6213 (P) - Remboursement des frais de déplacement

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 6213

REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE

Les procédures de voyage suivantes doivent être utilisées par tous les membres du personnel pour toutes les demandes de voyage approuvées par le district.

A. Remplissez et soumettez le formulaire de demande d'approbation préalable de voyage requis au superviseur pour approbation et signature préalables. Une estimation de toutes les dépenses prévues doit être incluse.

B. Si le montant approuvé est différent de l'estimation totale, le montant approuvé doit être noté sur le formulaire et paraphé par le superviseur. Les superviseurs indiqueront le numéro de budget approprié à facturer pour la dépense.

C. Tous les préparatifs de voyage et les réservations d'hôtel (y compris les bons de commande) doivent être effectués au niveau du bâtiment/du département. Le tarif du gouvernement de l'État, du gouvernement fédéral ou de la conférence (selon le tarif le plus bas) doit être demandé pour l'hôtel. Lorsqu'aucun de ces tarifs ne s'applique, les hôtels proposant des tarifs raisonnables doivent être envisagés. Lors d'un séjour dans un hôtel de conférence, une brochure de conférence indiquant les hôtels de conférence ou d'autres documents doit être jointe à la demande de paiement ou de remboursement. Les bons de commande approuvés constituent une indication de l’autorisation de voyage. Si un bon de commande n'est pas inclus, une facture signée avec le numéro de budget doit être incluse.

D. Un bon de voyage dûment signé constitue une indication de l'approbation des dépenses du voyage.

E. À la fin du voyage, la personne qui effectue le voyage doit remplir un bon de déplacement du district. Le superviseur doit approuver et signer le bon, joindre le formulaire de demande de voyage approuvé, la brochure et/ou l'ordre du jour de la conférence, ainsi que les reçus supplémentaires, comme établi dans les directives de planification de voyage. Une fois que le justificatif de frais de voyage est entièrement rempli, envoyez-le au bureau d'affaires pour approbation finale du surintendant ou de sa personne désignée. Tout déplacement facturé à des programmes catégoriels, y compris l'éducation spécialisée, doit être envoyé au directeur du programme pour approbation.

Il est parfois important que des membres du personnel administratif ou autre représentent le district lors d'activités parrainées par le district et d'autres événements communautaires qui servent à soutenir la mission, le personnel ou les étudiants du district. Dans certains cas, ces événements nécessitent une admission, des frais ou d'autres dépenses pour participer. Les membres du personnel souhaitant assister à de tels événements doivent demander l'approbation préalable du surintendant ou de son représentant. S'il est approuvé, le membre du personnel sera remboursé des frais supportés par lui pour assister à l'activité approuvée. À la discrétion du surintendant, le district peut effectuer un paiement anticipé au nom du ou des membres du personnel présents.

Révisé : Février 2024