3231 (P) - Registri degli studenti

PROCEDURA AMMINISTRATIVA N. 3231

DOCUMENTI DEGLI STUDENTI

Tipo di record
I registri degli studenti devono essere suddivisi in due categorie: il fascicolo cumulativo e i registri integrativi.

La cartella cumulativa può contenere tutte le informazioni su uno studente che vengono raccolte e mantenute regolarmente, come informazioni identificative (nome, data di nascita, sesso, anno di scuola, indirizzo, numero di telefono, nome del genitore, classificazione etnica, informazioni di emergenza, sede di lavoro del genitore, medico di famiglia, baby sitter, fratelli); registro delle presenze comprensivo di data di ingresso e di ritiro; voti e altri rapporti sui progressi degli studenti; risultati delle prove di rendimento scolastico, attitudinale, interessi, udito e vista; rapporti sullo stato di salute e vaccinazione; registrazioni dei risultati scolastici e della partecipazione alle attività scolastiche; denunce verificate di cattiva condotta, compreso un verbale di azione disciplinare intrapresa; e altre informazioni che consentano al personale di consigliarsi con gli studenti e pianificare le attività appropriate. Le informazioni identificative possono essere limitate se lo studente partecipa al programma di riservatezza degli indirizzi statale.

Documenti supplementari su uno studente possono essere raccolti e conservati in relazione a particolari preoccupazioni scolastiche riguardanti lo studente, come informazioni sanitarie riservate o rapporti relativi alla valutazione e al collocamento di uno studente che è formalmente identificato come un "centro di preoccupazione"; segnalazioni di persone e organizzazioni non scolastiche come medici, psicologi e cliniche, tranne che per scopi di screening generale; relazioni relative a problemi specifici legati allo studente; e rapporti attuali di test psicologici e rapporti sui progressi relativi alla condizione invalidante di uno studente. Tutti i rapporti inclusi nei registri devono essere datati e firmati.

Ai fini della presente procedura, per appunti di lavoro del personale si intendono quelle registrazioni relative agli studenti che sono mantenute nell'esclusivo possesso di chi scrive e non sono accessibili o rivelate ad altra persona se non a un sostituto di tale membro del personale. Le note di lavoro non sono considerate record dello studente nell'ambito di questa procedura.

Accessibilità dei registri degli studenti
Le informazioni contenute nella cartella cumulativa e/o nei registri integrativi saranno fornite a soggetti e agenzie come segue:

A. Genitori:
I genitori di figli a carico hanno il diritto di prendere visione della cartella cumulativa e/o delle anagrafiche integrative dei propri figli.
1. Su richiesta del genitore o di un membro del personale, un membro del personale qualificato fornirà al genitore l'analisi e l'interpretazione di tutte le informazioni contenute nel fascicolo cumulativo e nei registri integrativi. La revisione avverrà entro cinque giorni lavorativi dalla scuola dopo che il distretto ha ricevuto una richiesta, a meno che non venga fornita una spiegazione scritta del mancato rispetto da parte del custode dei registri. In nessun caso il riesame avverrà oltre 45 giorni dalla richiesta del genitore. 
2. L'ispezione e la revisione saranno condotte durante il normale orario di lavoro, a meno che il tutore (insegnante, consulente, infermiere, psicologo, preside) non acconsenta ad altre disposizioni. I custodi forniranno assistenza nell'interpretazione e nell'analisi dei record degli studenti, se necessario. Sebbene i documenti debbano rimanere sotto il controllo distrettuale, possono essere copiati o riprodotti da o per il genitore o lo studente idoneo a proprie spese

B. Lo studente
Su richiesta dello studente, un membro del personale qualificato interpreterà le informazioni dalla cartella cumulativa allo studente. Il membro del personale qualificato interpreterà le informazioni contenute nei registri integrativi allo studente su sua richiesta e con il consenso del genitore. Lo studente adulto può prendere visione della sua cartella cumulativa e dei registri supplementari. Il diritto di accesso concesso al genitore o allo studente adulto include il diritto a ricevere un elenco dei tipi di documenti di istruzione relativi agli studenti tenuti dalla scuola e dal distretto. Il genitore e lo studente adulto avranno il diritto di ispezionare o essere informati del contenuto di qualsiasi documento contenente informazioni di identificazione personale riguardanti più di uno studente, a condizione che il diritto di accesso si applichi solo a quella parte del record o documento che si riferisce allo studente. Dopo il diploma di scuola superiore, uno studente può richiedere di ricevere una trascrizione finale oltre al diploma.

I genitori e gli studenti adulti saranno informati annualmente del loro diritto di ispezionare e rivedere i registri dei loro figli e degli altri loro diritti ai sensi del Family Education Rights and Privacy Act.

Il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) garantisce ai genitori e agli studenti di età superiore ai 18 anni ("studenti idonei") determinati diritti rispetto ai documenti scolastici dello studente. Sono:
1. Il diritto di ispezionare e rivedere i registri scolastici dello studente entro 45 giorni dal giorno in cui il distretto riceve la richiesta di accesso. I genitori o gli studenti idonei devono presentare una richiesta scritta al custode distrettuale dei registri che identifichi i documenti che desiderano ispezionare. Il custode dei documenti organizzerà l'accesso e notificherà al genitore o allo studente idoneo l'ora e il luogo in cui possono ispezionare i documenti.
2. Il diritto di richiedere modifiche al registro degli studi dello studente che il genitore o lo studente idoneo ritenga inesatte o fuorvianti. I genitori o gli studenti idonei possono chiedere al distretto di modificare un record che ritengono impreciso o fuorviante. Dovrebbero scrivere al preside della scuola, identificare chiaramente la parte del record che desiderano modificare e specificare perché è impreciso o fuorviante. Se il distretto decide di non modificare il record come richiesto dal genitore o dallo studente idoneo, il distretto notificherà la decisione al genitore o allo studente idoneo e li informerà del loro diritto a un'udienza in merito alla richiesta di modifica. Ulteriori informazioni in merito alle procedure di udienza saranno fornite al genitore o allo studente idoneo al momento della notifica del diritto all'audizione.
 
Il diritto di acconsentire alla divulgazione di informazioni di identificazione personale contenute nei registri scolastici dello studente, salvo nella misura in cui la FERPA autorizzi la divulgazione senza consenso. Le eccezioni che consentono la divulgazione senza consenso sono: la divulgazione ritenuta dal distretto necessaria per proteggere la salute o la sicurezza dello studente o di altri individui e la divulgazione a funzionari scolastici con legittimi interessi educativi. Un funzionario scolastico è una persona impiegata dal distretto come amministratore, supervisore, istruttore o membro del personale di supporto (incluso il personale sanitario o medico e il personale delle forze dell'ordine); una persona che presta servizio nel consiglio scolastico; una persona o società con cui il distretto ha stipulato un contratto per svolgere un compito speciale (come un avvocato, un consigliere d'audizione, un revisore dei conti, un consulente medico o un terapista); o un genitore o uno studente che presta servizio in un comitato ufficiale, come un comitato disciplinare o di reclamo, o che assiste un altro funzionario scolastico nello svolgimento dei suoi compiti. Un funzionario scolastico ha un legittimo interesse educativo se il funzionario ha bisogno di rivedere un record di istruzione per adempiere alla propria responsabilità professionale.

Su richiesta, il distretto divulga i documenti scolastici senza consenso ai funzionari di un altro distretto scolastico a cui uno studente chiede o intende iscriversi.

Il diritto di sporgere denuncia presso il Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti in merito a presunte inadempienze da parte del distretto rispetto ai requisiti della FERPA. Il nome e l'indirizzo dell'Ufficio che amministra la FERPA è:
Ufficio per la conformità alle politiche familiari
US Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202

C. Personale
Il personale o altri funzionari della scuola che hanno un legittimo interesse educativo in uno studente avranno accesso alla cartella cumulativa ea qualsiasi documentazione supplementare.

D. Altri Distretti
Gli altri distretti riceveranno i documenti su richiesta ufficiale del distretto. Al momento del trasferimento degli atti, il genitore o lo studente maggiorenne, se richiesto, potrà ricevere copia degli atti a proprie spese e avrà la possibilità di contestarne il contenuto. I genitori saranno informati tramite il Manuale annuale sui diritti e le responsabilità degli studenti che i documenti degli studenti saranno rilasciati a un'altra scuola in cui lo studente si è iscritto o intende iscriversi.

E. Altre persone e organizzazioni
I potenziali datori di lavoro possono richiedere di rivedere la trascrizione di uno studente. Il distretto avviserà ogni genitore o studente adulto almeno una volta all'anno che tali richieste saranno onorate solo previa liberatoria firmata del genitore o studente adulto. Il distretto rilascerà le informazioni contenute nella cartella cumulativa dello studente e nei registri supplementari a persone e organizzazioni diverse dallo studente, genitore, personale e altri distretti solo con il consenso scritto del genitore o dello studente adulto con le seguenti eccezioni:

UN. Il distretto può divulgare pubblicamente le informazioni dell'elenco senza consenso a condizione che il genitore o lo studente adulto venga informato annualmente dell'intenzione della scuola di rilasciare tali informazioni e gli venga data l'opportunità di indicare che tali informazioni non devono essere rilasciate senza previo consenso. Il distretto non rilascerà informazioni sulla directory per motivi commerciali. Il distretto ha designato quanto segue come informazioni sull'elenco: nome dello studente, fotografia, indirizzo, data di nascita, date di frequenza, partecipazione ad attività e sport ufficialmente riconosciuti, peso e altezza dei membri delle squadre atletiche, diplomi e premi ricevuti e la maggior parte recente scuola frequentata. Gli indirizzi di residenza effettivi dei partecipanti al programma statale di riservatezza degli indirizzi non saranno disponibili per il rilascio come informazioni di directory. I numeri di previdenza sociale, i numeri di identificazione dello studente (con fattori di autenticazione come una password segreta o un numero di identificazione personale) o altre informazioni di identificazione personale non sono considerate informazioni di directory.

b. Le informazioni possono essere rilasciate a rappresentanti autorizzati del controllore generale degli Stati Uniti, al commissario per l'istruzione e/o a un capo amministrativo di un'agenzia educativa o alle autorità educative statali in relazione all'audit e alla valutazione dei programmi educativi supportati dal governo federale o in connessione con l'applicazione dei requisiti legali federali per tali programmi.

c. Le informazioni possono essere rilasciate a funzionari statali e locali a cui è specificamente richiesto che tali informazioni siano segnalate o divulgate ai sensi dello statuto dello stato di Washington (esempi: denuncia di abusi sui minori o deferimenti al tribunale per i minorenni per assenteismo).

d. Le informazioni possono essere divulgate a organizzazioni che conducono studi per agenzie educative allo scopo di sviluppare, convalidare o amministrare test predittivi o migliorare l'istruzione, se tali studi sono condotti in modo tale da non consentire l'identificazione personale degli studenti e dei loro genitori da parte di persone diverse rispetto ai rappresentanti di tali organizzazioni e se tali informazioni saranno distrutte quando non saranno più necessarie per lo scopo per il quale sono state raccolte.
 
e. Le informazioni possono essere rilasciate in conformità con un'ordinanza giudiziaria o una citazione emessa legalmente, comprese le ordinanze del tribunale ex parte ai sensi dello USA Patriot Act, a condizione che sia stato compiuto uno sforzo ragionevole per informare il genitore o lo studente adulto in anticipo di tale conformità, a meno che tale avviso non sia consentito dall'ordine o dalla citazione. In conformità con l'Uninterrupted Scholar's Act del 2013, quando un genitore è parte in un procedimento giudiziario che coinvolge abusi o negligenza sui minori (come definito nella Sezione 3 del Child Abuse and Prevention and Treatment Act (42 USC 5101) o questioni di dipendenza, e l'ordinanza è emessa nell'ambito di tale procedimento, il distretto non è tenuto a fornire ulteriore avviso (vale a dire, oltre all'avviso del tribunale) al genitore prima del rilascio delle informazioni.

f. Le informazioni possono essere rilasciate a persone e agenzie appropriate in relazione a un'emergenza per proteggere la salute o la sicurezza dello studente o di altre persone. Il distretto terrà conto della totalità della circostanza e determinerà se esiste una minaccia articolabile e significativa per la salute o la sicurezza dello studente o di altri individui. Quando le informazioni dal record di uno studente, diverse dalle informazioni dell'elenco, vengono rilasciate a qualsiasi persona o organizzazione diversa dal personale, verrà conservata una registrazione di tale rilascio come parte della registrazione specifica coinvolta. Le richieste telefoniche di informazioni sugli studenti non saranno evase se non si conosce l'identità del chiamante e il chiamante non è autorizzato a ricevere le informazioni ai sensi delle presenti procedure. Verrà redatto un registro di tale rilascio di informazioni e inserito nella cartella cumulativa dello studente. Questo record di accesso includerà la data di accesso, il nome della parte a cui è stato concesso l'accesso e il legittimo interesse educativo della parte a cui è stato concesso l'accesso.

g. In conformità con l'Uninterrupted Scholar's Act del 2013, le informazioni relative agli studenti in affido possono essere divulgate senza previo consenso scritto del genitore o dello studente idoneo a assistenti sociali dell'agenzia o altri rappresentanti di agenzie statali o locali per l'assistenza all'infanzia o organizzazioni tribali legalmente responsabili per la cura e la tutela dello studente, per le finalità connesse al piano del caso dello studente.

h. Uno studente adulto delle scuole superiori e/o un genitore/tutore legale può concedere l'autorità al distretto consentendo ai potenziali datori di lavoro di rivedere la trascrizione dello studente.

Cartelle sanitarie riservate
Le cartelle cliniche riservate dovrebbero essere conservate in un'area sicura accessibile solo al personale autorizzato, a meno che non sia un rilascio opportunamente eseguito ai sensi del Capitolo. 70.02 RCW è stato ottenuto. Tali documenti sono anche coperti dal Family Education Rights and Privacy Act, che consente ai genitori l'accesso per rivedere e altrimenti esercitare i diritti FERPA relativi ai record. Esiste uno standard più elevato di riservatezza e diritti alla privacy degli studenti minorenni per i documenti relativi all'HIV, alle malattie sessualmente trasmissibili, al trattamento di droghe o alcol, al trattamento di salute mentale, alla pianificazione familiare o all'aborto. I rilasci per informazioni su malattie sessualmente trasmissibili, HIV e trattamento di droghe o alcol sono più restrittivi dei normali rilasci medici.  
Modifica degli atti e delle udienze

Al momento dell'ispezione e della revisione, i genitori o gli studenti adulti a cui è stato concesso l'accesso ai registri possono richiedere che le informazioni nei registri dello studente siano modificate. I custodi (ad es. insegnante, consulente, infermiere, psicologo) possono onorare tali richieste correggendo o eliminando documenti che sono fuorvianti, violano la privacy o imprecisi, a condizione che il tutore senior (principale o capo dipartimento) sia d'accordo.

Se il tutore senior nega la correzione o la cancellazione richiesta, il genitore o lo studente adulto può richiedere un'audizione informale davanti al sovrintendente o designato, che si terrà entro 10 giorni scolastici dal ricevimento di tale richiesta. Durante l'udienza, il soprintendente o designato esaminerà i fatti presentati dal genitore o studente maggiorenne e dal tutore e deciderà se ordinare o meno la correzione o la cancellazione richiesta. Il soprintendente o designato trasmetterà la propria decisione scritta al genitore o allo studente maggiorenne entro 10 giorni scolastici dall'udienza.

Se il distretto decide ancora di non modificare gli atti a seguito dell'audizione, il genitore o lo studente adulto che richiede la modifica degli atti può inserire in tali atti una spiegazione scritta delle proprie obiezioni.

Conservazione dei registri degli studenti
Il direttore dell'edificio, il consigliere o l'insegnante dello studente è il custode del fascicolo cumulativo. Il preside o il consulente dello studente sarà il custode degli atti integrativi. Copie duplicate di tutti i rapporti sugli studi di casi di orientamento e dei rapporti di agenzie non scolastiche contenute nella documentazione supplementare dello studente possono essere conservate nell'ufficio distrettuale sotto la supervisione del sovrintendente o designato.

I custodi:
A. Conservare solo le registrazioni autorizzate da queste procedure;
B. Salvaguardare i registri degli studenti dall'uso e dalla disposizione non autorizzati;
C. Mantenere i record di accesso;
D. Richieste di accesso d'onore per il genitore o lo studente maggiorenne;
E. Cancellare o correggere le registrazioni su approvazione del custode senior o su ordine del sovrintendente o designato o del consiglio; e
F. Seguire il programma e le procedure di revisione dei documenti stabiliti dal depositario senior.

I depositari senior possono assumere le funzioni di depositari e:
A. Richiedere i record degli studenti di altre scuole;
B. Mantenere la sicurezza dei registri degli studenti;
C. Trasferire, distruggere ed eliminare i record come consentito;
D. Supervisionare le attività dei loro custodi;
E. Condurre udienze informali e concedere o negare l'approvazione di correzioni o cancellazioni richieste da genitori o studenti adulti;
F. Stabilire programmi e procedure di revisione dei documenti per le rispettive scuole o dipartimenti in conformità con le procedure che regolano l'eliminazione dei documenti. (I punteggi dei test psicologici saranno riesaminati ogni anno per determinarne la rilevanza per le esigenze educative continue dello studente.);
G. All'atto del passaggio dello studente al livello successivo (dalla scuola elementare alla scuola media, dalla scuola media alla scuola media superiore) o al conseguimento del titolo di studio o trasferimento fuori circoscrizione, rimuovere per conservazione, conservazione o distruzione secondo le procedure di disposizione applicabili gli atti non più pertinenti all'inserimento in programmi educativi; e
H. Certificare al custode distrettuale dei registri entro il 30 giugno di ogni anno quanto segue:
un. Vengono mantenute solo le registrazioni relative al collocamento del programma educativo, se non diversamente autorizzato dalla legge; e
b. Le revisioni richieste sono state eseguite.

Il custode distrettuale dei registri fornirà la supervisione generale della gestione e del controllo dei registri degli studenti e applicherà la politica dei registri degli studenti e le procedure amministrative.

Il distretto utilizzerà una serie di metodi per proteggere i record, comprese password, controlli fisici (come armadi chiusi a chiave), controlli tecnologici (come controlli di accesso basati sui ruoli per record elettronici) e procedure amministrative.

Disposizione dei registri degli studenti
Il record permanente dello studente funge da registrazione della storia scolastica e del rendimento scolastico dello studente. I record permanenti archiviati nella cartella cumulativa dello studente devono essere estratti e conservati prima dello smaltimento della cartella.

Entro dieci giorni dalla ricezione della richiesta, il distretto fornirà una serie di documenti educativi non ufficiali al genitore di uno studente trasferitosi fuori dallo stato che soddisfa la definizione di figlio di famiglia militare in transizione. Quando uno studente si trasferisce in un'altra scuola del distretto, tutti i registri, incluso il registro permanente dello studente, verranno trasmessi all'altra scuola. Quando uno studente si trasferisce in una scuola al di fuori del distretto, il tutore senior eliminerà la cartella cumulativa di tutte le informazioni non ufficiali ed estranee. Una copia di tutti i documenti sarà inviata alla scuola richiedente. La cartella cumulativa per uno studente delle scuole elementari o medie che lascia il distretto sarà conservata per due anni dopo la cessazione dell'iscrizione al distretto.

Le cartelle cumulative e i registri supplementari degli studenti delle scuole superiori verranno conservati secondo il programma di conservazione dei documenti dello Stato di Washington. In ogni caso, la tessera permanente dello studente sarà conservata in perpetuo dal distretto.

 
Nel momento in cui uno studente termina la scuola o cessa di aver bisogno di servizi educativi speciali, il genitore/tutore o lo studente adulto sarà informato che le informazioni di identificazione personale relative alla condizione di disabilità non sono più necessarie a fini educativi E che i registri dell'istruzione speciale saranno conservati dal distretto per sei (6) anni prima di essere distrutto ai sensi del Programma di conservazione dei registri dei distretti scolastici e dei distretti educativi approvato in conformità con RCW 40.14.070.

Quando informa il genitore o lo studente adulto dei suoi diritti in merito a tali documenti, il distretto informerà il genitore o lo studente adulto che le informazioni potrebbero essere necessarie allo studente o al genitore per stabilire l'idoneità a determinati benefici per adulti, ad esempio, sicurezza sociale E che il genitore/tutore/studente adulto si assicuri di possedere la documentazione necessaria, o richieda copie di determinati documenti al distretto PRIMA che i documenti distrettuali vengano distrutti entro sei (6) anni. Su richiesta del genitore/tutore o dello studente adulto, le informazioni del registro relative alla condizione di disabilitazione verranno distrutte, ma SOLO dopo che i registri avranno soddisfatto i requisiti di conservazione di sei (6) anni ai sensi del Programma di conservazione dei registri dei distretti scolastici e dei distretti educativi. Il distretto può, a sua discrezione, scegliere di conservare questi registri per un periodo di tempo più lungo per motivi di lavoro.

Un genitore o uno studente adulto, a proprie spese, può ricevere una copia di tutti i documenti da trasmettere ad un altro distretto.

Distruzione su larga scala dei registri degli studenti
Dopo aver esercitato la cura in conformità con quanto contenuto nella sezione precedente (Disposizione dei registri degli studenti), il custode senior raccoglierà tutti i registri e li invierà all'ufficio distrettuale. Ogni pacchetto sarà chiaramente contrassegnato: "Student Records--for Destruction", datato e firmato dal custode senior. Una scheda riepilogativa sarà compilata e conservata in ufficio. Il foglio indicherà: "A partire da questa data, ho stabilito che i seguenti documenti possono essere distrutti in conformità con i requisiti distrettuali e statali e li ho inviati per la distruzione". Il foglio di sintesi sarà datato e firmato dal depositario senior.

Record elettronici
I registri elettronici (inclusi e-mail e contenuto Web) creati e ricevuti dal distretto nell'ambito di transazioni di affari pubblici sono registri pubblici ai fini della RCW 40.14 e saranno gestiti in conformità con tutte le leggi e i regolamenti che disciplinano la conservazione, la divulgazione, la distruzione e l'archiviazione degli atti pubblici. Il distretto gestirà i registri elettronici secondo le stesse disposizioni dei documenti cartacei come stabilito nei programmi di conservazione dei registri. I record elettronici saranno conservati in formato elettronico e rimarranno utilizzabili, ricercabili, recuperabili e autentici per la durata del periodo di conservazione designato. Il distretto conserverà i record elettronici designati come archivi nel formato originale insieme all'hardware e al software necessari per leggere i dati, a meno che i dati non siano stati migrati con successo in un nuovo sistema. (Il distretto conserverà i documenti in conformità con il programma generale di conservazione dei documenti per i distretti scolastici e i distretti dei servizi educativi nello Stato di Washington disponibile all'indirizzo: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)

 
Tagliato fuori
Ove applicabile, il periodo di conservazione inizia con il "cut-off". "Cut-off" è un termine utilizzato per indicare che file o record possono essere chiusi in una data predeterminata. "Cut-off" impedisce che i record correnti raggiungano dimensioni ingestibili e facilita l'archiviazione di nuovi record. I record dell'anno solare potrebbero essere "interrotti" il 31 dicembre e un nuovo file stabilito il 1 gennaio; tutti i record dell'anno fiscale possono essere "interrotti" solo al completamento di un'azione o di un evento, come la risoluzione del contratto, il pagamento finale di un contratto, la cessazione del rapporto di lavoro, ecc. Indipendentemente dalla durata del periodo di conservazione, le serie di record devono essere conservati negli archivi d'ufficio dopo il “cut-off” solo per il tempo necessario a soddisfare: (1) riferimento attivo; (2) audit, quando richiesto; e (3) altri requisiti operativi. Una volta che questi tre fattori sono stati soddisfatti, i record dovrebbero essere trasferiti a un centro di archiviazione o in un formato alternativo appropriato, anche elettronicamente per il resto del periodo di conservazione.

Rilasciato: settembre 2003
Revisionato: dicembre 2021
Revisionato: gennaio 2023