6213 (P) - Reembolso de Despesas de Viagem

PROCESSO ADMINISTRATIVO Nº 6213

REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM

Os procedimentos de viagem a seguir devem ser utilizados por todos os funcionários em todas as solicitações de viagem aprovadas pelo distrito.

A. Preencha e envie o formulário de solicitação de aprovação antecipada de viagem ao supervisor para aprovação prévia e assinatura. Uma estimativa de todas as despesas previstas deve ser incluída.

B. Se o valor em dólares aprovado for diferente da estimativa total, o valor aprovado deverá ser anotado no formulário e rubricado pelo supervisor. Os supervisores indicarão o número do orçamento apropriado a ser cobrado pela despesa.

C. Todos os preparativos de viagem e reservas de hotel (incluindo pedidos de compra) devem ser concluídos no nível do edifício/departamento. A tarifa do governo estadual, do governo federal ou de conferência (a que for mais baixa) deverá ser solicitada para o hotel. Quando nenhuma destas tarifas se aplica, devem ser considerados hotéis com tarifas razoáveis. Ao se hospedar em um hotel de conferência, um folheto da conferência indicando os hotéis da conferência ou outra documentação deverá ser anexado à solicitação de pagamento ou reembolso. Os pedidos de compra aprovados são uma indicação de autorização de viagem. Se um pedido de compra não estiver incluído, uma fatura assinada com o número do orçamento deverá ser incluída.

D. Um voucher de viagem devidamente assinado é uma indicação da aprovação das despesas da viagem.

E. Após a conclusão da viagem, a pessoa que fizer a viagem deverá preencher um comprovante distrital de despesas de viagem. O supervisor deverá aprovar e assinar o voucher, anexar o formulário de solicitação de viagem aprovada, folheto e/ou agenda da conferência e recibos adicionais conforme estabelecido nas diretrizes de planejamento de viagem. Assim que o comprovante de despesas de viagem estiver totalmente preenchido, encaminhe ao escritório comercial para aprovação final do Superintendente ou pessoa designada. Qualquer viagem faturada para programas categóricos, incluindo educação especial, deverá ser enviada ao diretor do programa para aprovação.

Às vezes é importante que os membros administrativos ou outros funcionários representem o distrito em atividades patrocinadas pelo distrito e outros eventos comunitários que servem para apoiar a missão, funcionários ou estudantes do distrito. Em alguns casos, esses eventos exigem admissão, taxas ou outras despesas para participação. Os funcionários que desejarem participar de tais eventos deverão solicitar a aprovação prévia do superintendente ou pessoa designada. Se aprovado, o funcionário será reembolsado pelos custos por ele suportados para participar da atividade aprovada. A critério do superintendente, o distrito poderá fazer um pagamento adiantado em nome da presença do(s) funcionário(s).

Revisado: fevereiro de 2024