5285 (P) - Non-concordance des numéros de sécurité sociale

PROCÉDURE ADMINISTRATIVE N° 5285

INCOMPATIBILITÉ DES NUMÉROS DE SÉCURITÉ SOCIALE

La procédure suivante doit être utilisée pour mettre en œuvre la politique de la Commission en matière de notification et de correction d'éventuelles incohérences ou « non-concordances » entre le nom d'un employé et son numéro de sécurité sociale.

Lorsqu'une incompatibilité de numéro de sécurité sociale est découverte par le district, celui-ci en avisera par écrit l'employé. L'employé sera alors responsable de faire un suivi auprès de l'organisme gouvernemental approprié pour corriger le problème.

Premier avis/demande d'action corrective (voir exemple)

Lorsque le district prend connaissance d'un employé avec un numéro de sécurité sociale incompatible, l'employé sera informé de la non-concordance par une lettre du bureau d'affaires du district envoyée par courrier régulier et par courrier certifié.

Cette lettre fournira le nom et le numéro de sécurité sociale de l'employé tels qu'ils figurent dans les dossiers du district et demandera à l'employé de vérifier les informations. Si les informations ne sont pas correctes, l'employé est invité à fournir les informations correctes. Si les informations sur la lettre correspondent au nom et au numéro de sécurité sociale de la carte de sécurité sociale de l'employé, il est conseillé à l'employé de contacter un bureau local de sécurité sociale pour résoudre le problème et fournir au district toute modification.

Le district accordera à l'employé un minimum de quinze (15) jours civils à compter de la date de la lettre pour prendre des mesures correctives.

Deuxième avis/demande d'action corrective (voir exemple)

Si, après un minimum de quinze (15) jours calendaires à compter de la date du premier avis, l'employé n'a pas corrigé l'incompatibilité ou le problème de numéro de sécurité sociale identifié, une deuxième lettre sera envoyée à l'employé par courrier ordinaire et recommandé.

La deuxième lettre informera l'employé de l'importance de ce problème et demandera que des mesures correctives immédiates soient prises. Cette lettre fournira à nouveau le nom et le numéro de sécurité sociale de l'employé tels qu'ils figurent dans les dossiers du district et demandera à l'employé de vérifier les informations. Si les informations ne sont pas correctes, l'employé est à nouveau invité à fournir les informations correctes. Si les informations sur la lettre correspondent au nom et au numéro de sécurité sociale de la carte de sécurité sociale de l'employé, il est à nouveau conseillé à l'employé de contacter un bureau local de sécurité sociale pour résoudre le problème et fournir au district tout changement.

Le district accordera à l'employé un minimum de quinze (15) jours civils à compter de la date de la deuxième lettre pour prendre des mesures correctives.

Avis final/demande d'action corrective (voir exemple)

Si, après les deux tentatives écrites précédentes, l'employé n'a pas corrigé l'incompatibilité ou le problème identifié du numéro de sécurité sociale, une troisième lettre sera envoyée à l'employé par courrier ordinaire et par courrier certifié.

La troisième lettre informera à nouveau l'employé de la gravité du problème et de la nécessité d'une action corrective immédiate. Cette lettre indiquera également qu'elle représente le dernier avis à l'employé de la non-concordance ou du problème du numéro de sécurité sociale et que le défaut de répondre aux demandes répétées du district de prendre des mesures correctives et de fournir au district un nom et un numéro de sécurité sociale exacts pour le signalement fins constitue un motif valable de résiliation.

L'employé sera informé que le fait de ne pas fournir au District la documentation indiquant que le problème a été corrigé dans les trente (30) jours civils suivant la date de la lettre entraînera une recommandation de résiliation de son emploi avec le District. L'avis final informera l'employé de l'opportunité d'une réunion avant la résiliation avec le directeur du personnel du district, ainsi qu'un représentant de son choix, pour discuter plus avant de la question.

Le District encourage fortement les employés à ne pas attendre la réception de la troisième lettre pour remédier à une inadéquation.

                                                                                                                        Publié : mai 2008