder geben Sie alternativ eine Internetadresse und einen Link zur Website des Bezirks an, auf der auf die spezifische Aufzeichnung zugegriffen werden kann (vorausgesetzt, der Anforderer hat dies nicht mitgeteilt Bezirk, dass er oder sie nicht über das Internet auf die Aufzeichnungen zugreifen kann); oder

2. Bestätigen Sie, dass der Distrikt die Anfrage erhalten hat, und geben Sie eine angemessene Schätzung der Zeit ab, die er benötigen wird, um vollständig zu antworten; oder

3. Bestätigen Sie, dass der Distrikt die Anfrage erhalten hat, und bitten Sie den Antragsteller, eine unklare Anfrage zu klären, und geben Sie gleichzeitig so weit wie möglich eine angemessene Schätzung der Zeit an, die der Distrikt benötigen wird, um auf die Anfrage zu antworten, falls dies der Fall ist nicht geklärt; oder

4. Lehnen Sie die Anfrage ab (obwohl keine Anfrage nur auf der Grundlage abgelehnt wird, dass die Anfrage zu breit ist).

Wenn der Antragsteller nicht innerhalb von 30 Tagen auf die Klärungsanfrage des Distrikts antwortet und die gesamte Anfrage unklar ist, kann der Distrikt die Anfrage schließen und nicht weiter darauf reagieren. Wenn der Antragsteller nicht innerhalb von 30 Tagen auf die Klärungsanfrage des Distrikts antwortet und ein Teil der Anfrage unklar ist, wird der Distrikt auf den eindeutigen Teil der Anfrage antworten und kann den Rest der Anfrage schließen. Unter ungewöhnlichen Umständen kann der Distrikt auch einen Gerichtsbeschluss beantragen, der die Offenlegung gemäß dem Gesetz anordnet.

Der Distrikt kann eine Bot-Anfrage, die eine von mehreren Anfragen des Anforderers ist, innerhalb von vierundzwanzig Stunden ablehnen, wenn der Distrikt feststellt, dass die Beantwortung der mehreren Bot-Anfragen eine übermäßige Beeinträchtigung der anderen wesentlichen Funktionen des Distrikts verursachen würde. Der Distrikt kann eine Anfrage als Bot-Anfrage betrachten, wenn der Distrikt vernünftigerweise davon ausgeht, dass die Anfrage automatisch von einem Computerprogramm oder Skript generiert wurde.

Wenn der Distrikt nicht innerhalb von fünf Werktagen nach Erhalt der Offenlegungsanfrage schriftlich antwortet, sollte sich der Antragsteller an den Public Records Officer wenden, um den Grund für die Nichtbeantwortung zu ermitteln.

Zweck der Anfrage

Der Distrikt kann nach dem Zweck fragen, für den eine Aufzeichnung angefordert wird, und kann die Antwort verwenden, um bei der Zusammenstellung entsprechender Aufzeichnungen zu helfen und festzustellen, ob die Öffentlichkeit ein berechtigtes Interesse daran hat, die Informationen zu erhalten. Ein Antragsteller ist jedoch nicht verpflichtet, einen Zweck anzugeben, und der Distrikt darf die Bereitstellung der Aufzeichnungen nicht ablehnen, nur weil der Antragsteller sich weigert, einen Zweck für den Antrag anzugeben.

Schutz der Rechte anderer

Für den Fall, dass die angeforderten Aufzeichnungen Informationen enthalten, die die Rechte anderer beeinträchtigen können und möglicherweise von der Offenlegung ausgenommen sind, kann der Public Records Officer diese anderen vor der Bereitstellung der Aufzeichnungen benachrichtigen. Die Mitteilung kann es den anderen ermöglichen, den Antragsteller zu kontaktieren und ihn zu bitten, den Antrag zu überarbeiten, oder, falls erforderlich, eine gerichtliche Anordnung zu beantragen, um die Offenlegung zu verhindern oder einzuschränken. Die Mitteilung an die betroffenen Personen kann auch eine Kopie des Ersuchens enthalten.

Aufzeichnungen, die von der Offenlegung ausgenommen sind

Einige Aufzeichnungen sind ganz oder teilweise von der Offenlegung ausgenommen, gemäß einer bestimmten Ausnahme, die in Kapitel 42.56 RCW oder einem anderen Gesetz enthalten ist, das die Offenlegung bestimmter Informationen oder Aufzeichnungen ausschließt oder verbietet.

Wenn der Distrikt der Ansicht ist, dass eine Aufzeichnung von der Offenlegung ausgenommen ist und zurückgehalten werden sollte, wird der Public Records Officer schriftlich die spezifische Befreiung (und den gesetzlichen Abschnitt) angeben, die gilt, und eine kurze Erläuterung geben, wie die Befreiung für die Aufzeichnung gilt, die zurückgehalten wird, oder redigiert. Diese Befreiung und Erklärung werden dem Antragsteller in einem Quellensteuerindex oder -protokoll zur Verfügung gestellt.

Wenn nur ein Teil einer Aufzeichnung von der Offenlegung ausgenommen ist, der Rest jedoch nicht, wird der Public Records Officer die ausgenommenen Teile schwärzen, die nicht ausgenommenen Teile bereitstellen und dem Antragsteller mitteilen, warum Teile der Aufzeichnung in der Quellensteuer geschwärzt werden Index oder Protokoll.

Liste der Gesetze, die die Offenlegung freistellen oder verbieten

Gemäß RCW42.56.070 (2) enthalten diese Regeln eine Liste von Gesetzen – außer denen, die ausdrücklich im Washington Public Records Act, Kapitel 42.56 RCW aufgeführt sind – die die Offenlegung bestimmter öffentlicher Aufzeichnungen oder Teile von Aufzeichnungen ausnehmen können. Der Distrikt hat die folgenden Gesetze festgelegt:

· The FamilyEducationaandPrivacyRightsAct (FERPA),20USC§1232g(in Bezug auf Bildungsunterlagen von Schülern);

· WashingtonStateStudentEducationRecordsLaw,RCW28A.605.030;

· Gesetz über die Aufklärung von Menschen mit Behinderungen (IDEA), 20 USC § 1400 ff. seq. und 34 CFR Part 300 (Schutz der Vertraulichkeit persönlich identifizierender Informationen, die in Studentenunterlagen von Studenten mit Behinderungen enthalten sind).

· Privilegierte Kommunikations- und Anwaltsarbeitsprodukte, wie Vermögenswerte gemäß Kapitel 5.60 RCW;

· Criminal Records Privacy Act (CRPA), Kapitel 10.97, RCW;

· Informationen über Studenten, die kostenloses oder ermäßigtes Mittagessen erhalten, 42 USC § 1758(b)(6);

· Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA), 45 CFR Teile 160-164 (in Bezug auf den Datenschutz und die Sicherheit von Gesundheitsinformationen);

· Missbrauch von Kindern – Schutz und Verfahren, RCW 26.44.010; RCW 26.44.030(9);

· Benachrichtigung über jugendliche Straftäter, RCW 13.04.155(3);

· Prüfungsfrage für Lehrer oder Schüler vor der Prüfung, Fragen, RCW 28A.635.040;

· Public Law 98-24, Abschnitt 527 des Public Health Services Act, 41 USC § 290 dd-2 (Vertraulichkeit von Patientenakten über Alkohol- und Drogenmissbrauch);

· Verfassungsbestimmungen der Vereinigten Staaten und Washingtons, einschließlich, aber nicht beschränkt auf das Recht auf Privatsphäre und Vereinigungsfreiheit.

Zusätzlich zu diesen Ausnahmen verbietet RCW 42.56.070 (9) den Zugriff auf Listen von Personen, die für kommerzielle Zwecke angefordert werden, und der Distrikt darf dies nicht tun, es sei denn, dies wurde ausdrücklich gesetzlich genehmigt oder angeordnet.

Die obige Liste dient nur zu Informationszwecken und soll nicht alle möglichen Ausnahmen vom Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen abdecken. Die obige Liste enthält nur Ausnahmen, die zusätzlich zu den in Kapitel 42.56 RCW aufgeführten Ausnahmen gelten können. Unter geeigneten Umständen kann sich der Distrikt auf andere gesetzliche Ausnahmen berufen, die nicht oben aufgeführt oder im Offenlegungsgesetz enthalten sind.

Einsichtnahme in Aufzeichnungen

Im Einklang mit anderen Forderungen und ohne unangemessene Störung des Distriktbetriebs sorgt der Distrikt unverzüglich für die Einsichtnahme in nicht ausgenommene öffentliche Aufzeichnungen. Kein Mitglied der Öffentlichkeit darf ein Dokument ohne die Erlaubnis des Public Records Officer aus dem Sichtbereich entfernen, noch darf er oder sie ein Dokument zerlegen oder verändern. Der Antragsteller muss angeben, welche Dokumente der Distrikt kopieren soll. Die Einsichtnahme in die Bezirksunterlagen ist kostenlos.

Bereitstellung von Kopien nicht elektronischer Aufzeichnungen

Nach Abschluss der Inspektion fertigt der Public Records Officer oder Beauftragte die angeforderten Kopien an oder veranlasst die Vervielfältigung.

Bereitstellung elektronischer Aufzeichnungen

Wenn ein Anforderer Aufzeichnungen in einem elektronischen Format anfordert, stellt der Public Records Officer oder Beauftragte die nicht befreiten Aufzeichnungen oder Teile solcher Aufzeichnungen, die vernünftigerweise auffindbar sind, in einem elektronischen Format zur Verfügung, das vom Distrikt verwendet wird und allgemein im Handel erhältlich ist, oder in einem Format das aus dem Format, in dem der Distrikt die Aufzeichnungen führt, vernünftig übersetzbar ist.

Bereitstellung von Aufzeichnungen in Raten

Wenn die Anfrage eine große Anzahl von Aufzeichnungen betrifft, hat der Beauftragte für öffentliche Aufzeichnungen oder ein Beauftragter das Recht, Zugang zur Einsichtnahme und zum Kopieren in Raten zu gewähren. Wenn der Anforderer es versäumt, innerhalb von dreißig (30) Tagen den gesamten Satz von Aufzeichnungen oder eine oder mehrere der Raten zu überprüfen, kann der Public Records Officer oder Beauftragte die Suche nach den verbleibenden Aufzeichnungen einstellen und die Anfrage schließen, was weiter unten erläutert wird.

Abschluss der Inspektion

Wenn die Einsichtnahme in die angeforderten Unterlagen abgeschlossen ist und alle angeforderten Kopien zur Verfügung gestellt wurden, teilt der Beauftragte für öffentliche Aufzeichnungen oder sein Beauftragter mit, dass der Distrikt eine sorgfältige Suche nach den angeforderten Unterlagen abgeschlossen und alle gefundenen nicht steuerbefreiten Unterlagen zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt hat.

Zurückgezogene oder abgebrochene Anfrage schließen

Der Anforderer muss die zusammengestellten Unterlagen innerhalb von dreißig (30) Tagen nach der Mitteilung des Distrikts an ihn oder sie, dass die Unterlagen zur Einsichtnahme oder zum Kopieren zur Verfügung stehen, beanspruchen oder überprüfen. Der Distrikt sollte den Anforderer schriftlich über diese Anforderung informieren und ihn darüber informieren, dass er oder sie sich mit dem Distrikt in Verbindung setzen soll, um Vorkehrungen zu treffen, um die Aufzeichnungen zu beanspruchen oder zu überprüfen. Wenn der Anforderer oder ein Vertreter des Anforderers die Unterlagen nicht innerhalb der XNUMX-Tage-Frist anfordert oder überprüft oder andere Vorkehrungen trifft, kann der Distrikt die Anfrage schließen und die gesammelten Unterlagen erneut einreichen.

Wenn der Anforderer entweder den Antrag zurückzieht oder seinen Verpflichtungen zur Einsichtnahme in die Aufzeichnungen oder zur Zahlung der Anzahlung oder Restzahlung für die angeforderten Kopien nicht nachkommt, schließt der Public Records Officer den Antrag und teilt dem Anforderer mit, dass der Distrikt das Verfahren abgeschlossen hat Anfrage.

Später entdeckte Dokumente

Wenn der Distrikt, nachdem der Distrikt den Anforderer darüber informiert hat, dass er alle verfügbaren Unterlagen bereitgestellt hat, Kenntnis von zusätzlichen relevanten Dokumenten erhält, die zum Zeitpunkt der Anfrage vorhanden sind, wird er den Anforderer umgehend über die zusätzlichen Dokumente informieren und diese umgehend bereitstellen .

KOSTEN DER BEREITSTELLUNG VON AUFZEICHNUNGEN, KOSTENVERZICHT UND KOSTENVEREINBARUNGEN

Kosten für gedruckte Exemplare und Versand

Die Kosten für die Bereitstellung von Fotokopien oder gedruckten Kopien elektronischer Aufzeichnungen betragen 15 Cent pro Seite. Wenn der Distrikt feststellt und dokumentiert, dass die gemäß diesem Verfahren zulässigen Gebühren eindeutig zwei Dollar oder mehr betragen, kann der Distrikt stattdessen eine Pauschalgebühr von zwei Dollar für die Bereitstellung der Unterlagen erheben. Wenn der Distrikt eine Pauschalgebühr für die erste Rate erhebt, erhebt der Distrikt keine zusätzliche Pauschalgebühr oder eine Gebühr pro Seite für alle nachfolgenden Raten. Die Zahlung kann bar, per Scheck oder Zahlungsanweisung erfolgen, die an den Distrikt zu zahlen ist.

Der Distrikt kann auch die tatsächlichen Versandkosten in Rechnung stellen, einschließlich der Kosten für die Versandverpackung oder den Umschlag.

Der Public Records Officer oder Beauftragte kann die Zahlung der restlichen Kopierkosten verlangen, bevor er alle Aufzeichnungen bereitstellt, oder die Zahlung der Kosten für das Kopieren einer Rate, bevor er diese Rate bereitstellt.

Auf Anfrage stellt der Distrikt eine Zusammenfassung der anfallenden Gebühren bereit, bevor Kopien angefertigt werden. Dem Anforderer ist es gestattet, die Anfrage zu überarbeiten, um die anfallenden Gebühren zu reduzieren.

Kundenspezifische Servicegebühr

Eine kundenspezifische Servicegebühr kann erhoben werden, wenn der Distrikt schätzt, dass die Anfrage den Einsatz von IT-Expertise erfordern würde, um Datenzusammenstellungen vorzubereiten oder kundenspezifische elektronische Zugriffsdienste bereitzustellen, wenn solche Zusammenstellungen und kundenspezifischen Zugriffsdienste nicht vom Distrikt für andere Distrikte verwendet werden Zwecke. Die kundenspezifische Servicegebühr kann dem Distrikt bis zu den tatsächlichen Kosten für die Erbringung der Dienstleistungen in diesem Absatz erstattet werden.

Der Distrikt berechnet keine kundenspezifische Servicegebühr, es sei denn, er hat den Anforderer über die kundenspezifische Servicegebühr informiert, die auf die Anfrage anzuwenden ist, einschließlich einer Erläuterung, warum die kundenspezifische Servicegebühr erhoben wird, einer Beschreibung des spezifischen Fachwissens und einer angemessenen Kostenschätzung der Ladung. Die Mitteilung gibt dem Anforderer auch die Möglichkeit, seine Anfrage zu ändern, um die Kosten einer kundenspezifischen Servicegebühr zu vermeiden oder zu reduzieren.

Kosten für elektronische Aufzeichnungen

Die Kosten für die Bereitstellung elektronischer Aufzeichnungen betragen:

1. Zehn Cent pro Seite für in ein elektronisches Format gescannte öffentliche Aufzeichnungen oder für die Verwendung von Distriktgeräten zum Scannen der Aufzeichnungen;

2. Fünf Cent für jeweils vier elektronische Dateien oder Anhänge, die per E-Mail, Cloud-basiertem Datenspeicherdienst oder anderen Mitteln der elektronischen Zustellung hochgeladen werden;

3. Zehn Cent pro Gigabyte für die Übermittlung öffentlicher Aufzeichnungen in einem elektronischen Format oder für die Verwendung von Distriktgeräten zur elektronischen Übermittlung der Aufzeichnungen; und

4. Die tatsächlichen Kosten für vom Distrikt bereitgestellte digitale Speichermedien oder -geräte, die tatsächlichen Kosten für Behälter oder Umschläge, die zum Versenden der Kopien an den Anforderer verwendet werden, und die tatsächlichen Porto- oder Zustellgebühren.

Der Distrikt wird angemessene Schritte unternehmen, um die Aufzeichnungen auf die effizienteste Weise bereitzustellen, die dem Distrikt in seinem normalen Betrieb zur Verfügung steht;

Wenn der Distrikt alternativ feststellt und dokumentiert, dass die gemäß diesem Verfahren zulässigen Gebühren eindeutig zwei Dollar oder mehr betragen, kann der Distrikt stattdessen eine Pauschalgebühr von zwei Dollar für die Bereitstellung der Unterlagen erheben. Wenn der Distrikt eine Pauschalgebühr für die erste Rate erhebt, erhebt der Distrikt keine zusätzliche Pauschalgebühr oder Gebühr pro Seite für alle nachfolgenden Raten.

Der Public Records Officer oder Beauftragte kann auch die Zahlung der restlichen Kopierkosten verlangen, bevor alle Aufzeichnungen bereitgestellt werden, oder die Zahlung der Kosten für das Kopieren einer Rate, bevor diese Rate bereitgestellt wird.

Auf Anfrage stellt der Distrikt eine Zusammenfassung der anwendbaren Gebühren bereit, bevor Gebühren im Rahmen dieses Verfahrens erhoben werden. Dem Anforderer ist es gestattet, die Anfrage zu überarbeiten, um die anfallenden Gebühren zu reduzieren.

Der Distrikt erhebt keine Kopiergebühren für den Zugriff auf oder das Herunterladen von Aufzeichnungen, die der Distrikt routinemäßig vor Erhalt einer Anfrage auf seiner Website veröffentlicht, es sei denn, der Anforderer hat ausdrücklich darum gebeten, dass der Distrikt Kopien dieser Aufzeichnungen auf andere Weise bereitstellt.

Einlagen

Bevor mit der Anfertigung der Kopien begonnen wird, kann der Public Records Officer oder sein Beauftragter eine Anzahlung von bis zu zehn Prozent der geschätzten Kosten für das Kopieren aller vom Anforderer ausgewählten Aufzeichnungen verlangen, einschließlich der Kosten für eine kundenspezifische Servicegebühr gemäß der obigen Bestimmung.

Verzicht

Der Public Records Officer kann auf Gebühren verzichten, die für eine Anfrage festgesetzt werden. Im Namen des Distrikts kann der Public Records Officer auch Verträge, Absichtserklärungen oder andere Vereinbarungen mit einem Antragsteller abschließen, die eine alternative Gebührenregelung zu den in diesem Verfahren genehmigten Gebühren oder als Reaktion auf eine umfangreiche oder häufig auftretende Gebühr vorsehen Anfrage.

Interne Überprüfung der Ablehnung öffentlicher Aufzeichnungen

Antrag auf interne administrative Überprüfung der Zugangsverweigerung

Jede Person, die Einwände gegen die anfängliche Ablehnung oder teilweise Ablehnung eines Antrags auf Aufzeichnungen erhebt, kann schriftlich (einschließlich E-Mail) beim Public Records Officer eine Überprüfung dieser Entscheidung beantragen. Der Antrag muss eine Kopie der schriftlichen Erklärung des Beamten für öffentliche Aufzeichnungen oder des Beauftragten enthalten, der den Antrag ablehnt, oder diese angemessen identifizieren.

Prüfung des Antrags auf Überprüfung

Der Public Records Officer muss den Antrag unverzüglich prüfen und die Ablehnung innerhalb von zwei Werktagen nach Eingang des Antrags oder innerhalb einer anderen Frist, die der Distrikt und der Antragsteller einvernehmlich vereinbart haben, entweder bestätigen oder rückgängig machen.

Berichterstattung über die Kosten für die Erstellung öffentlicher Aufzeichnungen

Der Distrikt wird die in RCW Kapitel 40.14 spezifizierten Informationen dem Joint Legislative Audit and Review Committee wie gesetzlich vorgeschrieben zur Verfügung stellen.

Überarbeitet: September 2022

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