4040 (P) - Quyền truy cập công cộng vào hồ sơ của học khu

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỐ 4040

CÔNG CHỨC TIẾP CẬN HỒ SƠ CẤP HUYỆN

Mục đích của các thủ tục này và các nguyên tắc chung

Các thủ tục này đã được thiết lập bởi Giám đốc Học khu và được công bố theo Chính sách 4040 và RCW 42.56.040 của Hội đồng quản trị để giải thích quy trình truy cập công khai vào hồ sơ của học khu và cung cấp hướng dẫn về cách Học khu sẽ đáp ứng các yêu cầu đó.

Hồ sơ của Học khu liên quan đến việc tiến hành các hoạt động và chức năng của Học khu đã được Học khu chuẩn bị, sở hữu, sử dụng hoặc lưu giữ ở bất kỳ định dạng nào, trên thực tế, là những hồ sơ công khai mà các thành viên của công chúng có thể yêu cầu truy cập phù hợp với điều này thủ tục.

Khi xử lý các yêu cầu đó, Học khu sẽ hỗ trợ đầy đủ nhất cho người yêu cầu và đưa ra phản hồi kịp thời nhất có thể.

Cán bộ hồ sơ công cấp huyện

Cán bộ hồ sơ công cộng

Để có phản hồi kịp thời và hiệu quả nhất, các yêu cầu về hồ sơ của học khu phải được chuyển bằng văn bản tới Cán bộ Hồ sơ Công cộng được liệt kê dưới đây, người có trách nhiệm bao gồm đóng vai trò là đầu mối liên lạc cho các thành viên của công chúng trong quá trình này và giám sát việc tuân thủ của Học khu đối với Đạo luật Hồ sơ Công cộng của Washington, Chương 42.56 RCW, và Chính sách 4040.

Có thể liên hệ với Cán bộ Hồ sơ Công cộng hiện tại của Học khu tại Tòa nhà Hành chính Trung tâm của Học khu như sau:

Tiến sĩ Mindy Meyer, Giám đốc Nhân sự

364 S. Park St., Walla Walla, WA 99362

Phone 509-527-3000

Số fax: 509-529-7713

Email: hr@wwps.org

Thông tin về việc liên hệ với Cán bộ Hồ sơ Công cộng cũng có trên trang web của Học khu tại wwps.org.

Đào tạo Cán bộ Hồ sơ Công cộng

Phù hợp với luật tiểu bang, Nhân viên Hồ sơ Công cộng sẽ hoàn thành các khóa đào tạo liên quan đến Đạo luật Hồ sơ Công cộng của Washington và lưu giữ hồ sơ công khai không muộn hơn chín mươi (90) ngày sau khi đảm nhận trách nhiệm của Nhân viên Hồ sơ Công cộng. Sau (các) khóa đào tạo ban đầu, Cán bộ Hồ sơ Công cộng phải hoàn thành khóa đào tạo bồi dưỡng trong khoảng thời gian không quá bốn năm miễn là anh ta hoặc cô ta vẫn là Cán bộ Hồ sơ Công cộng của Học khu. Việc đào tạo phải giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến việc lưu giữ, sản xuất và tiết lộ tài liệu điện tử, bao gồm cả việc cập nhật và cải tiến các dịch vụ thông tin công nghệ.

Tính sẵn có của Hồ sơ Công cộng

Giờ kiểm tra

Hồ sơ công khai có sẵn để kiểm tra và sao chép trong giờ làm việc bình thường của Học khu, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, 8 giờ sáng đến 00 giờ chiều, trong năm học, và 5 giờ sáng đến 00 giờ chiều, vào những ngày học. không trong phiên, trừ ngày nghỉ hợp pháp. Hồ sơ phải được kiểm tra tại các văn phòng của Quận.

Tổ chức hồ sơ

Học khu sẽ duy trì hồ sơ của mình một cách hợp lý, có tổ chức và thực hiện các hành động hợp lý để bảo vệ hồ sơ khỏi bị hư hỏng và mất tổ chức. Người yêu cầu không được lấy hồ sơ của Quận từ các văn phòng của Quận mà không có sự cho phép của Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định. Trong quá trình kiểm tra hồ sơ, một nhân viên của Học khu thường sẽ có mặt để bảo vệ hồ sơ khỏi bị hư hỏng hoặc mất tổ chức.

Học khu cũng sẽ lưu giữ nhật ký các yêu cầu hồ sơ công khai đã được Học khu đệ trình và xử lý. Nhật ký này sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn, thông tin sau cho mỗi yêu cầu: Danh tính của người yêu cầu nếu được cung cấp, ngày nhận được yêu cầu, văn bản của yêu cầu ban đầu, mô tả về các hồ sơ được tạo ra để đáp ứng yêu cầu, mô tả về các hồ sơ đã được biên tập lại hoặc giữ lại và lý do cho việc đó, và ngày xử lý yêu cầu cuối cùng. 

Thông tin trực tuyến

Nhiều hồ sơ và thông tin có sẵn trên trang web của Học khu tại wwps.org. Người yêu cầu được khuyến khích xem các tài liệu có sẵn trên trang web trước khi gửi yêu cầu hồ sơ.

Yêu cầu hồ sơ công khai

Yêu cầu với Cán bộ Hồ sơ Công cộng

Bất kỳ người nào muốn kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ công cộng của Học khu phải trực tiếp thực hiện yêu cầu trong giờ hành chính bình thường của Học khu, hoặc bằng văn bản qua thư, fax, hoặc email gửi đến Cán bộ hồ sơ công cộng và bao gồm các thông tin sau:

· Tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của người yêu cầu;

· Nhận dạng các hồ sơ công cộng thích hợp cho Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định để xác định các hồ sơ; và

· Ngày yêu cầu được nộp cho Học khu.

Học khu khuyên bạn nên sử dụng Mẫu Yêu cầu Hồ sơ Công cộng của mình khi nộp đơn yêu cầu hồ sơ. Mẫu đơn này có sẵn để những người yêu cầu sử dụng tại văn phòng trung tâm của Học khu và trực tuyến tại wwps.org.

Hồ sơ có thể nhận dạng

Yêu cầu theo Đạo luật Hồ sơ Công cộng của Washington, Chương 42.56 RCW và Chính sách 4040 của Học khu phải tìm kiếm một hồ sơ có thể nhận dạng của máy ghi âm. Yêu cầu đối với tất cả hoặc về cơ bản là tất cả hồ sơ do Học khu chuẩn bị, sở hữu, sử dụng hoặc lưu giữ không phải là yêu cầu hợp lệ đối với hồ sơ có thể nhận dạng. Các yêu cầu chung về thông tin từ Học khu mà không tìm kiếm hồ sơ nhận dạng cũng không được đề cập trong Chính sách 4040. Yêu cầu đối với tất cả các hồ sơ thảo luận về một chủ đề cụ thể hoặc chứa một từ khóa hoặc tên cụ thể sẽ không được coi là yêu cầu đối với tất cả các hồ sơ của Học khu.

Yêu cầu hồ sơ điện tử

Quy trình yêu cầu hồ sơ công điện tử cũng giống như yêu cầu hồ sơ công giấy. Tuy nhiên, để hỗ trợ Học khu đáp ứng yêu cầu về hồ sơ điện tử, người yêu cầu phải cung cấp các cụm từ tìm kiếm cụ thể sẽ cho phép Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định xác định vị trí và tập hợp các hồ sơ nhận dạng đáp ứng yêu cầu.

Tạo bản ghi mới

Theo luật, Học khu không có nghĩa vụ phải tạo một hồ sơ mới để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin về hồ sơ. Học khu có thể chọn tạo một bản ghi tùy thuộc vào bản chất của yêu cầu và sự thuận tiện của việc cung cấp thông tin trong một tài liệu mới, chẳng hạn như khi dữ liệu từ nhiều vị trí được yêu cầu và có thể dễ dàng kết hợp thành một bản ghi mới.

Bản sao hồ sơ

Nếu người yêu cầu muốn có các bản sao của hồ sơ được thực hiện thay vì kiểm tra chúng, họ phải làm rõ điều này trong yêu cầu và thu xếp để trả cho các bản sao của hồ sơ hoặc một khoản tiền đặt cọc.

Yêu cầu không phải bằng văn bản

Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định có thể chấp nhận các yêu cầu không chính thức về hồ sơ công cộng qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Tuy nhiên, để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm nào, người yêu cầu nên lưu ý rằng một yêu cầu được rút gọn thành văn bản luôn là phương pháp được ưu tiên. Nếu Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định nhận được yêu cầu qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, Cán bộ Hồ sơ Công cộng sẽ xác nhận sự hiểu biết của họ về yêu cầu đó với người yêu cầu bằng văn bản.

Xử lý các yêu cầu hồ sơ công cộng

Thứ tự xử lý yêu cầu

Học khu thường sẽ xử lý các yêu cầu theo thứ tự nhận được. Tuy nhiên, các yêu cầu cũng có thể được xử lý theo thứ tự nếu làm như vậy cho phép hầu hết các yêu cầu được xử lý theo cách hiệu quả nhất.

Đánh giá trung tâm

Các yêu cầu hồ sơ không được gửi đến Cán bộ Hồ sơ Công cộng của Học khu sẽ được chuyển tiếp bởi các quản trị viên cấp tòa nhà, quản trị viên chương trình, hoặc các nhân viên khác nhận được yêu cầu đến Cán bộ Hồ sơ Công cộng để xử lý.

Phản hồi trong XNUMX ngày

Trong vòng năm (5) ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu, Cán bộ Hồ sơ Công cộng sẽ thực hiện một hoặc nhiều việc sau:

1. Cung cấp bản sao của (các) hồ sơ được yêu cầu hoặc cung cấp hồ sơ để kiểm tra hoặc thay vào đó, cung cấp địa chỉ internet và liên kết đến trang web của Học khu nơi có thể truy cập hồ sơ cụ thể (miễn là người yêu cầu không thông báo cho Quận mà người đó không thể truy cập hồ sơ qua internet); hoặc

2. Xác nhận rằng Học khu đã nhận được yêu cầu và cung cấp một ước tính hợp lý về thời gian mà Học khu sẽ cần để đáp ứng đầy đủ; hoặc

3. Thừa nhận rằng Học khu đã nhận được yêu cầu và yêu cầu người yêu cầu cung cấp thông tin giải thích cho một yêu cầu không rõ ràng, trong khi cung cấp trong phạm vi lớn nhất có thể một ước tính hợp lý về thời gian mà Học khu sẽ yêu cầu để trả lời yêu cầu nếu có không được làm rõ; hoặc

4. Từ chối yêu cầu (mặc dù không có yêu cầu nào sẽ bị từ chối chỉ dựa trên cơ sở rằng yêu cầu là quá mức).

Nếu người yêu cầu không trả lời yêu cầu của Học khu để làm rõ trong vòng 30 ngày và toàn bộ yêu cầu không rõ ràng, thì Học khu có thể đóng yêu cầu và không trả lời thêm. Nếu người yêu cầu không trả lời yêu cầu của Học khu để làm rõ trong vòng 30 ngày và một phần của yêu cầu không rõ ràng, Học khu sẽ trả lời phần yêu cầu rõ ràng và có thể đóng phần còn lại của yêu cầu. Trong những trường hợp bất thường, Học khu cũng có thể xin lệnh tòa yêu cầu tiết lộ thông tin theo luật.

Học khu có thể từ chối yêu cầu bot là một trong nhiều yêu cầu từ người yêu cầu trong khoảng thời gian hai mươi bốn giờ nếu Học khu cho rằng việc đáp ứng nhiều yêu cầu bot sẽ gây ra sự can thiệp quá mức vào các chức năng thiết yếu khác của Học khu. Học khu có thể coi một yêu cầu là một yêu cầu bot khi Học khu tin tưởng một cách hợp lý rằng yêu cầu được tạo tự động bởi một chương trình máy tính hoặc tập lệnh.

Nếu Học khu không trả lời bằng văn bản trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu tiết lộ, người yêu cầu phải liên hệ với Cán bộ Hồ sơ Công cộng để xác định lý do không trả lời.

Mục đích yêu cầu

Học khu có thể hỏi về mục đích mà hồ sơ được yêu cầu và có thể sử dụng câu trả lời để hỗ trợ thu thập hồ sơ đáp ứng và xác định xem công chúng có lợi ích hợp pháp trong việc thu thập thông tin hay không. Tuy nhiên, người yêu cầu không bắt buộc phải cung cấp mục đích và Học khu có thể không từ chối cung cấp hồ sơ chỉ vì người yêu cầu từ chối cung cấp mục đích cho yêu cầu.

Bảo vệ quyền của người khác

Trong trường hợp các hồ sơ được yêu cầu chứa thông tin có thể ảnh hưởng đến quyền của người khác và có thể được cho là được miễn tiết lộ, Cán bộ Hồ sơ Công cộng có thể, trước khi cung cấp hồ sơ, thông báo cho những người khác như vậy. Thông báo có thể giúp những người khác có thể liên hệ với người yêu cầu và yêu cầu người đó sửa đổi yêu cầu hoặc, nếu cần, tìm kiếm lệnh tòa để ngăn chặn hoặc hạn chế việc tiết lộ. Thông báo cho những người bị ảnh hưởng cũng có thể bao gồm một bản sao của yêu cầu.

Hồ sơ Miễn tiết lộ

Một số hồ sơ được miễn tiết lộ, toàn bộ hoặc một phần, theo quy định miễn trừ cụ thể có trong chương 42.56 RCW hoặc một quy chế khác miễn hoặc cấm tiết lộ thông tin hoặc hồ sơ cụ thể.

Nếu Học khu tin rằng một hồ sơ được miễn tiết lộ và cần được giữ lại, Cán bộ Hồ sơ Công cộng sẽ nêu rõ bằng văn bản miễn trừ cụ thể (và phần luật định) áp dụng và cung cấp giải thích ngắn gọn về cách thức miễn trừ áp dụng cho hồ sơ được giữ lại hoặc làm lại. Việc miễn trừ và giải thích này sẽ được cung cấp cho người yêu cầu trong một chỉ mục hoặc nhật ký khấu trừ.

Nếu chỉ một phần của hồ sơ được miễn tiết lộ, nhưng phần còn lại không được miễn trừ, Cán bộ Hồ sơ Công cộng sẽ biên soạn lại các phần được miễn, cung cấp các phần không được miễn trừ và cho người yêu cầu biết lý do tại sao các phần của hồ sơ lại được biên soạn lại trong khấu trừ chỉ mục hoặc nhật ký.

Danh sách các luật miễn hoặc cấm tiết lộ

Theo RCW42.56.070 (2), các quy tắc này chứa danh sách các luật — ngoại trừ các luật được liệt kê cụ thể trong Đạo luật Hồ sơ Công cộng của Washington, Chương 42.56 RCW — có thể ngăn chặn tiết lộ một số bản ghi công khai hoặc các phần của hồ sơ. Học khu đã xác định các quy định sau:

· TheFamilyEducationalandPrivacyRightsAct (FERPA), 20USC§1232g (liên quan đến hồ sơ giáo dục của sinh viên);

· WashingtonStateStudentEducationRecordsLaw, RCW28A.605.030;

· Đạo luật Giáo dục Cá nhân Khuyết tật (IDEA), 20 USC § 1400 et. seq. và 34 CFR Phần 300 (bảo vệ tính bí mật của thông tin nhận dạng cá nhân có trong hồ sơ học sinh của học sinh khuyết tật).

· Sản phẩm công việc luật sư đặc quyền, truyền thông và luật sư, suchassetforthin Chương 5.60 RCW;

· Đạo luật Bảo mật Hồ sơ Hình sự (CRPA), Chương 10.97, RCW;

· Thông tin về việc học sinh được ăn trưa miễn phí hoặc giảm giá, 42 USC § 1758 (b) (6);

· Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPPA), 45 CFR phần 160-164 (liên quan đến quyền riêng tư và bảo mật thông tin chăm sóc sức khỏe);

· Lạm dụng Trẻ em - Bảo vệ và Thủ tục, RCW 26.44.010; RCW 26.44.030 (9);

· Thông báo về tội phạm vị thành niên, RCW 13.04.155 (3);

· Câu hỏi kiểm tra cho giáo viên hoặc học sinh trước khi kiểm tra, Câu hỏi, RCW 28A.635.040;

· PublicLaw98-24, Section527ofthePublicHealthServicesAct, 41USC§290dd-2 (hồ sơ bệnh nhân nội trú và bệnh nhân dùng thuốc bảo mật);

· UnitedStatesandWashingtonCác quy định của Hiến pháp bao gồm, nhưng không giới hạn, quyền về quyền riêng tư và quyền tự do của hiệp hội.

Ngoài các trường hợp miễn trừ này, RCW 42.56.070 (9) cấm cung cấp quyền truy cập vào danh sách các cá nhân được yêu cầu vì mục đích thương mại và Học khu không được làm như vậy trừ khi được luật pháp cho phép hoặc chỉ dẫn cụ thể.

Danh sách trên chỉ dành cho mục đích thông tin và không nhằm mục đích bao gồm tất cả các trường hợp miễn trừ khỏi luật hồ sơ công khai. Danh sách trên chỉ bao gồm các trường hợp miễn trừ có thể ngoài những trường hợp được quy định trong Chương 42.56 RCW. Trong những trường hợp thích hợp, Học khu có thể dựa vào các trường hợp miễn trừ pháp lý khác không được quy định ở trên hoặc có trong luật tiết lộ công khai.

Kiểm tra hồ sơ

Phù hợp với các nhu cầu khác, và không làm gián đoạn hoạt động của Học khu một cách bất hợp lý, Học khu sẽ nhanh chóng cung cấp cho việc kiểm tra các hồ sơ công khai không kịp thời. Không thành viên nào của công chúng có thể xóa một tài liệu khỏi khu vực xem mà không có sự cho phép của Cán bộ Hồ sơ Công cộng, người đó cũng không được tháo rời hoặc thay đổi bất kỳ tài liệu nào. Người yêu cầu phải cho biết những tài liệu nào mà họ muốn Học khu sao chép. Không có chi phí để kiểm tra hồ sơ của Quận.

Cung cấp bản sao của hồ sơ phi điện tử

Sau khi kiểm tra xong, Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định phải tạo các bản sao được yêu cầu hoặc sắp xếp để sao chép.

Cung cấp hồ sơ điện tử

Khi người yêu cầu yêu cầu hồ sơ ở định dạng điện tử, Cán bộ hồ sơ công cộng hoặc người được chỉ định sẽ cung cấp hồ sơ miễn phí hoặc các phần của hồ sơ đó có thể định vị hợp lý ở định dạng điện tử được Học khu sử dụng và thường có sẵn trên thị trường hoặc ở định dạng có thể dịch một cách hợp lý từ định dạng mà Học khu lưu giữ hồ sơ.

Cung cấp hồ sơ theo từng đợt

Khi có yêu cầu về một số lượng lớn hồ sơ, Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định có quyền cung cấp quyền truy cập để kiểm tra và sao chép theo từng đợt. Nếu, trong vòng ba mươi (30) ngày, người yêu cầu không kiểm tra toàn bộ bộ hồ sơ hoặc một hoặc nhiều phần, Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định có thể ngừng tìm kiếm các hồ sơ còn lại và đóng yêu cầu và sẽ được thảo luận thêm bên dưới.

Hoàn thành kiểm tra

Khi việc kiểm tra các hồ sơ được yêu cầu hoàn tất và tất cả các bản sao được yêu cầu đã được cung cấp, Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định sẽ cho biết rằng Học khu đã hoàn thành việc tìm kiếm cẩn thận các hồ sơ được yêu cầu và cung cấp mọi hồ sơ không miễn phí có sẵn để kiểm tra.

Đóng yêu cầu đã rút hoặc bị từ bỏ

Người yêu cầu phải yêu cầu hoặc xem xét các hồ sơ đã tập hợp trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày Học khu thông báo cho người đó rằng hồ sơ có sẵn để kiểm tra hoặc sao chép. Học khu phải thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu về yêu cầu này và thông báo cho người yêu cầu rằng họ nên liên hệ với Học khu để sắp xếp yêu cầu hoặc xem xét hồ sơ. Nếu người yêu cầu hoặc đại diện của người yêu cầu không yêu cầu hoặc xem xét các hồ sơ trong thời hạn ba mươi ngày hoặc thực hiện các thỏa thuận khác, Học khu có thể đóng yêu cầu và điền lại các hồ sơ đã tập hợp.

Khi người yêu cầu rút lại yêu cầu hoặc không thực hiện nghĩa vụ của mình trong việc kiểm tra hồ sơ hoặc thanh toán tiền đặt cọc hoặc khoản thanh toán cuối cùng cho các bản sao được yêu cầu, Cán bộ Hồ sơ Công cộng sẽ đóng yêu cầu và cho người yêu cầu biết rằng Học khu đã đóng yêu cầu.

Các tài liệu được khám phá sau này

Nếu, sau khi Quận đã thông báo cho người yêu cầu rằng họ đã cung cấp tất cả các hồ sơ hiện có, Quận biết được các tài liệu đáp ứng bổ sung hiện có tại thời điểm yêu cầu, Quận sẽ nhanh chóng thông báo cho người yêu cầu về các tài liệu bổ sung và cung cấp chúng trên cơ sở nhanh chóng. .

CHI PHÍ CUNG CẤP HỒ SƠ, CHI PHÍ CHỜ ĐỢI VÀ CÁC THỎA THUẬN LIÊN QUAN ĐẾN CHI PHÍ

Chi phí của các bản sao đã in và gửi thư

Chi phí cung cấp bản sao hoặc bản in của hồ sơ điện tử là 15 xu cho mỗi trang. Ngoài ra, nếu Học khu xác định và chứng minh rằng các khoản phí được phép theo thủ tục này rõ ràng là bằng hoặc hơn hai đô la, thay vào đó, Học khu có thể tính một khoản phí cố định là hai đô la để cung cấp hồ sơ. Nếu Học khu tính phí cố định cho lần đầu tiên, Học khu sẽ không tính thêm phí cố định hoặc phí trên mỗi trang cho bất kỳ lần trả góp nào tiếp theo. Việc thanh toán có thể được thực hiện bằng tiền mặt, séc, hoặc lệnh chuyển tiền trả cho Học khu. 

Học khu cũng có thể tính chi phí gửi thư thực tế, bao gồm cả chi phí của thùng hàng hoặc phong bì.

Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định có thể yêu cầu thanh toán phần còn lại của chi phí sao chép trước khi cung cấp tất cả các hồ sơ hoặc thanh toán chi phí sao chép một phần trước khi cung cấp phần đó.

Nếu được yêu cầu, Học khu sẽ cung cấp bản tóm tắt các khoản phí áp dụng trước khi bất kỳ bản sao nào được thực hiện. Người yêu cầu sẽ được phép sửa đổi yêu cầu để giảm các khoản phí áp dụng.

Phí dịch vụ tùy chỉnh

Một khoản phí dịch vụ tùy chỉnh có thể được áp dụng nếu Học khu ước tính rằng yêu cầu sẽ yêu cầu sử dụng chuyên môn về công nghệ thông tin để chuẩn bị tổng hợp dữ liệu hoặc cung cấp các dịch vụ truy cập điện tử tùy chỉnh khi các dịch vụ tổng hợp và truy cập tùy chỉnh đó không được Học khu sử dụng cho các Học khu khác mục đích. Phí dịch vụ tùy chỉnh có thể hoàn trả cho Học khu theo chi phí thực tế của việc cung cấp các dịch vụ trong đoạn này.

Học khu sẽ không đánh giá phí dịch vụ tùy chỉnh trừ khi đã thông báo cho người yêu cầu về phí dịch vụ tùy chỉnh sẽ được áp dụng cho yêu cầu, bao gồm giải thích lý do tại sao áp dụng phí dịch vụ tùy chỉnh, mô tả chuyên môn cụ thể và chi phí ước tính hợp lý của phí. Thông báo cũng sẽ cung cấp cho người yêu cầu cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình để tránh hoặc giảm chi phí dịch vụ tùy chỉnh.

Chi phí cho hồ sơ điện tử

Chi phí cung cấp hồ sơ điện tử như sau:

1. Mười xu mỗi trang đối với hồ sơ công cộng được quét thành định dạng điện tử hoặc sử dụng thiết bị của Học khu để quét hồ sơ;

2. Năm xu cho mỗi bốn tệp điện tử hoặc tệp đính kèm được tải lên email, dịch vụ lưu trữ dữ liệu dựa trên đám mây hoặc các phương tiện gửi điện tử khác;

3. Mười xu cho mỗi gigabyte để truyền hồ sơ công cộng ở định dạng điện tử hoặc để sử dụng thiết bị của Học khu để gửi hồ sơ dưới dạng điện tử; và

4. Chi phí thực tế của bất kỳ phương tiện hoặc thiết bị lưu trữ kỹ thuật số nào do Học khu cung cấp, chi phí thực tế của bất kỳ hộp đựng hoặc phong bì nào được sử dụng để gửi các bản sao qua đường bưu điện cho người yêu cầu và cước phí chuyển phát hoặc bưu phí thực tế.

Học khu sẽ thực hiện các bước hợp lý để cung cấp hồ sơ theo cách hiệu quả nhất hiện có cho Học khu trong các hoạt động bình thường của mình;

Ngoài ra, nếu Học khu xác định và chứng minh rằng các khoản phí được phép theo thủ tục này rõ ràng là bằng, hoặc hơn hai đô la, thay vào đó, Học khu có thể tính một khoản phí cố định là hai đô la để cung cấp hồ sơ. Nếu Học khu tính phí cố định cho lần đầu tiên, Học khu sẽ không tính thêm phí cố định hoặc phí trên mỗi trang cho bất kỳ lần trả góp nào tiếp theo.

Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định cũng có thể yêu cầu thanh toán phần còn lại của chi phí sao chép trước khi cung cấp tất cả các hồ sơ hoặc thanh toán chi phí sao chép một phần trước khi cung cấp phần đó.

Nếu được yêu cầu, Học khu sẽ cung cấp bản tóm tắt về các khoản phí áp dụng trước khi các khoản phí được áp dụng theo thủ tục này. Người yêu cầu sẽ được phép sửa đổi yêu cầu để giảm các khoản phí áp dụng.

Học khu sẽ không áp dụng phí sao chép đối với việc truy cập hoặc tải xuống các hồ sơ mà Học khu thường đăng trên trang web của mình trước khi nhận được yêu cầu, trừ khi người yêu cầu đã yêu cầu cụ thể rằng Học khu cung cấp bản sao của các hồ sơ đó thông qua các phương tiện khác.

NẠP TIỀN

Trước khi bắt đầu sao chép, Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định có thể yêu cầu đặt cọc lên đến mười phần trăm chi phí ước tính của việc sao chép tất cả các hồ sơ do người yêu cầu chọn, bao gồm cả phí dịch vụ tùy chỉnh theo quy định ở trên.

Từ bỏ

Cán bộ Hồ sơ Công cộng có thể từ bỏ bất kỳ khoản phí nào được đánh giá cho một yêu cầu. Thay mặt cho Học khu, Cán bộ Hồ sơ Công cộng cũng có thể ký kết bất kỳ hợp đồng, biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận nào khác với người yêu cầu cung cấp một thỏa thuận phí thay thế cho các khoản phí được ủy quyền trong Thủ tục này, hoặc để đáp ứng với một số lượng lớn hoặc thường xuyên xảy ra yêu cầu.

Xem xét nội bộ về việc từ chối hồ sơ công khai

Đơn Yêu cầu Xem xét Hành chính Nội bộ về việc Từ chối Quyền truy cập

Bất kỳ người nào phản đối việc từ chối ban đầu hoặc từ chối một phần yêu cầu hồ sơ có thể kiến ​​nghị bằng văn bản (bao gồm cả email) tới Cán bộ Hồ sơ Công cộng để được xem xét lại quyết định đó. Đơn thỉnh cầu sẽ bao gồm một bản sao hoặc xác định một cách hợp lý tuyên bố bằng văn bản của Cán bộ Hồ sơ Công cộng hoặc người được chỉ định từ chối yêu cầu.

Xem xét Đơn Yêu cầu Đánh giá

Cán bộ Hồ sơ Công cộng sẽ ngay lập tức xem xét đơn yêu cầu và sẽ xác nhận hoặc đảo ngược sự từ chối trong vòng hai ngày làm việc sau khi nhận được đơn yêu cầu, hoặc trong thời gian khác khi Học khu và người yêu cầu cùng đồng ý.

Báo cáo Chi phí Sản xuất Hồ sơ Công cộng

Học khu sẽ cung cấp thông tin quy định trong RCW Chương 40.14 cho Ủy ban Đánh giá và Đánh giá Lập pháp Chung theo yêu cầu của pháp luật.

Sửa đổi: Tháng 2022 năm XNUMX