6217 (P) - Transfert électronique de fonds

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 6217

TRANSFERT ÉLECTRONIQUE DE FONDS

Le district mettra en œuvre la politique de transfert électronique de fonds comme suit.

1. La procédure pour initier, approuver et enregistrer une transaction TEF est soumise aux mêmes politiques, procédures et contrôles qui régissent les décaissements effectués par tout autre mécanisme de paiement.
2. Les transactions EFT ne seront pas effectuées sans l'autorisation appropriée des parties concernées, conformément aux lois fédérales et étatiques et aux pratiques commerciales acceptées. Pour s'inscrire au TEF pour les paiements de factures ou pour modifier des informations de compte, les fournisseurs doivent soumettre un formulaire d'autorisation de dépôt automatique des paiements de fournisseur dûment rempli et joindre soit un chèque annulé ou une autre confirmation des informations de compte.

Avant de s'engager dans des transactions EFT, le district travaillera avec le trésorier du comté et/ou une institution de dépôt pour garantir que le logiciel financier du district peut créer des demandes de TEF d'une manière acceptable pour le trésorier du comté. Le district doit maintenir un compte bancaire auprès d'une institution financière qui est uniquement destiné au traitement des transactions EFT et ne doit pas avoir de solde autre que tout solde minimum requis pour la tenue du compte par l'institution financière.

La validation des nouvelles demandes EFT ou des modifications apportées aux enregistrements EFT existants nécessite de suivre les étapes suivantes.
1. Validation de toutes les nouvelles demandes EFT reçues.
un. Le district confirmera toutes les demandes de changement en contactant directement le demandeur en utilisant des informations connues et authentiques.
b. Lors de la confirmation des demandes de changement, le district confirmera la pratique existante.
c. Informations sur le formulaire avec le contact connu.
2. Une fois la demande confirmée, le service comptable du district configurera le fournisseur pour les paiements par TEF dans le système comptable du district.
3. La documentation de tous les enregistrements EFT nouveaux ou révisés doit être conservée pour examen par le personnel comptable du district et les auditeurs et conservée conformément aux règles de conservation des enregistrements.

Le district effectuera une action de notification préalable avant d'effectuer tout paiement aux fournisseurs. Cette action sera utilisée comme vérification finale des informations sur le compte bancaire.

Une fois qu'un vendeur est inscrit, le district continuera à payer le vendeur par le biais de transactions électroniques jusqu'à ce qu'il l'annule par écrit ou que le compte de dépôt ne soit plus actif. Si un paiement est rejeté par la banque du vendeur, le district émettra un chèque papier dans les deux semaines suivant la notification de la banque. Les contrôles papier se poursuivront jusqu'à la signature d'un nouvel accord d'autorisation.

Pour garantir que des contrôles adéquats sont en place, le district veillera à ce qui suit :
1. Les membres du personnel chargés de saisir les paiements électroniques ne doivent pas être les mêmes que ceux qui effectuent le virement électronique.
2. Les membres du personnel chargés de saisir les paiements électroniques ne devraient pas être les mêmes que ceux qui peuvent modifier les informations de compte pour les paiements électroniques.
3. Les membres du personnel qui gèrent les transactions et les déblocages ACH ne devraient pas être les mêmes que ceux qui rapprochent les comptes financiers contenant des transactions électroniques.
4. Si le district ne dispose pas de suffisamment de personnel pour séparer les tâches de cette manière, il doit veiller à ce que toute transaction soit examinée et approuvée par un membre du personnel autre que celui qui a saisi la transaction avant qu'elle ne soit validée.

Émis : décembre 2023