3231 (P) - Mga Talaan ng Mag-aaral

PAMAMARAAN NG ADMINISTRATIB Blg. 3231

MGA REKOD NG MAG-AARAL

Uri ng mga Tala
Ang mga talaan ng mag-aaral ay dapat nahahati sa dalawang kategorya: ang pinagsama-samang folder at mga pandagdag na tala.

Ang pinagsama-samang folder ay maaaring maglaman ng lahat ng impormasyon tungkol sa isang mag-aaral na kinokolekta at pinapanatili sa isang nakagawiang batayan, tulad ng pagtukoy ng impormasyon (pangalan, petsa ng kapanganakan, kasarian, taon sa paaralan, address, numero ng telepono, pangalan ng magulang, pag-uuri ng etniko, impormasyong pang-emergency, lugar ng trabaho ng magulang, doktor ng pamilya, babysitter, mga kapatid); mga talaan ng pagdalo kasama ang petsa ng pagpasok at pag-alis; mga marka at iba pang ulat ng pag-unlad ng mag-aaral; mga resulta ng mga pagsusulit ng tagumpay sa paaralan, kakayahan, interes, pandinig at pangitain; mga ulat sa kalagayan ng kalusugan at pagbabakuna; mga talaan ng mga nagawa ng paaralan at pakikilahok sa mga aktibidad ng paaralan; na-verify na mga ulat ng maling pag-uugali, kabilang ang isang talaan ng aksyong pandisiplina na ginawa; at iba pang impormasyon na magbibigay-daan sa mga kawani na magpayo sa mga mag-aaral at magplano ng mga angkop na aktibidad. Maaaring limitado ang pagtukoy sa impormasyon kung ang mag-aaral ay kalahok sa Programa ng Pagkakumpidensyal ng Address ng estado.

Ang mga karagdagang rekord tungkol sa isang mag-aaral ay maaaring kolektahin at mapanatili kaugnay ng mga espesyal na alalahanin ng paaralan tungkol sa mag-aaral, tulad ng kumpidensyal na impormasyon sa kalusugan o mga ulat na nauugnay sa pagtatasa at paglalagay ng isang mag-aaral na pormal na kinilala bilang isang "pokus ng alalahanin;" mga ulat mula sa mga taong hindi nag-aaral at mga organisasyon tulad ng mga manggagamot, psychologist at klinika, maliban sa mga layunin ng pangkalahatang pagsusuri; mga ulat na nauukol sa mga partikular na problema na nauugnay sa mag-aaral; at kasalukuyang mga ulat ng mga sikolohikal na pagsusulit at mga ulat sa pag-unlad na may kaugnayan sa kondisyon ng kapansanan ng isang mag-aaral. Lahat ng naturang ulat na kasama sa mga talaan ay dapat may petsa at lagdaan.

Para sa layunin ng pamamaraang ito, ang mga tala sa pagtatrabaho ng mga tauhan ay tinukoy bilang mga talaan tungkol sa mga mag-aaral na pinananatili sa tanging pag-aari ng manunulat at hindi naa-access o ibinunyag sa sinumang ibang tao maliban sa isang kahalili para sa miyembro ng kawani na iyon. Ang mga tala sa paggawa ay hindi itinuturing na mga tala ng mag-aaral sa loob ng saklaw ng pamamaraang ito.

Accessibility ng Student Records
Ang impormasyong nakapaloob sa pinagsama-samang folder at/o mga karagdagang tala ay ibibigay sa mga tao at ahensya tulad ng sumusunod:

A. Magulang:
Ang mga magulang ng mga umaasang bata ay may karapatan na siyasatin ang pinagsama-samang folder at/o mga karagdagang talaan ng kanilang mga anak.
1. Sa kahilingan ng magulang o isang miyembro ng kawani, ang isang kwalipikadong miyembro ng kawani ay magbibigay sa magulang ng pagsusuri at interpretasyon ng lahat ng impormasyon sa pinagsama-samang folder at mga karagdagang talaan. Ang pagrerepaso ay magaganap sa loob ng limang araw ng negosyo ng paaralan pagkatapos matanggap ng distrito ang isang kahilingan maliban kung ang isang nakasulat na paliwanag para sa kabiguang gawin ito ay ibinibigay ng tagapag-ingat ng mga talaan. Sa anumang kaso ay magaganap ang pagsusuri pagkalipas ng 45 araw pagkatapos gumawa ng kahilingan ang magulang. 
2. Ang inspeksyon at pagsusuri ay isasagawa sa mga normal na oras ng trabaho, maliban kung ang tagapag-alaga (guro, tagapayo, nars, psychologist, punong-guro) ay pumayag sa ibang mga kaayusan. Ang mga tagapag-alaga ay magbibigay ng tulong sa interpretasyon at pagsusuri ng mga rekord ng mag-aaral kung kinakailangan. Bagama't ang mga rekord ay dapat manatili sa loob ng kontrol ng distrito, ang mga ito ay maaaring kopyahin o kopyahin ng o para sa magulang o karapat-dapat na mag-aaral sa kanilang sariling gastos

B. Ang Mag-aaral
Sa kahilingan ng mag-aaral, ang isang kwalipikadong miyembro ng kawani ay magbibigay-kahulugan sa impormasyon mula sa pinagsama-samang folder sa mag-aaral. Ang kwalipikadong miyembro ng kawani ay magbibigay-kahulugan sa impormasyong nakapaloob sa mga karagdagang rekord sa mag-aaral sa kanyang kahilingan at may pahintulot ng magulang. Maaaring siyasatin ng nasa hustong gulang na mag-aaral ang kanyang pinagsama-samang folder at mga karagdagang rekord. Ang karapatan sa pag-access na ipinagkaloob sa magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral ay kinabibilangan ng karapatang mabigyan ng listahan ng mga uri ng mga talaan ng edukasyon na may kaugnayan sa mag-aaral na pinananatili ng paaralan at ng distrito. Ang magulang at nasa hustong gulang na mag-aaral ay magkakaroon ng karapatang siyasatin o ipaalam sa nilalaman ng anumang talaan na naglalaman ng personal na pagkakakilanlan ng impormasyon tungkol sa higit sa isang mag-aaral, sa kondisyon na ang karapatang ma-access ay malalapat lamang sa bahaging iyon ng talaan o dokumentong nauugnay sa mag-aaral. Sa pagtatapos mula sa mataas na paaralan, maaaring humiling ang isang mag-aaral na makatanggap ng panghuling transcript bilang karagdagan sa diploma.

Ang mga magulang at nasa hustong gulang na mag-aaral ay aabisuhan taun-taon tungkol sa kanilang karapatang siyasatin at suriin ang mga talaan ng kanilang mga anak at ang kanilang iba pang mga karapatan sa ilalim ng Family Education Rights and Privacy Act.

Ang Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ay nagbibigay sa mga magulang at mag-aaral na higit sa 18 taong gulang (“kwalipikadong mga mag-aaral”) ng ilang mga karapatan na may kinalaman sa mga talaan ng edukasyon ng mag-aaral. Sila ay:
1. Ang karapatang siyasatin at suriin ang mga rekord ng edukasyon ng mag-aaral sa loob ng 45 araw ng araw na matanggap ng distrito ang kahilingan para sa pag-access. Ang mga magulang o karapat-dapat na mag-aaral ay dapat magsumite ng nakasulat na kahilingan sa tagapag-ingat ng mga talaan ng distrito na tumutukoy sa (mga) talaan na nais nilang suriin. Ang tagapag-ingat ng talaan ay magsasaayos para sa pag-access at aabisuhan ang magulang o karapat-dapat na mag-aaral ng oras at lugar kung saan maaari nilang suriin ang mga talaan.
2. Ang karapatang humiling ng mga pagbabago sa mga talaan ng edukasyon ng mag-aaral na pinaniniwalaan ng magulang o karapat-dapat na mag-aaral na hindi tumpak o nakaliligaw. Maaaring hilingin ng mga magulang o karapat-dapat na mag-aaral sa distrito na amyendahan ang isang rekord na pinaniniwalaan nilang hindi tumpak o nakaliligaw. Dapat nilang isulat ang punong-guro ng paaralan, malinaw na tukuyin ang bahagi ng talaan na gusto nilang baguhin, at tukuyin kung bakit ito ay hindi tumpak o nakaliligaw. Kung magpasya ang distrito na huwag amyendahan ang rekord gaya ng hinihiling ng magulang o karapat-dapat na mag-aaral, aabisuhan ng distrito ang magulang o karapat-dapat na mag-aaral tungkol sa desisyon at ipaalam sa kanila ang kanilang karapatan sa isang pagdinig tungkol sa kahilingan para sa pagbabago. Ang karagdagang impormasyon tungkol sa mga pamamaraan ng pagdinig ay ibibigay sa magulang o karapat-dapat na mag-aaral kapag naabisuhan ng karapatan sa isang pagdinig.
 
Ang karapatang pumayag sa pagsisiwalat ng personal na nakakapagpakilalang impormasyon na nilalaman sa mga rekord ng edukasyon ng mag-aaral, maliban sa lawak na pinahihintulutan ng FERPA ang pagsisiwalat nang walang pahintulot. Ang mga pagbubukod na nagpapahintulot sa pagsisiwalat nang walang pahintulot ay: pagsisiwalat na itinuturing ng distrito bilang kinakailangan upang protektahan ang kalusugan o kaligtasan ng mag-aaral o iba pang mga indibidwal at pagsisiwalat sa mga opisyal ng paaralan na may mga lehitimong interes sa edukasyon. Ang opisyal ng paaralan ay isang taong nagtatrabaho sa distrito bilang isang administrador, superbisor, instruktor, o miyembro ng kawani ng suporta (kabilang ang mga kawani ng kalusugan o medikal at mga tauhan ng yunit ng pagpapatupad ng batas); isang taong naglilingkod sa lupon ng paaralan; isang tao o kumpanya kung saan nakipagkontrata ang distrito para magsagawa ng isang espesyal na gawain (tulad ng isang abogado, opisyal ng pagdinig, auditor, consultant ng medikal, o therapist); o isang magulang o mag-aaral na naglilingkod sa isang opisyal na komite, tulad ng isang komite sa pagdidisiplina o karaingan, o pagtulong sa ibang opisyal ng paaralan sa pagsasagawa ng kanyang mga gawain. Ang isang opisyal ng paaralan ay may lehitimong interes sa edukasyon kung kailangan ng opisyal na suriin ang isang rekord ng edukasyon upang matupad ang kanyang propesyonal na responsibilidad.

Kapag hiniling, isiwalat ng distrito ang mga talaang pang-edukasyon nang walang pahintulot sa mga opisyal ng ibang distrito ng paaralan kung saan naghahanap o nagnanais na magpatala ang isang estudyante.

Ang karapatang magsampa ng reklamo sa Kagawaran ng Edukasyon ng Estados Unidos tungkol sa mga di-umano'y pagkabigo ng distrito na sumunod sa mga kinakailangan ng FERPA. Ang pangalan at address ng Opisina na nangangasiwa sa FERPA ay:
Family Policy Compliance Office
US Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202

C. Tauhan
Ang mga kawani o iba pang opisyal ng paaralan na may lehitimong interes na pang-edukasyon sa isang mag-aaral ay magkakaroon ng access sa pinagsama-samang folder at anumang karagdagang mga tala.

D. Iba pang mga Distrito
Ang ibang mga distrito ay bibigyan ng mga rekord sa opisyal na kahilingan mula sa distrito. Sa oras ng paglilipat ng mga talaan, ang magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral ay maaaring makatanggap ng kopya ng mga tala sa kanyang gastos kung hihilingin at magkakaroon ng pagkakataong hamunin ang mga nilalaman ng mga talaan. Ang mga magulang ay aabisuhan sa pamamagitan ng taunang Student Rights and Responsibilities Handbook na ang mga rekord ng mag-aaral ay ilalabas sa ibang paaralan kung saan ang mag-aaral ay nag-enroll o nagnanais na mag-enroll.

E. Iba pang Tao at Organisasyon
Maaaring humiling ang mga prospective na employer na suriin ang transcript ng isang estudyante. Ang distrito ay magpapayo sa bawat magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral nang hindi bababa sa taun-taon na ang mga naturang kahilingan ay tutuparin lamang kapag napirmahan ang paglaya ng magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral. Ang distrito ay maglalabas ng impormasyong nakapaloob sa pinagsama-samang folder ng mag-aaral at mga karagdagang rekord sa mga tao at organisasyon maliban sa mag-aaral, magulang, kawani, at iba pang mga distrito lamang na may nakasulat na pahintulot ng magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral na may mga sumusunod na eksepsiyon:

a. Ang distrito ay maaaring maglabas ng impormasyon sa direktoryo sa publiko nang walang pahintulot sa kondisyon na ang magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral ay aabisuhan taun-taon tungkol sa intensyon ng paaralan na ilabas ang naturang impormasyon at mabigyan ng pagkakataong ipahiwatig na ang naturang impormasyon ay hindi ilalabas nang walang paunang pahintulot. Ang distrito ay hindi maglalabas ng impormasyon ng direktoryo para sa komersyal na mga kadahilanan. Itinalaga ng distrito ang mga sumusunod bilang impormasyon sa direktoryo: ang pangalan ng mag-aaral, litrato, tirahan, petsa ng kapanganakan, mga petsa ng pagdalo, paglahok sa opisyal na kinikilalang mga aktibidad at palakasan, timbang at taas ng mga miyembro ng mga athletic team, mga diploma at mga parangal na natanggap at ang pinakamaraming kamakailang paaralang pinasukan. Ang aktwal na mga address ng tirahan ng mga kalahok sa State Address Confidentiality Program ay hindi magagamit para ilabas bilang impormasyon sa direktoryo. Ang mga numero ng Social Security, mga numero ng pagkakakilanlan ng mag-aaral (na may mga salik sa pagpapatunay tulad ng isang lihim na password o numero ng personal na pagkakakilanlan) o iba pang impormasyong nagbibigay ng personal na pagkakakilanlan ay hindi itinuturing na impormasyon ng direktoryo.

b. Maaaring ilabas ang impormasyon sa mga awtorisadong kinatawan ng comptroller general ng United States, ang komisyoner ng edukasyon, at/o isang administratibong pinuno ng isang ahensya ng edukasyon o mga awtoridad sa edukasyon ng estado na may kaugnayan sa pag-audit at pagsusuri ng mga programang pang-edukasyon na sinusuportahan ng pederal o kaugnay nito. sa pagpapatupad ng mga pederal na legal na kinakailangan para sa mga naturang programa.

c. Maaaring ilabas ang impormasyon sa mga opisyal ng estado at lokal kung kanino partikular na kinakailangang iulat o ibunyag ang naturang impormasyon alinsunod sa batas ng estado ng Washington (mga halimbawa: pag-uulat ng pang-aabuso sa bata o mga referral sa korte ng kabataan para sa pag-alis).

d. Maaaring ilabas ang impormasyon sa mga organisasyong nagsasagawa ng mga pag-aaral para sa mga ahensyang pang-edukasyon para sa layunin ng pagbuo, pagpapatunay o pangangasiwa ng mga predictive na pagsusulit o pagpapabuti ng pagtuturo, kung ang mga naturang pag-aaral ay isinasagawa sa paraang hindi magpapahintulot sa personal na pagkakakilanlan ng mga mag-aaral at kanilang mga magulang ng ibang tao. kaysa sa mga kinatawan ng naturang mga organisasyon at kung ang naturang impormasyon ay masisira kapag hindi na kailangan para sa layunin kung saan ito nakalap.
 
e. Maaaring ilabas ang impormasyon bilang pagsunod sa isang utos ng hudisyal o subpoena na inilabas ayon sa batas kasama ang mga utos ng korte sa ilalim ng USA Patriot Act, sa kondisyon na ginawa ang isang makatwirang pagsisikap na ipaalam sa magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral nang maaga ang naturang pagsunod maliban kung ang naturang paunawa ay hindi. pinapayagan ng utos o subpoena. Bilang pagsunod sa pederal na Uninterrupted Scholar's Act of 2013, kapag ang isang magulang ay isang partido sa isang paglilitis sa korte na kinasasangkutan ng pang-aabuso o pagpapabaya sa bata (tulad ng tinukoy sa Seksyon 3 ng Batas sa Pang-aabuso at Pag-iwas at Paggamot sa Bata (42 USC 5101) o mga usapin sa dependency, at ang utos ay inilabas sa konteksto ng paglilitis na iyon, ang distrito ay hindi kinakailangang magbigay ng karagdagang paunawa (ibig sabihin, bilang karagdagan sa paunawa ng hukuman) sa magulang bago ilabas ang impormasyon.

f. Maaaring ilabas ang impormasyon sa mga naaangkop na tao at ahensya na may kaugnayan sa isang emerhensiya upang protektahan ang kalusugan o kaligtasan ng mag-aaral o ng ibang mga tao. Isasaalang-alang ng distrito ang kabuuan ng pangyayari at tutukuyin kung may nasasabi at makabuluhang banta sa kalusugan o kaligtasan ng mag-aaral o ibang mga indibidwal. Kapag ang impormasyon mula sa rekord ng isang mag-aaral, maliban sa impormasyon ng direktoryo, ay inilabas sa sinumang tao o organisasyon maliban sa mga kawani, ang isang talaan ng naturang paglabas ay pananatilihin bilang bahagi ng partikular na rekord na kasangkot. Ang mga kahilingan sa telepono para sa impormasyon tungkol sa mga mag-aaral ay hindi bibigyang-galang maliban kung ang pagkakakilanlan ng tumatawag ay kilala at ang tumatawag ay awtorisadong tumanggap ng impormasyon sa ilalim ng mga probisyon ng mga pamamaraang ito. Ang isang talaan ay gagawin ng anumang naturang paglabas ng impormasyon at ilalagay sa pinagsama-samang folder ng mag-aaral. Kasama sa talaan ng pag-access na ito ang petsa ng pag-access, pangalan ng partido na binigyan ng access at ang lehitimong interes sa edukasyon ng partido na binigyan ng access.

g. Bilang pagsunod sa pederal na Uninterrupted Scholar's Act of 2013, ang impormasyon tungkol sa mga mag-aaral sa foster care ay maaaring ilabas nang walang paunang nakasulat na pahintulot ng magulang o karapat-dapat na mag-aaral sa mga caseworker ng ahensya o iba pang mga kinatawan ng estado o lokal na mga ahensya ng welfare ng bata o mga organisasyon ng tribo na legal na responsable para sa pangangalaga at proteksyon ng mag-aaral, para sa mga layuning nauugnay sa plano ng kaso ng mag-aaral.

h. Ang isang high school na nasa hustong gulang na mag-aaral at/o magulang/legal na tagapag-alaga ay maaaring magbigay ng awtoridad sa distrito na nagpapahintulot sa mga prospective na employer na suriin ang transcript ng estudyante.

Mga Kumpedensyal na Rekord ng Kalusugan
Ang mga kumpidensyal na rekord ng kalusugan ay dapat na nakaimbak sa isang ligtas na lugar na mapupuntahan lamang ng mga awtorisadong kawani, maliban kung ang isang naaangkop na naisakatuparan na pagpapalabas sa ilalim ng Kabanata. 70.02 RCW ang nakuha. Ang nasabing mga talaan ay saklaw din ng Family Education Rights and Privacy Act, na nagpapahintulot sa magulang na magkaroon ng access upang suriin at kung hindi man ay gamitin ang mga karapatan ng FERPA tungkol sa mga talaan. Mayroong mas mataas na pamantayan ng pagiging kumpidensyal at mga karapatan ng menor de edad na estudyante sa pagkapribado para sa mga rekord na nauukol sa HIV, mga sakit na nakukuha sa pakikipagtalik, paggamot sa droga o alkohol, paggamot sa kalusugan ng isip, pagpaplano ng pamilya, o pagpapalaglag. Ang mga inilabas para sa impormasyon tungkol sa mga sakit na nakukuha sa pakikipagtalik, HIV, at paggamot sa droga o alkohol ay mas mahigpit kaysa sa mga ordinaryong pagpapalabas na medikal.  
Pagbabago ng mga Tala at Pagdinig

Sa oras ng inspeksyon at pagrepaso, ang mga magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral na binigyan ng access sa mga rekord ay maaaring humiling na ang impormasyon sa mga talaan ng mag-aaral ay amyendahan. Maaaring igalang ng mga tagapag-alaga (hal., guro, tagapayo, nars, psychologist) ang mga naturang kahilingan sa pamamagitan ng pagwawasto o pagtanggal ng mga talaan na nakakapanlinlang, lumalabag sa pagkapribado, o hindi tumpak, sa kondisyon na ang senior custodian (punong-guro o pinuno ng departamento) ay sumang-ayon.

Kung tatanggihan ng senior custodian ang hiniling na pagwawasto o pagtanggal, ang magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral ay maaaring humiling ng isang impormal na pagdinig sa harap ng superintendente o itinalaga, kung saan ang pagdinig ay gaganapin sa loob ng 10 araw ng paaralan pagkatapos matanggap ang naturang kahilingan. Sa panahon ng pagdinig, susuriin ng superintendente o itinalaga ang mga katotohanan tulad ng ipinakita ng magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral at ng tagapag-alaga at magpapasya kung iuutos o hindi ang hinihinging pagwawasto o pagtanggal. Ipapadala ng superintendente o itinalaga ang kanyang nakasulat na desisyon sa magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral sa loob ng 10 araw ng paaralan pagkatapos ng pagdinig.

Kung magpasya pa rin ang distrito na huwag amyendahan ang mga rekord bilang resulta ng pagdinig, ang magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral na humihiling ng pag-amyenda sa mga rekord ay maaaring maglagay ng nakasulat na paliwanag ng kanilang mga pagtutol sa naturang mga talaan.

Pagpapanatili ng mga Talaan ng Mag-aaral
Ang punong-guro, tagapayo, o guro ng gusali ng mag-aaral ay dapat na tagapag-ingat ng pinagsama-samang folder. Ang punong-guro o ang tagapayo ng mag-aaral ang magiging tagapag-ingat ng mga karagdagang talaan. Ang mga duplicate na kopya ng lahat ng mga ulat sa pag-aaral ng kaso ng gabay at mga ulat mula sa mga ahensyang hindi pampaaralan na nakapaloob sa karagdagang rekord ng mag-aaral ay maaaring panatilihin sa opisina ng distrito sa ilalim ng pangangasiwa ng superintendente o itinalaga.

Ang mga tagapag-alaga ay:
A. Panatilihin lamang ang mga rekord na pinahintulutan ng mga pamamaraang ito;
B. Pangalagaan ang mga rekord ng mag-aaral mula sa hindi awtorisadong paggamit at disposisyon;
C. Panatilihin ang mga talaan ng pag-access;
D. Igalang ang mga kahilingan sa pag-access para sa magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral;
E. Tanggalin o itama ang mga rekord sa pag-apruba ng senior custodian o sa utos ng superintendente o itinalaga o ng lupon; at
F. Sundin ang iskedyul ng pagsusuri ng mga rekord at mga pamamaraan na itinatag ng senior custodian.

Maaaring gampanan ng mga senior custodian ang mga tungkulin ng mga custodian at:
A. Humiling ng mga rekord ng mag-aaral mula sa ibang mga paaralan;
B. Panatilihin ang seguridad ng mga rekord ng mag-aaral;
C. Ilipat, sirain, at tanggalin ang mga talaan kung pinahihintulutan;
D. Pangasiwaan ang mga aktibidad ng kanilang mga tagapag-alaga;
E. Magsagawa ng mga impormal na pagdinig at bigyan o tanggihan ang pag-apruba ng mga pagwawasto o pagtanggal na hiniling ng mga magulang o mga estudyanteng nasa hustong gulang;
F. Magtatag ng mga iskedyul ng pagsusuri ng mga talaan at mga pamamaraan para sa kani-kanilang mga paaralan o departamento alinsunod sa mga pamamaraan na namamahala sa disposisyon ng mga talaan. (Ang mga marka ng pagsusulit sa sikolohikal ay susuriin taun-taon upang matukoy ang kanilang kaugnayan sa patuloy na pangangailangang pang-edukasyon ng mag-aaral.);
G. Sa paglipat ng mag-aaral sa susunod na antas (elementarya sa gitnang paaralan, gitnang paaralan hanggang mataas na paaralan) o sa pagtatapos o paglipat sa labas ng distrito, alisin para sa pagpapanatili, pangangalaga o pagsira alinsunod sa naaangkop na mga pamamaraan ng disposisyon ang anumang mga talaan na hindi na nauugnay sa paglalagay ng programang pang-edukasyon; at
H. Patunayan sa tagapag-ingat ng mga talaan ng distrito bago ang Hunyo 30 ng bawat taon ang mga sumusunod:
a. Ang mga tala lamang na nauugnay sa paglalagay ng programang pang-edukasyon ang pinananatili, maliban kung pinahintulutan ng batas; at
b. Nagawa na ang mga kinakailangang pagsusuri.

Ang district records custodian ay magbibigay ng pangkalahatang pangangasiwa sa pamamahala at kontrol ng mga rekord ng mag-aaral at ipapatupad ang patakaran sa mga talaan ng mag-aaral at ang mga pamamaraang pang-administratibo.

Ang distrito ay gagamit ng isang hanay ng mga pamamaraan upang protektahan ang mga talaan, kabilang ang mga password, pisikal na kontrol (tulad ng mga naka-lock na cabinet), mga teknolohikal na kontrol (tulad ng mga kontrol sa pag-access na nakabatay sa tungkulin para sa mga electronic na tala) at mga pamamaraang pang-administratibo.

Disposisyon ng mga Talaan ng Mag-aaral
Ang permanenteng rekord ng mag-aaral ay magsisilbing talaan ng kasaysayan ng paaralan at akademikong tagumpay ng mag-aaral. Ang mga permanenteng rekord na inihain sa pinagsama-samang folder ng mag-aaral ay dapat kunin at pananatilihin bago idisposisyon ang folder.

Sa loob ng sampung araw pagkatapos matanggap ang isang kahilingan, ang distrito ay magbibigay ng isang hanay ng mga hindi opisyal na mga rekord sa edukasyon sa magulang ng isang mag-aaral na lumilipat sa labas ng estado na nakakatugon sa kahulugan ng isang anak ng isang pamilyang militar sa paglipat. Kapag ang isang estudyante ay lumipat sa ibang paaralan sa distrito, ang lahat ng mga rekord kasama ang permanenteng rekord ng mag-aaral ay ipapadala sa kabilang paaralan. Kapag lumipat ang isang estudyante sa isang paaralan sa labas ng distrito, lilinisin ng senior custodian ang pinagsama-samang folder ng lahat ng hindi opisyal, extraneous na impormasyon. Isang kopya ng lahat ng mga rekord ay ipapadala sa humihiling na paaralan. Ang pinagsama-samang folder para sa isang elementarya o middle school na mag-aaral na aalis sa distrito ay pananatilihin sa loob ng dalawang taon pagkatapos ihinto ang pagpapatala sa distrito.

Ang mga pinagsama-samang folder at mga karagdagang talaan ng mga mag-aaral sa high school ay pananatilihin ayon sa Iskedyul ng Pagpapanatili ng Mga Rekord ng Estado ng Washington. Sa lahat ng kaso, ang permanenteng record card ng estudyante ay pananatilihin ng distrito magpakailanman.

 
Sa oras na ang isang mag-aaral ay nagtapos sa paaralan o hindi na nangangailangan ng mga espesyal na serbisyong pang-edukasyon, ang magulang/tagapag-alaga o nasa hustong gulang na mag-aaral ay ipapaalam na ang personal na nakakapagpakilalang impormasyon tungkol sa kondisyong may kapansanan ay hindi na kailangan para sa mga layuning pang-edukasyon AT na ang mga talaan ng espesyal na edukasyon ay pananatilihin. ng distrito sa loob ng anim (6) na taon bago sirain alinsunod sa Iskedyul ng Pagpapanatili ng mga Rekord ng Mga Distrito ng Paaralan at Distrito ng Edukasyon na naaprubahan alinsunod sa RCW 40.14.070.

Kapag ipinaalam sa magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral ang tungkol sa kanyang mga karapatan tungkol sa mga naturang rekord, ang distrito ay magpapayo sa magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral na ang impormasyon ay maaaring kailanganin ng mag-aaral o ng magulang upang magtatag ng pagiging karapat-dapat para sa ilang partikular na benepisyo ng nasa hustong gulang, hal. na dapat tiyakin ng magulang/tagapag-alaga/pang-adultong mag-aaral na taglay nila ang kinakailangang dokumentasyon, o humiling ng mga kopya ng ilang partikular na rekord mula sa distrito BAGO masira ang mga rekord ng distrito sa loob ng anim (6) na taon. Sa kahilingan ng magulang/tagapag-alaga o nasa hustong gulang na mag-aaral, ang impormasyon sa rekord na may kaugnayan sa kondisyong may kapansanan ay sisirain ngunit LAMANG pagkatapos matugunan ng mga talaan ang kanilang anim (6) na taon na kinakailangan sa pagpapanatili alinsunod sa Iskedyul ng Pagpapanatili ng mga Rekord ng Mga Distrito ng Paaralan at Distrito ng Edukasyon. Maaaring piliin ng distrito, sa pagpapasya nito, na panatilihin ang mga talaang ito sa mas mahabang panahon para sa mga layunin ng negosyo.

Ang isang magulang o nasa hustong gulang na mag-aaral, sa kanyang gastos, ay maaaring makatanggap ng isang kopya ng lahat ng mga rekord na ipapadala sa ibang distrito.

Malaking Scale Destruction ng Student Records
Pagkatapos magsagawa ng pangangalaga alinsunod sa nilalaman ng nakaraang seksyon (Disposition of Student Records), ang senior custodian ay magsasama-sama ng lahat ng mga rekord at ipapadala ang mga ito sa opisina ng distrito. Ang bawat bundle ay malinaw na mamarkahan ng: "Mga Tala ng Mag-aaral--para sa Pagkasira," na may petsa at nilagdaan ng senior custodian. Kukumpletuhin at itatago sa opisina ang isang summary sheet. Ang sheet ay magsasaad ng: "Sa petsang ito, natukoy ko na ang mga sumusunod na tala ay maaaring sirain alinsunod sa mga kinakailangan ng distrito at estado at isinumite ang mga ito para sa pagkawasak." Ang sheet ng buod ay mapetsahan at lalagdaan ng senior custodian.

Mga Electronic Record
Ang mga electronic record (kabilang ang e-mail at web content) na ginawa at natanggap ng distrito sa transaksyon ng pampublikong negosyo ay mga pampublikong rekord para sa mga layunin ng RCW 40.14 at pamamahalaan nang naaayon sa lahat ng mga batas at regulasyon na namamahala sa paghahayag ng pagpapanatili, pagsira. at pag-archive ng mga pampublikong rekord. Ang distrito ay mamamahala ng mga elektronikong rekord ayon sa parehong mga probisyon tulad ng mga dokumentong papel na itinakda sa mga iskedyul ng pagpapanatili ng mga rekord. Ang mga elektronikong tala ay pananatilihin sa elektronikong format at mananatiling magagamit, mahahanap, makukuha at tunay para sa haba ng itinalagang panahon ng pagpapanatili. Pananatilihin ng distrito ang mga electronic record na itinalaga bilang archival sa orihinal na format kasama ang hardware at software na kinakailangan upang mabasa ang data, maliban kung matagumpay na nailipat ang data sa isang bagong system. (Pananatilihin ng distrito ang mga rekord bilang pagsunod sa Iskedyul ng Pangkalahatang Pagpapanatili ng mga Tala para sa Mga Distrito ng Paaralan at Mga Distrito ng Serbisyong Pang-edukasyon sa Estado ng Washington na makikita sa: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)

 
Putulin
Sa tuwing naaangkop, magsisimula ang panahon ng pagpapanatili sa "cut-off." Ang "Cut-off" ay isang terminong ginamit upang isaad ang mga file o record na maaaring wakasan sa isang paunang natukoy na petsa. Pinipigilan ng "Cut-off" ang mga kasalukuyang rekord na makamit ang hindi mapangasiwaan na laki at pinapadali ang pag-file ng mga bagong rekord. Ang mga talaan ng taon ng kalendaryo ay maaaring "cut-off" sa Disyembre 31, at isang bagong file na itinatag noong Enero 1; lahat ng rekord ng taon ng pananalapi ay maaaring "maputol" lamang kapag natapos ang isang aksyon o kaganapan, tulad ng pagwawakas ng kontrata, huling pagbabayad ng isang kontrata, pagwawakas ng trabaho, atbp. Anuman ang tagal ng panahon ng pagpapanatili, serye ng mga talaan dapat na itago sa mga file ng opisina pagkatapos ng "cut-off" lamang hangga't kinakailangan upang matugunan ang: (1) aktibong sanggunian; (2) pag-audit, kung kinakailangan; at (3) iba pang mga kinakailangan sa pagpapatakbo. Kapag nasiyahan na ang tatlong salik na ito, ang mga talaan ay dapat ilipat sa isang records center o sa isang naaangkop na alternatibong format, kabilang ang elektronikong paraan para sa natitirang panahon ng pagpapanatili.

Inilabas: Setyembre 2003
Binago: Disyembre 2021
Binago: Enero 2023