6217 - Chuyển tiền điện tử

Chính sách hội đồng quản trị số 6217

CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ

Hoàn trả hàng hóa và dịch vụ: Thanh toán điện tử
Hội đồng cho phép sử dụng các giao dịch Chuyển tiền điện tử (EFT) hoặc Chuyển khoản tự động thanh toán bù trừ tự động (ACH) để thanh toán cho nhân viên hoặc nhà cung cấp.

Trước khi sử dụng các phương án thanh toán điện tử, giám đốc học khu hoặc người được chỉ định sẽ xác nhận với thủ quỹ quận rằng học khu có thể sử dụng thanh toán điện tử để mua hàng của nhà cung cấp. Học khu sẽ duy trì một tài khoản ngân hàng riêng biệt dành riêng cho các giao dịch EFT.

Học khu sẽ chuẩn bị các khoản thanh toán điện tử và ghi lại chúng theo định dạng tương tự như lệnh gửi cho ban giám đốc. Trước khi trình lên ban giám đốc, tất cả các khoản thanh toán điện tử sẽ được nhân viên kiểm toán của học khu xem xét theo quy trình thanh toán điện tử của học khu. Không thanh toán điện tử nào được thực hiện cho đến khi được đa số thành viên hội đồng chấp thuận.

Học khu sẽ phát triển và duy trì các thủ tục thanh toán điện tử để bảo vệ tài sản của học khu và giảm thiểu gian lận. Học khu sẽ đảm bảo rằng các thủ tục và thực hành của mình phù hợp với các hướng dẫn do Hiệp hội Thanh toán bù trừ Tự động Quốc gia (NACHA) công bố. Mọi yêu cầu từ ngân hàng của học khu hoặc thủ quỹ quận về việc nộp hoặc định dạng hồ sơ cũng phải được tuân theo.

Học khu sẽ thực hiện chính sách này theo các thủ tục kèm theo.

Tham khảo chéo:
Chính sách Hội đồng quản trị 6500 - Quản lý rủi ro

Tài liệu tham khảo pháp lý:
RCW 28A.330.080 Thanh toán yêu cầu bồi thường—Ký chứng quyền
RCW 28A.330.090 Ủy ban kiểm toán và chi tiêu
RCW 42.24.080 Các tập đoàn thành phố và các đơn vị chính trị — Khiếu nại vì mục đích hợp đồng — Kiểm toán và thanh toán — Biểu mẫu— Xác thực và chứng nhận
RCW 42.24.180 Khu Thuế — Cấp lệnh hoặc séc trước khi được cơ quan lập pháp phê duyệt — Các điều kiện

Thông qua: ngày 12 tháng 2023 năm XNUMX