6217 (P) - Chuyển tiền điện tử

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 6217

CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

Học khu sẽ thực hiện Chính sách chuyển tiền điện tử như sau.

1. Quy trình bắt đầu, phê duyệt và ghi lại giao dịch EFT phải tuân theo cùng các chính sách, thủ tục và biện pháp kiểm soát chi phối các khoản giải ngân được thực hiện bởi bất kỳ cơ chế thanh toán nào khác.
2. Giao dịch EFT sẽ không được thực hiện nếu không có sự cho phép thích hợp của các bên bị ảnh hưởng theo quy định của liên bang và tiểu bang cũng như các thông lệ kinh doanh được chấp nhận. Để đăng ký EFT để thanh toán hóa đơn hoặc để thay đổi bất kỳ thông tin tài khoản nào, nhà cung cấp sẽ gửi biểu mẫu Ủy quyền gửi tiền tự động thanh toán của nhà cung cấp đã hoàn thành và đính kèm séc vô hiệu hoặc xác nhận khác về thông tin tài khoản.

Trước khi tham gia vào các giao dịch EFT, Học khu sẽ làm việc với Thủ quỹ Quận và/hoặc tổ chức lưu ký để đảm bảo rằng phần mềm tài chính của học khu có thể tạo ra các yêu cầu EFT theo cách được Thủ quỹ Quận chấp nhận. Học khu sẽ duy trì một tài khoản ngân hàng với một tổ chức tài chính chỉ để xử lý các giao dịch EFT và sẽ không có số dư nào khác ngoài bất kỳ số dư tối thiểu nào được tổ chức tài chính yêu cầu để duy trì tài khoản.

Việc xác thực các yêu cầu EFT mới hoặc các thay đổi đối với bản ghi EFT hiện tại yêu cầu phải thực hiện các bước sau.
1. Xác thực tất cả các yêu cầu EFT mới nhận được.
Một. Học khu sẽ xác nhận tất cả các yêu cầu thay đổi bằng cách liên hệ trực tiếp với người yêu cầu bằng cách sử dụng thông tin xác thực, đã biết.
b. Khi xác nhận các yêu cầu thay đổi, học khu sẽ xác nhận thông lệ hiện tại.
c. Thông tin trên biểu mẫu với liên hệ đã biết.
2. Sau khi yêu cầu đã được xác nhận, phòng kế toán của học khu sẽ thiết lập nhà cung cấp thanh toán EFT trong hệ thống kế toán của học khu.
3. Tài liệu của tất cả hồ sơ EFT mới hoặc sửa đổi sẽ được lưu giữ để nhân viên kế toán và kiểm toán viên của học khu xem xét và lưu giữ theo các quy tắc lưu giữ hồ sơ.

Học khu sẽ hoàn tất hành động thông báo trước trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào cho nhà cung cấp. Hành động này sẽ được sử dụng làm xác minh cuối cùng về thông tin tài khoản ngân hàng.

Sau khi nhà cung cấp được đăng ký, khu học chánh sẽ tiếp tục thanh toán cho nhà cung cấp thông qua các giao dịch điện tử cho đến khi nhà cung cấp hủy bỏ bằng văn bản hoặc tài khoản lưu ký không còn hoạt động. Nếu khoản thanh toán bị ngân hàng của nhà cung cấp từ chối, học khu sẽ phát hành séc giấy trong vòng hai tuần kể từ khi ngân hàng thông báo. Việc kiểm tra bằng giấy sẽ tiếp tục cho đến khi một thỏa thuận ủy quyền mới được ký kết.

Để đảm bảo có các biện pháp kiểm soát phù hợp tại chỗ, học khu sẽ đảm bảo những điều sau:
1. Nhân viên chịu trách nhiệm nhập thanh toán điện tử không được đồng thời là nhân viên thực hiện chuyển khoản ngân hàng.
2. Nhân viên chịu trách nhiệm nhập thanh toán điện tử không được là nhân viên có thể thay đổi thông tin tài khoản cho thanh toán điện tử.
3. Nhân viên xử lý các giao dịch và phát hành ACH không được là nhân viên đối chiếu các tài khoản tài chính có chứa giao dịch điện tử.
4. Nếu học khu không có đủ nhân viên để phân chia nhiệm vụ theo cách như vậy thì học khu phải đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được xem xét và phê duyệt bởi một nhân viên không phải là người đã tham gia giao dịch trước khi nó được tiết lộ.

Phát hành: Tháng 2023 năm XNUMX