1400 (P) – Déroulement des réunions, ordre des travaux et quorum

Procédure administrative n° 1400

CONDUITE DES RÉUNIONS, ORDRE DES TRAVAUX ET QUORUM

Le district doit annoncer toutes les réunions, y compris les sessions d'étude et les retraites, comme des réunions ouvertes au public. Si un conseil souhaite consacrer la totalité ou la majeure partie d'une réunion spéciale à une ou plusieurs questions à discuter en séance exécutive (Règlement 1410), la réunion spéciale doit être convoquée et suspendue en séance exécutive. L'objet de la séance exécutive doit être annoncé lors de la réunion et consigné dans le procès-verbal (par exemple, questions immobilières, litiges).

Toutes les réunions régulières doivent avoir lieu dans les limites du district. Des réunions spéciales peuvent être tenues à l'extérieur du district avec un préavis approprié de l'heure et du lieu.

Avis de réunion
Tous les avis publics des réunions du conseil doivent informer les personnes handicapées et les personnes qui peuvent avoir des difficultés à assister à une réunion du conseil en raison de problèmes tels que les limitations de mobilité qu'elles peuvent contacter le bureau du surintendant, afin que le district puisse organiser leur participation aux réunions du conseil. . Une réunion ordinaire ne nécessite pas d'avis public si elle se tient à l'heure et à l'endroit prévus par la politique du conseil. Si le conseil ne se réunit pas à son emplacement habituel, la réunion doit être traitée comme une réunion spéciale avec un avis approprié à la presse indiquant l'heure, le lieu et l'objet de la réunion.

Pour les réunions spéciales, un district est tenu d'informer les journaux et les stations de radio et de télévision qui ont déposé une demande pour une telle notification. Les districts doivent également fournir un avis écrit et une copie imprimée ou électronique de l'ordre du jour à chaque directeur d'école 24 heures avant la réunion.

Le district doit également afficher l'avis de réunion sur le site Web du district, à la porte des bureaux principaux du district et à la porte du lieu de la réunion s'il est différent des bureaux du district. Les avis de réunions ordinaires doivent être affichés sur le site Web du district au moins vingt-quatre (24) heures avant l'heure de début publiée de la réunion.

Lors d'une réunion spéciale, le conseil peut discuter de points qui ne figuraient pas à l'ordre du jour initial, mais le conseil ne peut pas prendre de décision finale sur des sujets qui n'étaient pas identifiés à l'ordre du jour initial.

Si le conseil doit discuter d'un point en session exécutive conformément à la politique 1410, le point à l'ordre du jour doit également figurer à l'ordre du jour si une décision finale doit être prise après la session exécutive.

Aucun avis de réunion n'est requis lorsque le conseil agit à titre d'organisme quasi judiciaire dans une affaire entre des parties nommées (par exemple, audience sur le congédiement, le non-renouvellement ou la discipline d'un employé, à moins que l'employé ne demande une réunion publique; audience concernant la suspension, l'expulsion , ou renvoi d'urgence d'un étudiant) ou dans le but de planifier ou d'adopter une stratégie ou des positions à prendre dans le cadre de négociations collectives, de griefs ou de procédures de médiation, ou d'examiner de telles propositions faites par une unité de négociation.

Pause et continuation de la réunion
Le conseil peut suspendre une réunion régulière, spéciale ou suspendue à une date future spécifique. Le district doit afficher un avis d'une telle suspension et continuation à ou près de la porte de la salle de réunion. La notification à la presse n'est pas requise.

Révisé : décembre 2023