6225 - Uso della Firma Elettronica

POLITICA DEL CONSIGLIO N. 6225

UTILIZZO DELLA FIRMA ELETTRONICA

Scopo:
Per stabilire una politica di firma elettronica per le scuole pubbliche Walla Walla che:
• Promuovere l'efficienza al fine di preservare le risorse pubbliche;
• Stabilire linee guida per l'uso delle firme elettroniche per le transazioni distrettuali;
• Fornire una ragionevole garanzia dell'integrità, dell'autenticità e del non ripudio dei documenti elettronici quando le firme elettroniche sono utilizzate dal Distretto; e
• Determinare la portata dell'uso da parte del distretto dell'attuale fornitore di firma elettronica DocuSign come metodo approvato per apporre una firma elettronica su un record elettronico. Questa politica si applicherà a qualsiasi futura sostituzione della piattaforma del fornitore di servizi specifico.

La riduzione della dipendenza del distretto dalle transazioni cartacee migliorerà ulteriormente la sicurezza e la condivisione delle informazioni, consentirà un'approvazione e un accesso più rapidi ai documenti e ridurrà i costi e l'impatto ambientale. Fornire l'opzione delle firme elettroniche, quando possibile, è coerente con l'intento di
Legge dello Stato di Washington per promuovere le transazioni elettroniche e rimuovere le barriere che potrebbero impedire l'uso delle transazioni elettroniche da parte di enti governativi.

Ambito, modalità e formato di utilizzo
Il Distretto incoraggia le transazioni elettroniche e l'uso di firme elettroniche e riconosce le firme elettroniche legalmente vincolanti ed equivalenti in vigore ed effetti come una firma tradizionale creata quando una persona contrassegna fisicamente un documento con l'intento di firmare il record.

Il Distretto autorizza l'uso della piattaforma di firma elettronica DocuSign, o qualsiasi futura sostituzione di tale piattaforma, per apporre firme elettroniche ai registri distrettuali.

Il Sovrintendente Distrettuale, il Consiglio di Amministrazione o altro firmatario autorizzato, è autorizzato a utilizzare la piattaforma di firma elettronica o qualsiasi futura sostituzione di tale piattaforma per apporre firme elettroniche ai registri distrettuali come previsto nella presente politica.

La piattaforma di firma elettronica, o qualsiasi futura sostituzione di tale piattaforma, è autorizzata ad apporre firme elettroniche su tutti i documenti distrettuali laddove tale utilizzo sia ritenuto appropriato dal Sovrintendente o designato.

Non è possibile apporre firme elettroniche utilizzando il nome di un altro dipendente. I documenti firmati per conto del Sovrintendente, del Consiglio di Amministrazione o di altro firmatario autorizzato devono utilizzare la propria firma elettronica.

Una firma elettronica è un sostituto accettabile di una firma tradizionale su documenti che richiedono la firma di qualsiasi documento ogni volta che l'uso di una firma tradizionale è autorizzato o richiesto, salvo quanto qui previsto.

Se una firma elettronica viene utilizzata per transazioni interstatali o per documenti richiesti dal governo federale degli Stati Uniti, la firma elettronica deve essere conforme ai requisiti dell'Electronic Signatures in Global and Electronic Commerce Act.

Questa politica non pregiudica in alcun modo la capacità del Distretto di condurre una transazione utilizzando un supporto fisico e non deve essere interpretata come un divieto all'uso delle firme tradizionali.

Riferimenti legali:
LEGGE UNIFORME SULLE TRANSAZIONI ELETTRONICHE, Capitolo 57, Leggi 2020
15 USC cap. 96 Firme elettroniche nella legge sul commercio globale e nazionale

Adottato: 21 luglio 2020