6217 (P) - Transferência Eletrônica de Fundos

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 6217

TRANSFERÊNCIA ELETRÔNICA DE FUNDOS

O distrito implementará a Política de Transferência Eletrônica de Fundos da seguinte forma.

1. O procedimento para iniciar, aprovar e registrar uma transação de EFT está sujeito às mesmas políticas, procedimentos e controles que regem os desembolsos feitos por qualquer outro mecanismo de pagamento.
2. As transações de EFT não serão realizadas sem a devida autorização das partes afetadas, de acordo com os estatutos federais e estaduais e as práticas comerciais aceitas. Para se inscrever na EFT para pagamentos de faturas ou para alterar qualquer informação da conta, os fornecedores enviarão um formulário de Autorização para Depósito Automático de Pagamentos ao Fornecedor preenchido e anexarão um cheque anulado ou outra confirmação das informações da conta.

Antes de se envolver em transações de EFT, o Distrito trabalhará com o Tesoureiro do Condado e/ou uma instituição depositária para garantir que o software financeiro do distrito possa criar solicitações de EFT de uma maneira aceitável para o Tesoureiro do Condado. O distrito deverá manter uma conta bancária em uma instituição financeira destinada exclusivamente à movimentação de transações de EFT e não deverá ter saldo além de qualquer saldo mínimo exigido para manutenção da conta pela instituição financeira.

A validação de novas solicitações de EFT ou alterações em registros de EFT existentes exige a execução das seguintes etapas.
1. Validação de todos os novos pedidos de TEF recebidos.
a. O distrito confirmará todas as solicitações de mudança entrando em contato diretamente com o solicitante usando informações genuínas e conhecidas.
b. Ao confirmar os pedidos de mudança, o distrito confirmará a prática existente.
c. Informações no formulário com o contato conhecido.
2. Assim que a solicitação for confirmada, o departamento de contabilidade do distrito configurará o fornecedor para pagamentos por EFT no sistema de contabilidade do distrito.
3. A documentação de todos os registros de EFT novos ou revisados ​​será mantida para revisão pela equipe de contabilidade do distrito e pelos auditores e mantida de acordo com as regras de retenção de registros.

O distrito concluirá uma ação de pré-notificação antes de efetuar qualquer pagamento aos fornecedores. Esta ação será utilizada como verificação final das informações da conta bancária.

Depois que um fornecedor for inscrito, o distrito continuará a pagar ao fornecedor por meio de transações eletrônicas até que seja rescindido por escrito pelo fornecedor ou até que a conta de depósito não esteja mais ativa. Se um pagamento for rejeitado pelo banco do fornecedor, o distrito emitirá um cheque em papel dentro de duas semanas após a notificação do banco. As verificações em papel continuarão até que um novo acordo de autorização seja assinado.

Para garantir que existem controles adequados, o distrito garantirá o seguinte:
1. Os funcionários responsáveis ​​pela entrada de pagamentos eletrônicos não devem ser os mesmos funcionários que liberam a transferência eletrônica.
2. Os funcionários responsáveis ​​pela introdução de pagamentos eletrónicos não devem ser os mesmos que podem alterar as informações da conta para pagamentos eletrónicos.
3. Os funcionários que lidam com transações e liberações de ACH não devem ser os mesmos funcionários que reconciliam contas financeiras que contêm transações eletrônicas.
4. Se o distrito não tiver pessoal suficiente para segregar funções dessa maneira, deverá garantir que quaisquer transações sejam analisadas e aprovadas por um funcionário diferente daquele que realizou a transação antes de ela ser divulgada.

Emitido: dezembro de 2023