6217 (P) - Trasferimento elettronico di fondi

PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 6217

TRASFERIMENTO DI FONDI ELETTRONICO

Il distretto implementerà la politica di trasferimento elettronico dei fondi come segue.

1. La procedura per avviare, approvare e registrare una transazione EFT è soggetta alle stesse politiche, procedure e controlli che regolano gli esborsi effettuati tramite qualsiasi altro meccanismo di pagamento.
2. Le transazioni EFT non verranno effettuate senza la dovuta autorizzazione delle parti interessate in conformità con gli statuti federali e statali e le pratiche commerciali accettate. Per iscriversi a EFT per il pagamento delle fatture o per modificare le informazioni sull'account, i fornitori invieranno un modulo di autorizzazione per il deposito automatico dei pagamenti dei fornitori compilato e allegheranno un assegno stornato o altra conferma delle informazioni sull'account.

Prima di impegnarsi in transazioni EFT, il distretto collaborerà con il tesoriere della contea e/o un istituto di deposito per garantire che il software finanziario del distretto possa creare richieste EFT in un modo accettabile per il tesoriere della contea. Il distretto dovrà mantenere un conto bancario presso un istituto finanziario esclusivamente per la gestione delle transazioni EFT e non dovrà avere un saldo diverso dal saldo minimo richiesto per la tenuta del conto da parte dell'istituto finanziario.

La convalida di nuove richieste EFT o le modifiche ai record EFT esistenti richiedono l'esecuzione dei seguenti passaggi.
1. Convalida di tutte le nuove richieste EFT ricevute.
UN. Il distretto confermerà tutte le richieste di modifica contattando direttamente il richiedente utilizzando informazioni conosciute e autentiche.
B. Nel confermare le richieste di modifica, il distretto confermerà la pratica esistente.
C. Informazioni sul modulo con il contatto noto.
2. Una volta confermata la richiesta, il dipartimento contabilità del distretto imposterà il fornitore per i pagamenti EFT nel sistema contabile del distretto.
3. La documentazione di tutti i registri EFT nuovi o revisionati dovrà essere conservata per la revisione da parte del personale contabile del distretto e dei revisori dei conti e conservata in conformità con le regole di conservazione dei registri.

Il distretto completerà un'azione di pre-notifica prima di effettuare qualsiasi pagamento ai fornitori. Questa azione verrà utilizzata come verifica finale delle informazioni sul conto bancario.

Una volta iscritto un venditore, il distretto continuerà a pagarlo tramite transazioni elettroniche finché non verrà revocato per iscritto da parte del venditore o il conto di deposito non sarà più attivo. Se un pagamento viene rifiutato dalla banca del venditore, il distretto emetterà un assegno cartaceo entro due settimane dalla notifica da parte della banca. I controlli cartacei proseguiranno fino alla firma di un nuovo accordo di autorizzazione.

Per garantire che siano effettuati controlli adeguati, il distretto garantirà quanto segue:
1. I membri del personale responsabili dell'immissione dei pagamenti elettronici non dovrebbero essere gli stessi membri del personale che rilasciano il bonifico bancario.
2. I membri del personale responsabili dell'immissione dei pagamenti elettronici non dovrebbero essere gli stessi membri del personale che possono modificare le informazioni sul conto per i pagamenti elettronici.
3. I membri del personale che gestiscono le transazioni e i rilasci ACH non dovrebbero essere gli stessi membri del personale che riconciliano i conti finanziari che contengono transazioni elettroniche.
4. Se il distretto non dispone di personale sufficiente per separare i compiti in questo modo, deve garantire che tutte le transazioni siano esaminate e approvate da un membro del personale diverso da quello che ha inserito la transazione prima del suo rilascio.

Rilasciato: dicembre 2023