6570 - Gerenciamento de Dados e Registros

POLÍTICA DO CONSELHO Nº 6570

GESTÃO DE DADOS E REGISTROS 

Gestão de dados

O superintendente está autorizado a celebrar um contrato com a Washington School Information Processing Cooperative para adquirir serviços de processamento de dados. A fim de salvaguardar a integridade dos registros estudantis e fiscais, o superintendente desenvolverá procedimentos para implementar controles internos relativos ao acesso e monitoramento dos registros eletrônicos.

Gerenciamento e retenção de registros

O distrito reconhece a importância dos registros públicos como registro dos atos do distrito e repositório de tais informações. O público tem o direito legal de inspecionar e obter cópias de tais registros com certas exceções. Os registros públicos do distrito devem significar qualquer conta, comprovante ou contrato que trate do recebimento ou desembolso de fundos; com aquisição, uso ou alienação de serviços ou de insumos, materiais, equipamentos ou outros bens; ou com quaisquer atas, ordens ou decisões que fixem direitos, privilégios, imunidades, deveres ou obrigações pessoais ou patrimoniais de qualquer pessoa ou grupo.
O superintendente deve desenvolver procedimentos para implementar esta política que devem estar em conformidade com a lei; exigir, no mínimo, a guarda permanente das atas do conselho, relatórios anuais de auditoria e registros permanentes dos alunos; e exigir a retenção de todos os registros fiscais necessários para auditorias. O superintendente designará um funcionário para servir como oficial de registros distritais.

Os registros podem ser destruídos quando autorizados pelo Secretário de Estado Geral

Cronograma de Retenção de Registros e Manual de Gerenciamento de Registros.

Registros de propriedade

Registros de propriedade e registros de inventário devem ser mantidos em todos os terrenos, edifícios e bens pessoais sob o controle do distrito.

O superintendente deve desenvolver um sistema de inventário para bens e equipamentos.

Para os fins desta política, "equipamento" significa uma unidade de mobiliário ou mobília, um instrumento, uma máquina, um aparelho ou um conjunto de artigos que mantém sua forma e aparência com o uso, não é dispensável e não perde sua identidade quando incorporados a uma unidade mais complexa.

Adotado pelo Conselho: 16 de julho de 2002
Revisado: 7 de outubro de 2003
Revisado: 16 de abril de 2013