1440 - Minuten

VORSTANDSRICHTLINIE Nr. 1440 

MINUTEN

Der Sekretär des Vorstandes führt über alle Vorstandssitzungen Protokoll. Das Protokoll wird nach der Genehmigung bei der nächsten regulären Vorstandssitzung offiziell und muss als dauerhafte Aufzeichnung des Distrikts aufbewahrt werden. Das Protokoll muss umfassend sein und Folgendes zeigen:
A. Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens;
B. Der Vorsitzende;
C. Anwesende Mitglieder;
D. Während der Sitzung besprochene Punkte und die Ergebnisse etwaiger Abstimmungen;
E. Antrag auf Unterbrechung der Vorstandssitzung mit einer allgemeinen Erklärung des Zwecks;
F. Zeitpunkt der Vertagung; Und
G. Unterschrift des Vorsitzenden und Datum der Genehmigung des Protokolls.

Wenn Themen diskutiert werden, die eine detaillierte Aufzeichnung erfordern, kann der Vorstand den Sekretär anweisen, die Diskussion aufzuzeichnen. Audio- oder Videoaufzeichnungen werden wie folgt gespeichert:
A. Wenn die Aufnahme wörtlich (Wort für Wort) transkribiert wird, muss die Aufnahme ein (1) Jahr lang aufbewahrt werden; oder
B. Wenn die Aufzeichnung nur als Referenz für die Erstellung schriftlicher Protokolle verwendet wird, muss die Aufzeichnung sechs (6) Jahre lang aufbewahrt werden.

Inoffizielle Protokolle werden den Vorstandsmitgliedern vor der nächsten regulären Vorstandssitzung zur Verfügung gestellt und stehen auch anderen interessierten Bürgern zur Verfügung. Das Protokoll muss nicht öffentlich verlesen werden, vorausgesetzt, die Mitglieder hatten Gelegenheit, es vor der Annahme einzusehen.

Eine Akte mit ständigen Protokollen aller Vorstandssitzungen wird im Büro des Vorstandssekretärs aufbewahrt, die auf Anfrage eines interessierten Bürgers zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden kann. Sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, werden Dauerprotokolle nicht vernichtet, bis die Vernichtung durch das zuständige Distriktpersonal genehmigt wurde. Dauerprotokolle sollten so aufbewahrt werden, dass sie vor Verlust geschützt sind.

Querverweis:
Vorstandsrichtlinie 6570 Daten- und Aufzeichnungsverwaltung

Rechtliche Hinweise:
RCW 28A.400.030 Pflichten des Superintendenten
RCW 42.30.035 Minuten
RCW 40.14.070 Vernichtung, Entsorgung, Schenkung von Aufzeichnungen der Kommunalverwaltung – Aufbewahrung aus historischen Gründen – Komitee für lokale Aufzeichnungen, Pflichten – Aufbewahrungspläne für Aufzeichnungen – Versiegelte Aufzeichnungen

Angenommen: 16. Juli 2002
Überarbeitet: 18. Oktober 2016
Überarbeitet: 12. Dezember 2023