6101 (P) - Cassa federale e gestione finanziaria

PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 6101

GESTIONE FINANZIARIA E FINANZIARIA FEDERALE

Il distretto può prelevare fondi federali utilizzando un metodo di rimborso o pagamento anticipato.

Metodo di rimborso del pagamento

Per i rimborsi dei fondi federali, il distretto:

1. Monitorare l'attività fiscale (pagamenti e rimborsi) nell'ambito di ciascuna sovvenzione su base continua e richiedere il rimborso tempestivo solo per le spese che sono già state erogate e soddisfano tutti i requisiti di aggiudicazione applicabili.
2. Conservare la documentazione di origine/registri contabili che si conciliano con la richiesta di rimborso a un livello adeguato per stabilire che i fondi non sono stati utilizzati in violazione di eventuali restrizioni o divieti di legge applicabili.
3. Se il distretto trasferisce spese precedentemente addebitate a un premio federale per il quale è stato chiesto il rimborso a una fonte di fondi non federali, il distretto calcolerà gli interessi guadagnati sui fondi federali in base all'eventuale presentazione - fare riferimento alla sezione Interessi guadagnati di seguito.

Metodo di pagamento anticipato

Per gli anticipi di fondi federali, il distretto:

1. Monitorare l'attività fiscale (prelievi e pagamenti) nell'ambito di ciascuna sovvenzione su base continua e mantenere la documentazione di origine/le registrazioni contabili a un livello adeguato per stabilire che i fondi non siano stati utilizzati in violazione di eventuali restrizioni o divieti di legge applicabili.
2. Nella misura disponibile, erogare i fondi disponibili da entrate del programma, sconti, rimborsi, accordi contrattuali, recuperi di audit e interessi guadagnati su tali fondi prima di richiedere ulteriori pagamenti in contanti.
3. Pianificare il flusso di cassa nel progetto di sovvenzione durante il periodo di budget e rivedere il fabbisogno di cassa del progetto prima di ogni prelievo.
4. Prelevare solo l'importo dei fondi necessari per soddisfare le esigenze immediate del programma/progetto (compresa la quota proporzionale di eventuali costi indiretti consentiti) e ridurre al minimo il tempo tra la ricezione e l'erogazione di tali fondi.
5. Pagare i fondi federali per le spese che soddisfano tutti i requisiti di sovvenzione applicabili non appena possibile dal punto di vista amministrativo (una regola pratica non è più di tre giorni lavorativi dopo aver ricevuto i fondi).
6. Depositare gli anticipi sui conti assicurati quando possibile. A meno che non si applichino le condizioni elencate nel CFR Titolo 2 Parte 200 Sottoparte D §200.305(b)(8), il distretto manterrà i pagamenti anticipati in conti fruttiferi.
7. Rimetti gli interessi guadagnati oltre $ 500 all'anno: fai riferimento alla sezione Interessi guadagnati di seguito.

Interessi attivi

1. Il distretto tratterrà gli interessi guadagnati fino a $ 500 all'anno per le spese amministrative.
2. Eventuali interessi aggiuntivi guadagnati su tali fondi saranno rimessi annualmente al sistema di gestione dei pagamenti (PMS) del Dipartimento della salute e dei servizi umani (HHS) tramite un supporto elettronico o tramite assegno al Centro di supporto del programma HHS. Il distretto farà riferimento all'agenzia federale o pass-through per le informazioni pertinenti sulla rimessa.