6020 - Système des fonds et des comptes

POLITIQUE DU CONSEIL N° 6020

SYSTÈME DE FONDS ET DE COMPTES

Le district doit maintenir un système de fonds avec le trésorier du comté conformément à la loi de l'État et au manuel de comptabilité approuvé par le surintendant de l'instruction publique de l'État. Les fonds sont :

A. Fonds général

Le fonds est financé principalement par les impôts locaux, les fonds de soutien de l'État, les subventions fédérales et les recettes locales. Ces revenus servent spécifiquement au financement des opérations ordinaires et légalement autorisées du district pour tous les grades. Le fonds comprend des sommes qui ont été réservées dans le but de réaliser des activités spécifiques telles que le programme d'éducation de base, le programme pour les personnes handicapées, etc. Le fonds est géré conformément à des réglementations, restrictions et limitations particulières et constitue une entité fiscale et comptable indépendante.

B. Fonds pour les projets d'immobilisations

Le fonds contient le produit de la vente d'obligations, les fonds de contrepartie pour la construction d'écoles publiques, les transferts de l'allocation d'éducation de base du district, le produit des prélèvements spéciaux affectés à la construction, les revenus des investissements du fonds de projets d'immobilisations, le produit de la location ou du bail, et le produit de la vente d'un bien. Les dépenses autorisées résultant de la vente d'obligations, y compris les revenus d'intérêts de celles-ci, peuvent inclure l'acquisition de terrains ou de bâtiments existants, l'amélioration de bâtiments et/ou de terrains, la conception et la construction et/ou la rénovation de bâtiments, ou l'équipement initial, à condition que la proposition approuvée par le les électeurs autorisant la collecte de tels fonds comprennent ces articles. Les recettes provenant d'autres sources peuvent être utilisées pour des rénovations et des remplacements majeurs, y compris, mais sans s'y limiter, les toitures, les systèmes de chauffage et de ventilation, les revêtements de sol et les systèmes électriques ; rénovation des terrains de jeux et autres biens immobiliers du quartier ; et audits énergétiques et améliorations des immobilisations et des principaux équipements et mobilier. Tout résidu dans le fonds laissé exclusivement par un prélèvement excédentaire à des fins spécifiques doit être transféré au fonds général et les perceptions fiscales ultérieures doivent être créditées au fonds général par le trésorier du comté. Tout résidu de la vente d'obligations et les intérêts sur les placements doivent être transférés au fonds du service de la dette lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été levés.

C. Fonds du service de la dette

Le fonds est destiné au remboursement des obligations en circulation et au paiement des intérêts sur les obligations. Le fonds n'est pas un fonds de warrants. Le trésorier du comté au moyen de chèques du trésorier effectue des déboursements. Des dispositions doivent être prises chaque année pour prélever un montant suffisant pour couvrir les paiements annuels du principal et les paiements semestriels des intérêts. Le produit de la vente d'un immeuble peut être placé dans ce fonds ou dans le fonds des projets d'immobilisations, à l'exception du montant devant être dépensé pour les frais associés à la vente de cet immeuble.

D. Fonds du programme du corps étudiant associé

Le conseil est responsable de la protection et du contrôle des ressources financières du corps étudiant tout comme il l'est des autres fonds publics placés sous sa garde. Les ressources financières du fonds sont au profit des étudiants. La participation des élèves aux processus décisionnels liés à l'utilisation de ces fonds fait partie intégrante du corps étudiant associé, sauf que le conseil peut déléguer le pouvoir à un membre du personnel d'agir en tant que corps étudiant associé pour toute école qui ne contient aucun classe supérieure à la sixième année. Les fonds de l'ASB sont des fonds publics et ne peuvent être utilisés pour soutenir ou s'opposer à un candidat politique ou à une mesure électorale. Les fonds collectés par les étudiants par le biais d'organisations étudiantes reconnues doivent être déposés et décaissés sur le fonds géré par le trésorier du comté. Le fonds est soumis à des procédures de gestion et de comptabilité similaires à celles requises pour tous les autres fonds du district. Les constitutions de l'ASB doivent prévoir la participation des représentants de l'ASB aux décisions de budgétisation et de décaissement des fonds de l'ASB. Les fonds du corps étudiant privé non associé recueillis pour les bourses d'études, les échanges d'étudiants et à des fins caritatives seront détenus en fiducie par le district.

E. Fonds pour les véhicules de transport

Le fonds des véhicules de transport comprend le produit de la vente des véhicules de transport; crédit-bail, location ou utilisation occasionnelle d'autobus excédentaires; remboursement de l'amortissement pour les autobus appartenant au district ; le produit des prélèvements sur le fonds des véhicules de transport ; virements facultatifs du fonds général; et des fonds d'investissement provenant du fonds des véhicules de transport. Le fonds pour les véhicules de transport peut être utilisé pour acheter et/ou reconstruire des autobus sur une base contractuelle ou au comptant. Des sommes peuvent être transférées du fonds des véhicules de transport au fonds du service de la dette exclusivement pour le paiement de la dette et des intérêts encourus par le fonds des véhicules de transport. Un tel transfert ne constitue pas un transfert d'argent du fonds des véhicules de transport au sens du RCW 28A.160.130. 

Le district doit maintenir un système de comptes bancaires comme suit :

A. Un dépôt de district et/ou un compte bancaire de transmission,

B. Un compte bancaire d'avances du corps étudiant associé pour chaque école ayant un associé
organisation du corps étudiant approuvée par le conseil, et

C. Caisses d'avances en nombre suffisant pour répondre aux besoins des caisses d'avances des écoles et des divisions du district. La Régie peut autoriser l'établissement de tels comptes. La régie approuve chaque caisse d'avances. Un dépositaire sera nommé pour ces comptes qui sera indépendant des fonctions de traitement des factures, de signature des chèques, de comptabilité générale et d'encaissement. Si cette séparation des fonctions n'est pas réalisable, un autre collaborateur indépendant de ces fonctions sera chargé de revoir la gestion de chaque compte.

Le surintendant établit les procédures nécessaires au fonctionnement de ces fonds

Adopté par le Conseil : 16 juillet 2002

Révisé : 7 octobre 2003