Agendamento de Instalações

Impressão, E-mail

Uso da comunidade

As instalações das Escolas Públicas de Walla Walla estão disponíveis para fins comunitários, desde que tal uso não interfira nos programas educacionais ou distritais. As instalações distritais são fornecidas principalmente para a educação dos alunos e esse uso sempre terá a primeira prioridade.

O Distrito Escolar Público de Walla Walla agradece o uso de suas instalações por membros da comunidade vizinha para todos os tipos de atividades. As atividades devem ser consistentes com os melhores interesses do distrito e não interferir na condução regular dos programas educacionais.

Para eventos de uso não escolar/comunitário, o processo começa com um documento Contrato de Uso da Instalação (FUA) e Detalhe do Cronograma e Regras para o Formulário de Uso das Instalações (SD). A inscrição deve ser enviada pelo menos 3 semanas antes do primeiro dia do(s) seu(s) evento(s) programado(s). o Coordenadora de Eventos pode dar-lhe datas que se estima estarem disponíveis e fornecer-lhe formulários. Além disso, alguns eventos podem exigir Procedimentos e Taxas de Uso das Instalações.

Todas as organizações não distritais deverão preencher uma nova FUA todos os anos a partir de 1º de agosto. Portanto, nenhum pedido para o próximo ano letivo será aceito antes de 1º de agosto. Depois disso, o uso das instalações do distrito será por ordem de chegada.

OBSERVAÇÃO: as equipes da AAU 2013-2014 serão TODAS obrigadas a trazer um Preenchimento do Formulário de Treinamento de Concussão e Lesão na Cabeça e comprovante de seguro. Se você optar por se afiliar ao YMCA AAU Club, precisará fornecer esses formulários ao YMCA e eles emitirão uma carta que você poderá trazer quando enviar sua FUA e Detalhes do cronograma.

P procedimentos relativos ao uso do ginásio

Academias e quartos disponíveis para uso são sempre valiosos para nossa comunidade. É importante que, se você não precisar de uma sala que agendou, entre em contato com o Coordenador de Eventos o mais rápido possível.

A Lei do Estado de Washington exige que todos os eventos atléticos tenham lido Gerenciamento de concussão para escolas e há uma assinatura Declaração de conformidade em seu arquivo com sua FUA, Detalhes de programação e Informações de seguro.

Por favor, leia os detalhes sobre cancelamentos na Seção 2 da FUA. Regras de agendamento específicas para o prédio da Administração: Você só pode agendar até 4 meses por solicitação, com cada solicitação chegando não antes de 1-2 meses antes do primeiro dia do(s) seu(s) evento(s) agendado(s). O edifício da Administração tem potencialmente 3 quartos disponíveis para uso comunitário à noite e dois quartos durante o dia. Novamente, o uso do distrito sempre terá prioridade e seu evento pode ser retirado das salas devido a negócios do distrito a qualquer momento. Você será contatado sobre sua mudança de horário ou cancelamento por e-mail.

Após receber sua solicitação, o processo de aprovação do(s) site(s) começará e você receberá um e-mail sobre o status de sua solicitação.

Quando você receber um e-mail informando que seu evento agendado foi ATIVADO, esta é sua aprovação final e o site está reservado para você.

Agendar um quarto e não aparecer para usá-lo, chegar cedo ou sair tarde, usar indevidamente o equipamento do distrito ou deixar as instalações em más condições são motivos para o distrito proibir seu grupo de qualquer uso futuro das instalações do distrito.

Faça cópias da página de regras, bem como do seu e-mail final de ativação e/ou do relatório detalhado de programação assinado e aprovado para verificação da aprovação para usar as instalações do distrito e tê-los com você durante o evento; estes servirão como prova para a segurança do edifício e/ou guardiões de que você está autorizado a usar as instalações durante os horários especificados.

Entre em contato com a Coordenadora de Eventos da WWPS, Cindy Cutlip, em ccutlip@wwps.org ou ligue para 527-3017 das 8h às 3h. O e-mail é o método de comunicação preferido pelo Coordenador de Eventos.

Uso do distrito

Usando o agendador FS Direct, o Facilities Support processou mais de 1000 eventos por mês! Esse número continua a crescer, mas o distrito tem as ferramentas para ser bem-sucedido no processamento de sua solicitação em tempo hábil.

Para eventos distritais, o processo começa com uma Solicitação de agendamento de instalação. (Por favor, leia como abaixo.) Uma solicitação para uso do distrito deve ser enviada pelo menos duas semanas antes do evento.

Como agendar uma solicitação de instalação

- Inscreva-se online. Você será solicitado a fornecer seu endereço de e-mail completo do distrito. Duas vezes se você for novo no sistema para verificar seu endereço de e-mail. Certificando-se de estar na aba de solicitação de agendamento: No formulário, preencha as informações solicitadas. Observe que os campos marcados com caixas de seleção vermelhas são obrigatórios - todos os outros campos são opcionais e dependerão do evento.

Etapa 2: escolha um tipo de agendamento. Observe que, para a maioria das solicitações, NORMAL SCHEDULE é o melhor tipo de agendamento.

Por favor, envie solicitações separadas para eventos separados, pois isso torna muito mais fácil lidar com conflitos dentro de horários. Tenha cuidado! Certifique-se de ter solicitado AM ou PM corretamente em seu horário.

(NÃO USE A CAIXA "SPANS OVER" - DEIXE EM 1 DIA)

Passo 3: Agora que você tem seu site, datas e horários escolhidos, clique no botão botão. É muito mais provável que sua solicitação seja aprovada rapidamente se você já verificou se há eventos conflitantes.

Passo 4: Quando perguntado sobre qual organização, por favor, escolha "Escolas Públicas de Walla Walla". Todas as outras organizações devem preencher um documento Contrato de Uso das Instalações, obtido de Cindy Cutlip, a Coordenadora de Eventos do distrito.

Etapa 5: preencha seus números de telefone e endereço de e-mail nos slots de informações de contato. Todas as notificações são feitas por e-mail, portanto, o e-mail do distrito é necessário. Os eventos distritais da WWPS não precisam de documento #'s, faturamento ou seguro.

Passo 6: Escolha tornar seu evento "Visível" no calendário público, desta forma você poderá ver sua solicitação no calendário - e todos os outros também!

Passo 7: Após completar a Solicitação de Instalação, será solicitada uma “senha”. Sua senha é: "eventsup".

Passo 8: O último passo é clicar no botão "SALVAR", suas informações solicitadas serão salvas no sistema e você será notificado via e-mail que sua solicitação foi recebida. Este e-mail fornecerá uma cópia das informações solicitadas. Isso NÃO deve ser considerado como aprovação final para usar o site.

Passo 9: À medida que o pedido passar pelo processo de aprovações, você será notificado de cada pessoa que aprova o pedido, até a ativação final do site. A ativação é a aprovação final e representa a confirmação de que você reservou o site.

Observação: para eventos após o expediente, você pode ser solicitado a fornecer uma prova de aprovação para uso. Faça cópias de sua solicitação e do e-mail final de ativação para verificação de uso das instalações do distrito e leve-as com você durante o evento.

Perguntas: Entre em contato com a Coordenadora de Eventos da WWPS, Cindy Cutlip, em ccutlip@wwps.org ou ligue para 527-3017 das 8h às 3h.