4040 (P) - Accesso del pubblico ai registri distrettuali

PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 4040

ACCESSO DEL PUBBLICO AI DOCUMENTI DISTRETTUALI

Scopo delle presenti Procedure e Principi Generali

Queste procedure sono state stabilite dal Sovrintendente e pubblicate ai sensi della Direttiva del Consiglio 4040 e RCW 42.56.040 per spiegare il processo di accesso del pubblico ai registri del distretto scolastico e per fornire indicazioni su come il Distretto risponderà a tali richieste.

I registri dei distretti scolastici relativi alla conduzione delle operazioni e delle funzioni del Distretto che sono stati preparati, posseduti, utilizzati o conservati dal Distretto in qualsiasi formato sono, infatti, registri pubblici ai quali il pubblico può richiedere l'accesso coerentemente con questo procedura.

Durante l'elaborazione di tali richieste, il Distretto fornirà la più completa assistenza al richiedente e fornirà una risposta nel modo più tempestivo possibile.

Funzionario distrettuale dei registri pubblici

Ufficiale dei registri pubblici

Per una risposta più tempestiva ed efficiente, le richieste di documentazione del distretto scolastico devono essere indirizzate per iscritto all'ufficiale dei registri pubblici elencato di seguito, le cui responsabilità includono fungere da punto di contatto per i membri del pubblico in questo processo e supervisionare il rispetto da parte del distretto del Washington Public Records Act, capitolo 42.56 RCW e politica 4040.

L'attuale funzionario dei registri pubblici del distretto può essere contattato presso l'edificio amministrativo centrale del distretto come segue:

Dott. Mindy Meyer, Direttore delle Risorse Umane

364 S. Park Street, Walla Walla, WA 99362

Telefono: 509-527-3000

Fax: 509-529-7713

E-mail: hr@wwps.org

Le informazioni relative al contatto con l'ufficiale dei registri pubblici sono disponibili anche sul sito Web del distretto all'indirizzo wwps.org.

Formazione per funzionari di registri pubblici

Coerentemente con la legge statale, il funzionario dei registri pubblici deve completare i corsi di formazione relativi al Washington Public Records Act e alla conservazione dei registri pubblici entro e non oltre novanta (90) giorni dopo aver assunto le responsabilità del funzionario dei registri pubblici. Dopo la formazione iniziale, il funzionario dei registri pubblici deve completare la formazione di aggiornamento a intervalli non superiori a quattro anni fintanto che rimane il funzionario dei registri pubblici del distretto. La formazione deve affrontare questioni particolari relative alla conservazione, produzione e divulgazione di documenti elettronici, compreso l'aggiornamento e il miglioramento dei servizi di informazione tecnologica.

Disponibilità di registri pubblici

Orario di ispezione

I registri pubblici sono disponibili per l'ispezione e la copia durante il normale orario lavorativo del distretto, dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 5:00, durante l'anno scolastico, e dalle 8:00 alle 4:00, nei giorni in cui la scuola è non in sessione, escluse le festività legali. I documenti devono essere visionati presso gli uffici del Distretto.

Organizzazione dei record

Il Distretto conserverà i propri registri in modo ragionevole e organizzato e intraprenderà azioni ragionevoli per proteggere i registri da danni e disorganizzazione. Un richiedente non può prelevare i documenti distrettuali dagli uffici distrettuali senza il permesso del funzionario dei registri pubblici o di un designato. Durante l'ispezione dei documenti, in genere sarà presente un dipendente distrettuale per proteggere i documenti da danni o disorganizzazione.

Il Distretto conserverà anche un registro delle richieste di registri pubblici che sono state presentate ed elaborate dal Distretto. Questo registro deve includere, ma non essere limitato a, le seguenti informazioni per ciascuna richiesta: l'identità del richiedente, se fornita, la data di ricezione della richiesta, il testo della richiesta originale, una descrizione dei record prodotti in risposta alla richiesta, una descrizione degli atti omessi o trattenuti e le relative motivazioni, nonché la data della definitiva disposizione della richiesta. 

Informazioni in linea

Una serie di documenti e informazioni sono disponibili sul sito Web del distretto all'indirizzo wwps.org. I richiedenti sono incoraggiati a visualizzare i documenti disponibili sul sito Web prima di inviare una richiesta di record.

Fare una richiesta di registri pubblici

Richiesta all'ufficiale di stato civile

Qualsiasi persona che desideri ispezionare o copiare i registri pubblici del Distretto dovrà presentare la richiesta di persona durante il normale orario d'ufficio del Distretto, o per iscritto tramite lettera, fax o e-mail indirizzata all'ufficiale dei registri pubblici e includendo le seguenti informazioni:

· Nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email del richiedente;

· Identificazione dei registri pubblici adeguati per l'ufficiale dei registri pubblici o designato per individuare i registri; e

· La data di presentazione della richiesta al Distretto.

Il Distretto raccomanda di utilizzare il suo Modulo di richiesta di documenti pubblici quando invia una richiesta di documenti. Questo modulo è disponibile per l'uso da parte dei richiedenti presso l'ufficio centrale del distretto e online su wwps.org.

Record identificabili

Una richiesta ai sensi del Washington Public Records Act, capitolo 42.56 RCW e della politica distrettuale 4040 deve cercare un record identificabile identificabile. Una richiesta per tutti o sostanzialmente tutti i documenti preparati, posseduti, utilizzati o conservati dal Distretto non è una richiesta valida per documenti identificabili. Anche le richieste generali di informazioni dal Distretto che non cercano documenti identificabili non sono coperte dalla Politica 4040. Una richiesta per tutti i documenti che trattano un argomento particolare o che contengono una parola chiave o un nome particolare non sarà considerata una richiesta per tutti i documenti del Distretto.

Richiesta di registrazioni elettroniche

La procedura per la richiesta di registri pubblici elettronici è la stessa che per la richiesta di registri pubblici cartacei. Tuttavia, per assistere il Distretto nel rispondere a una richiesta di documenti elettronici, il richiedente dovrebbe fornire termini di ricerca specifici che consentiranno al funzionario o al responsabile dei registri pubblici di individuare e assemblare documenti identificabili che rispondono alla richiesta.

Creazione di nuovi record

Il Distretto non è obbligato per legge a creare un nuovo record per soddisfare una richiesta di record di informazioni. Il Distretto può scegliere di creare un record a seconda della natura della richiesta e della comodità di fornire le informazioni in un nuovo documento, ad esempio quando vengono richiesti dati da più sedi e possono essere più facilmente combinati in un unico nuovo record.

Copie dei record

Se il richiedente desidera che le copie dei registri vengano fatte invece di ispezionarle, deve chiarirlo nella richiesta e prendere accordi per pagare le copie dei registri o un deposito.

Richieste non scritte

Il funzionario dei registri pubblici o un delegato può accettare richieste informali di registri pubblici per telefono o di persona. Per evitare qualsiasi confusione o incomprensione, tuttavia, i richiedenti dovrebbero essere consapevoli che una richiesta ridotta alla scrittura è sempre il metodo preferito. Se il Public Records Officer o un designato riceve una richiesta per telefono o di persona, il Public Records Officer confermerà per iscritto la propria comprensione della richiesta con il richiedente.

Elaborazione delle richieste di registri pubblici

Ordine di elaborazione delle richieste

Il Distretto generalmente elaborerà le richieste nell'ordine ricevuto. Tuttavia, le richieste possono anche essere elaborate fuori ordine se ciò consente di elaborare la maggior parte delle richieste nel modo più efficiente.

Revisione centrale

Le richieste di documenti non presentate all'ufficiale dei registri pubblici del distretto verranno inoltrate dagli amministratori a livello di edificio, dagli amministratori del programma o da altro personale che riceve la richiesta all'ufficiale dei registri pubblici per l'elaborazione.

Risposta di cinque giorni

Entro cinque (5) giorni lavorativi dal ricevimento di una richiesta, il Public Records Officer eseguirà una o più delle seguenti operazioni:

1. Fornire copie della/e documentazione/i richiesta/i o rendere disponibile la registrazione per l'ispezione o, in alternativa, fornire un indirizzo Internet e un collegamento al sito web del Distretto dove è possibile accedere alla specifica registrazione (a condizione che il richiedente non abbia notificato il Distretto che non può accedere ai record tramite Internet); o

2. Riconoscere che il Distretto ha ricevuto la richiesta e fornire una stima ragionevole del tempo necessario per rispondere in modo completo; o

3. Riconoscere che il Distretto ha ricevuto la richiesta e chiedere al richiedente di fornire chiarimenti per una richiesta non chiara, fornendo al contempo una stima ragionevole del tempo che il Distretto richiederà per rispondere alla richiesta se è non chiarito; o

4. Rifiutare la richiesta (sebbene nessuna richiesta sarà respinta unicamente sulla base del fatto che la richiesta è eccessiva).

Se il richiedente non risponde alla richiesta di chiarimento del Distretto entro 30 giorni e l'intera richiesta non è chiara, il Distretto può archiviare la richiesta e non rispondere ulteriormente. Se il richiedente non risponde alla richiesta di chiarimento del Distretto entro 30 giorni e parte della richiesta non è chiara, il Distretto risponderà alla parte della richiesta che è chiara e può chiudere il resto della richiesta. In circostanze insolite, il Distretto può anche chiedere un'ordinanza del tribunale che inibisca la divulgazione ai sensi di legge.

Il Distretto può rifiutare una richiesta di bot che sia una delle molteplici richieste del richiedente entro un periodo di ventiquattro ore se il Distretto stabilisce che rispondere alle richieste multiple di bot causerebbe un'interferenza eccessiva con le altre funzioni essenziali del Distretto. Il Distretto può ritenere una richiesta una richiesta bot quando il Distretto ritiene ragionevolmente che la richiesta sia stata generata automaticamente da un programma o uno script per computer.

Se il Distretto non risponde per iscritto entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta di divulgazione, il richiedente deve contattare il Public Records Officer per determinare il motivo della mancata risposta.

Scopo della richiesta

Il Distretto può indagare sullo scopo per il quale è richiesta una registrazione e può utilizzare la risposta per aiutare a raccogliere documenti responsivi e determinare se il pubblico ha un legittimo interesse ad ottenere le informazioni. Tuttavia, un richiedente non è tenuto a fornire uno scopo e il Distretto non può rifiutarsi di fornire i documenti solo perché il richiedente si rifiuta di fornire uno scopo per la richiesta.

Protezione dei diritti degli altri

Nel caso in cui i record richiesti contengano informazioni che possono incidere sui diritti di altri e possono essere discutibilmente esentati dalla divulgazione, il Public Records Officer può, prima di fornire i record, darne avviso a tali altri. L'avviso può consentire agli altri di contattare il richiedente e chiedergli di rivedere la richiesta o, se necessario, chiedere un'ingiunzione del tribunale per impedire o limitare la divulgazione. L'avviso alle persone interessate può contenere anche una copia della richiesta.

Record esenti da divulgazione

Alcuni registri sono esenti dalla divulgazione, in tutto o in parte, in virtù di una specifica esenzione contenuta nel capitolo 42.56 RCW o di un altro statuto che esenta o vieta la divulgazione di informazioni o registri specifici.

Se il Distretto ritiene che un record sia esente da divulgazione e debba essere nascosto, il Public Records Officer indicherà per iscritto l'esenzione specifica (e la sezione statutaria) che si applica e fornirà una breve spiegazione di come l'esenzione si applica al record che viene trattenuto o redatto. Questa esenzione e spiegazione saranno fornite al richiedente in un indice di ritenuta o in un registro.

Se solo una parte di un record è esente da divulgazione, ma il resto non è esente, il Public Records Officer eliminerà le parti esenti, fornirà le parti non esenti e indicherà al richiedente perché parti del record vengono oscurate nella ritenuta d'acconto indice o registro.

Elenco delle leggi che esentano o vietano la divulgazione

Conformemente a RCW42.56.070 (2), queste regole contengono un elenco di leggi, diverse da quelle specificatamente elencate nel Washington Public Records Act, capitolo 42.56 RCW, che possono esentare dalla divulgazione di determinati documenti pubblici o parti di documenti. Il Distretto ha individuato le seguenti leggi:

· TheFamilyEducationalandPrivacy Rights Act (FERPA),20USC§1232g (riguardo ai registri scolastici degli studenti);

· Washington StateStudentEducationRecordsLaw,RCW28A.605.030;

· The Individuals with Disabilities Education Act (IDEA), 20 USC § 1400 et. seq. e 34 CFR Part 300 (protezione della riservatezza delle informazioni di identificazione personale contenute nei registri degli studenti con disabilità).

· comunicazioni privilegiate e prodotti di lavoro legale, come quelli descritti nel capitolo 5.60 RCW;

· Legge sulla privacy dei casellari giudiziari (CRPA), capitolo 10.97, RCW;

· Informazioni sugli studenti che ricevono un pranzo gratuito o ridotto, 42 USC § 1758(b)(6);

· Legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria (HIPPA), 45 CFR parti 160-164 (riguardante la privacy e la sicurezza delle informazioni sanitarie);

· Abuso di minori – Protezione e procedura, RCW 26.44.010; RCW 26.44.030(9);

· Notifica di autori di reato minorile, RCW 13.04.155(3);

· Domanda d'esame per insegnanti o alunni prima dell'esame, Domande, RCW 28A.635.040;

· Legge Pubblica 98-24, Sezione 527 della Legge sui Servizi Sanitari Pubblici, 41 USC §290dd-2 (riservatezza delle cartelle cliniche dei pazienti per abuso di alcol e droghe);

· Disposizioni costituzionali degli Stati Uniti e di Washington, inclusi, ma non limitati a, il diritto alla privacy e alla libertà di associazione.

Oltre a queste esenzioni, RCW 42.56.070 (9) vieta di fornire l'accesso a elenchi di persone richieste per scopi commerciali e il Distretto non può farlo se non espressamente autorizzato o indicato dalla legge.

L'elenco di cui sopra è solo a scopo informativo e non è inteso a coprire tutte le possibili esenzioni dalla legge sui registri pubblici. L'elenco di cui sopra comprende solo esenzioni che possono essere in aggiunta a quelle previste nel Capitolo 42.56 RCW. In circostanze appropriate, il Distretto può fare affidamento su altre esenzioni legali che non sono stabilite sopra o contenute nella legge sulla divulgazione al pubblico.

Ispezione dei record

Coerentemente con altre richieste e senza interrompere irragionevolmente le operazioni del Distretto, il Distretto provvederà tempestivamente all'ispezione dei registri pubblici non esenti. Nessun membro del pubblico può rimuovere un documento dall'area di visualizzazione senza il permesso del Public Records Officer, né disassemblare o alterare alcun documento. Il richiedente deve indicare quali documenti desidera che il Distretto riproduca. Non ci sono costi per l'ispezione dei registri distrettuali.

Fornitura di copie di documenti non elettronici

Una volta completata l'ispezione, l'ufficiale dei registri pubblici o un incaricato deve eseguire le copie richieste o provvedere alla copia.

Fornire registrazioni elettroniche

Quando un richiedente richiede record in un formato elettronico, il Public Records Officer o un delegato fornirà i record non esenti o parti di tali record che sono ragionevolmente individuabili in un formato elettronico utilizzato dal Distretto e generalmente disponibile in commercio, o in un formato che sia ragionevolmente traducibile dal formato in cui il Distretto conserva il record.

Fornitura di record a rate

Quando la richiesta riguarda un numero elevato di documenti, il funzionario del registro pubblico o un delegato ha il diritto di fornire l'accesso per l'ispezione e la copia a rate. Se, entro trenta (30) giorni, il richiedente non riesce a ispezionare l'intera serie di record o una o più rate, il Public Records Officer o designato può interrompere la ricerca dei record rimanenti e chiudere la richiesta, come discusso più avanti.

Completamento dell'ispezione

Quando l'ispezione dei documenti richiesti è completa e tutte le copie richieste sono state fornite, l'ufficiale dei registri pubblici o un delegato indicherà che il distretto ha completato una ricerca diligente per i documenti richiesti e ha reso disponibile per l'ispezione tutti i documenti non esenti.

Chiusura della richiesta ritirata o abbandonata

Il richiedente deve rivendicare o rivedere i documenti raccolti entro trenta (30) giorni dalla notifica del Distretto che i documenti sono disponibili per l'ispezione o la copia. Il Distretto deve informare il richiedente per iscritto di questo requisito e informare il richiedente che deve contattare il Distretto per prendere accordi per richiedere o rivedere i documenti. Se il richiedente o un rappresentante del richiedente non reclama o non esamina i documenti entro il periodo di trenta giorni o non prende altre disposizioni, il Distretto può archiviare la richiesta e presentare nuovamente i documenti raccolti.

Quando il richiedente ritira la richiesta o non adempie ai propri obblighi di ispezione dei registri o di pagamento della caparra o del pagamento finale per le copie richieste, il funzionario del registro pubblico chiuderà la richiesta e indicherà al richiedente che il Distretto ha chiuso il richiesta.

Documenti scoperti successivamente

Se, dopo che il Distretto ha informato il richiedente di aver fornito tutti i documenti disponibili, il Distretto viene a conoscenza di ulteriori documenti di risposta esistenti al momento della richiesta, informerà tempestivamente il richiedente dei documenti aggiuntivi e li fornirà tempestivamente .

COSTI PER LA FORNITURA DI DOCUMENTI, RINUNCIA AI COSTI E ACCORDI SUI COSTI

Costo delle copie stampate e della spedizione

Il costo per fornire fotocopie o copie stampate di documenti elettronici è di 15 centesimi per pagina. In alternativa, se il Distretto determina e documenta che le tariffe consentite in base a questa procedura sono chiaramente pari o superiori a due dollari, il Distretto può invece addebitare una tariffa fissa di due dollari per fornire i documenti. Se il Distretto addebita una tariffa fissa per la prima rata, il Distretto non addebiterà una tariffa fissa aggiuntiva o una tariffa per pagina per le rate successive. Il pagamento può essere effettuato in contanti, assegno o vaglia intestato al Distretto. 

Il Distretto può anche addebitare i costi effettivi di spedizione, incluso il costo del container o della busta di spedizione.

L'ufficiale dei registri pubblici o un designato può richiedere il pagamento del resto dei costi di copia prima di fornire tutti i registri o il pagamento dei costi di copia di una rata prima di fornire tale rata.

Se richiesto, il Distretto fornirà un riepilogo delle spese applicabili prima che vengano fatte copie. Il richiedente sarà autorizzato a rivedere la richiesta al fine di ridurre gli oneri applicabili.

Costo del servizio personalizzato

Un canone di servizio personalizzato può essere imposto se il Distretto stima che la richiesta richiederebbe l'uso di competenze informatiche per preparare raccolte di dati o per fornire servizi di accesso elettronico personalizzati quando tali compilazioni e servizi di accesso personalizzati non sono utilizzati dal Distretto per altri Distretti scopi. Il canone di servizio personalizzato può rimborsare al Distretto fino al costo effettivo di fornitura dei servizi di cui al presente paragrafo.

Il Distretto non valuterà una tariffa per servizi personalizzata a meno che non abbia notificato al richiedente la tariffa per servizi personalizzata da applicare alla richiesta, inclusa una spiegazione del motivo per cui si applica la tariffa per servizi personalizzata, una descrizione della competenza specifica e una stima ragionevole del costo della carica. L'avviso darà inoltre al richiedente la possibilità di modificare la propria richiesta al fine di evitare o ridurre il costo di un addebito di servizio personalizzato.

Costo per record elettronici

Il costo per la fornitura di record elettronici è il seguente:

1. Dieci centesimi per pagina per documenti pubblici scansionati in formato elettronico o per l'uso di apparecchiature distrettuali per scansionare i documenti;

2. Cinque centesimi per ogni quattro file elettronici o allegati caricati su e-mail, servizio di archiviazione dati basato su cloud o altri mezzi di consegna elettronica;

3. Dieci centesimi per gigabyte per la trasmissione di atti pubblici in formato elettronico o per l'utilizzo di apparecchiature distrettuali per l'invio telematico degli atti; e

4. Il costo effettivo di qualsiasi supporto o dispositivo di archiviazione digitale fornito dal Distretto, il costo effettivo di qualsiasi contenitore o busta utilizzata per spedire le copie al richiedente e le spese di spedizione o di consegna effettive.

Il Distretto adotterà misure ragionevoli per fornire i registri nel modo più efficiente disponibile al Distretto nelle sue normali operazioni;

In alternativa, se il Distretto determina e documenta che le tariffe consentite in base a questa procedura sono chiaramente pari o superiori a due dollari, il Distretto può invece addebitare una tariffa fissa di due dollari per fornire i documenti. Se il Distretto addebita una tariffa fissa per la prima rata, il Distretto non addebiterà una tariffa fissa aggiuntiva o una tariffa per pagina per le rate successive.

L'ufficiale dei registri pubblici o un designato può anche richiedere il pagamento del resto dei costi di copia prima di fornire tutti i registri, o il pagamento dei costi di copia di una rata prima di fornire tale rata.

Se richiesto, il Distretto fornirà un riepilogo degli addebiti applicabili prima che gli addebiti vengano imposti in base a questa procedura. Il richiedente sarà autorizzato a rivedere la richiesta al fine di ridurre gli oneri applicabili.

Il Distretto non imporrà addebiti per la copia per l'accesso o il download di documenti che il Distretto pubblica regolarmente sul proprio sito Web prima della ricezione di una richiesta, a meno che il richiedente non abbia espressamente richiesto al Distretto di fornire copie di tali documenti con altri mezzi.

Depositi

Prima di iniziare a fare le copie, l'ufficiale del registro pubblico o designato può richiedere un acconto fino al dieci per cento dei costi stimati per la copia di tutti i record selezionati dal richiedente, compreso il costo di un servizio personalizzato secondo la disposizione di cui sopra.

Esenzione

Il Public Records Officer può rinunciare a qualsiasi addebito valutato per una richiesta. Per conto del Distretto, l'Ufficiale dei registri pubblici può anche stipulare qualsiasi contratto, protocollo d'intesa o altro accordo con un richiedente che preveda un compenso alternativo agli oneri autorizzati nella presente Procedura, o in risposta a un problema voluminoso o frequente richiesta.

Revisione interna dei rifiuti di documenti pubblici

Petizione per la revisione amministrativa interna della negazione dell'accesso

Qualsiasi persona che si opponga al rifiuto iniziale o al rifiuto parziale di una richiesta di record può presentare una petizione per iscritto (compresa e-mail) al Public Records Officer per una revisione di tale decisione. La petizione deve includere una copia o identificare ragionevolmente la dichiarazione scritta del Public Records Officer o di un designato che nega la richiesta.

Esame della petizione per la revisione

L'ufficiale dei registri pubblici esaminerà immediatamente la petizione e confermerà o annullerà la smentita entro due giorni lavorativi dal ricevimento della petizione o entro un altro tempo concordato tra il distretto e il richiedente.

Segnalazione dei costi di produzione di registri pubblici

Il Distretto fornirà le informazioni specificate nel Capitolo 40.14 della RCW al Comitato Congiunto di Revisione e Revisione Legislativa come richiesto dalla legge.

Revisionato: settembre 2022