6217 (P) - Electronic Funds Transfer

PAMAMARAAN NG ADMINISTRATIB Blg. 6217

ELECTRONIC FUNDS TRANSFER

Ipapatupad ng distrito ang Electronic Funds Transfer Policy gaya ng sumusunod.

1. Ang pamamaraan upang simulan, aprubahan, at itala ang isang transaksyon sa EFT ay napapailalim sa parehong mga patakaran, pamamaraan, at kontrol na namamahala sa mga disbursement na ginawa ng anumang iba pang mekanismo ng pagbabayad.
2. Ang mga transaksyon sa EFT ay hindi gagawin nang walang wastong awtorisasyon ng mga apektadong partido alinsunod sa mga batas ng pederal at estado at mga tinatanggap na kasanayan sa negosyo. Upang mag-enroll sa EFT para sa mga pagbabayad ng invoice, o upang baguhin ang anumang impormasyon ng account, magsusumite ang mga vendor ng nakumpletong Awtorisasyon para sa form ng Awtomatikong Pagdeposito ng Mga Pagbabayad ng Vendor at ilakip ang alinman sa nawalang tseke o iba pang kumpirmasyon ng impormasyon ng account.

Bago makisali sa mga transaksyon sa EFT, makikipagtulungan ang Distrito sa Ingat-yaman ng County at/o isang institusyong deposito upang matiyak na ang software sa pananalapi ng distrito ay makakalikha ng mga kahilingan sa EFT sa paraang katanggap-tanggap sa Ingat-yaman ng County. Ang distrito ay dapat magpanatili ng isang bank account sa isang institusyong pinansyal na para lamang sa paghawak ng mga transaksyon sa EFT at hindi dapat magdala ng balanse maliban sa anumang minimum na balanse na kinakailangan para sa pagpapanatili ng account ng institusyong pampinansyal.

Ang pagpapatunay ng mga bagong kahilingan sa EFT, o mga pagbabago sa mga kasalukuyang tala ng EFT, ay nangangailangan ng mga sumusunod na hakbang na dapat gawin.
1. Pagpapatunay ng lahat ng bagong kahilingan sa EFT na natanggap.
a. Kukumpirmahin ng distrito ang lahat ng mga kahilingan sa pagbabago sa pamamagitan ng direktang pakikipag-ugnayan sa humihiling sa pamamagitan ng paggamit ng kilala, tunay na impormasyon.
b. Kapag kinukumpirma ang mga kahilingan sa pagbabago, kukukumpirmahin ng distrito ang kasalukuyang kasanayan.
c. Impormasyon sa form na may kilalang contact.
2. Kapag nakumpirma na ang kahilingan, itatakda ng departamento ng accounting ng distrito ang vendor para sa mga pagbabayad ng EFT sa sistema ng accounting ng distrito.
3. Ang dokumentasyon ng lahat ng bago o binagong mga rekord ng EFT ay dapat panatilihin para sa pagsusuri ng mga kawani ng accounting ng distrito at ng mga auditor at panatilihin alinsunod sa mga tuntunin sa pagpapanatili ng mga talaan.

Kukumpletuhin ng distrito ang isang aksyong paunang abiso bago gumawa ng anumang mga pagbabayad sa mga vendor. Ang pagkilos na ito ay dapat gamitin bilang panghuling pag-verify ng impormasyon ng bank account.

Kapag na-enroll na ang isang vendor, patuloy na magbabayad ang distrito sa vendor sa pamamagitan ng mga elektronikong transaksyon hanggang sa ipawalang-bisa ng vendor ang nakasulat, o hindi na aktibo ang depository account. Kung ang isang pagbabayad ay tinanggihan ng bangko ng vendor, ang distrito ay maglalabas ng isang tsekeng papel sa loob ng dalawang linggo ng paunawa mula sa bangko. Ang mga pagsusuri sa papel ay magpapatuloy hanggang sa malagdaan ang isang bagong kasunduan sa awtorisasyon.

Upang matiyak na mayroong sapat na mga kontrol sa lugar, titiyakin ng distrito ang mga sumusunod:
1. Ang mga miyembro ng staff na may pananagutan sa pagpasok ng mga electronic na pagbabayad ay hindi dapat ang parehong mga miyembro ng kawani na nag-release ng wire transfer.
2. Ang mga miyembro ng kawani na may pananagutan sa pagpasok ng mga elektronikong pagbabayad ay hindi dapat ang parehong mga miyembro ng kawani na maaaring baguhin ang impormasyon ng account para sa mga elektronikong pagbabayad.
3. Ang mga miyembro ng kawani na humahawak ng mga transaksyon at pag-release ng ACH ay hindi dapat ang parehong mga miyembro ng kawani na nag-reconcile ng mga account sa pananalapi na naglalaman ng mga elektronikong transaksyon.
4. Kung ang distrito ay walang sapat na kawani upang paghiwalayin ang mga tungkulin sa ganoong paraan, dapat nitong tiyakin na ang anumang mga transaksyon ay susuriin at maaprubahan ng isang kawani maliban sa isa na pumasok sa transaksyon bago ito ilabas.

Inilabas: Disyembre 2023