1440 - Phút

CHÍNH SÁCH HỘI ĐỒNG SỐ 1440 

MINUTES

Thư ký của hội đồng quản trị giữ biên bản của tất cả các cuộc họp hội đồng quản trị. Các biên bản sẽ trở thành chính thức sau khi được thông qua tại cuộc họp dự kiến ​​thường xuyên tiếp theo của hội đồng quản trị và phải được lưu giữ như một hồ sơ vĩnh viễn của học khu. Biên bản phải đầy đủ và phải thể hiện:
A. Ngày, giờ và địa điểm họp;
B. Người chủ trì;
C. Các thành viên tham dự;
D. Các nội dung được thảo luận trong cuộc họp và kết quả của bất kỳ cuộc biểu quyết nào có thể đã diễn ra;
E. Hành động tạm dừng phiên họp điều hành với tuyên bố chung về mục đích;
F. Thời gian tạm hoãn; Và
G. Chữ ký của viên chức chủ trì và ngày biên bản được phê duyệt.

Khi các vấn đề được thảo luận có thể yêu cầu ghi chép chi tiết, hội đồng quản trị có thể chỉ đạo thư ký ghi lại cuộc thảo luận. Các bản ghi âm thanh hoặc video sẽ được duy trì trong tệp như sau:
A. Nếu bản ghi được chép nguyên văn (từng chữ) thì bản ghi phải được lưu giữ một (1) năm; hoặc
B. Nếu bản ghi chỉ dùng để tham khảo để lập biên bản thì bản ghi phải được lưu giữ sáu (6) năm.

Biên bản không chính thức sẽ được cung cấp cho các thành viên hội đồng quản trị trước cuộc họp dự kiến ​​thường xuyên tiếp theo của hội đồng quản trị và cũng sẽ có sẵn cho các công dân quan tâm khác. Biên bản không cần được đọc công khai, miễn là các thành viên có cơ hội xem lại chúng trước khi thông qua.

Một tệp biên bản thường trực của tất cả các cuộc họp hội đồng quản trị sẽ được lưu giữ trong văn phòng của thư ký hội đồng quản trị để sẵn sàng kiểm tra theo yêu cầu của bất kỳ công dân nào quan tâm. Trừ khi có quy định khác của pháp luật, biên bản vĩnh viễn sẽ không bị tiêu hủy cho đến khi được nhân viên của học khu thích hợp chấp thuận cho tiêu hủy. Biên bản vĩnh viễn nên được bảo quản theo cách bảo vệ chúng khỏi bị mất.

Tham chiếu chéo:
Chính sách của Hội đồng quản trị 6570 Quản lý dữ liệu và hồ sơ

Tài liệu tham khảo pháp lý:
RCW 28A.400.030 Nhiệm vụ của Giám đốc
RCW 42.30.035 Phút
RCW 40.14.070 Tiêu hủy, xử lý, tặng hồ sơ của chính quyền địa phương - Bảo quản vì lợi ích lịch sử - Nhiệm vụ của Ủy ban hồ sơ địa phương - Lịch trình lưu giữ hồ sơ - Hồ sơ được niêm phong

Thông qua: ngày 16 tháng 2002 năm XNUMX
Sửa đổi: ngày 18 tháng 2016 năm XNUMX
Sửa đổi: ngày 12 tháng 2023 năm XNUMX