6570 - Gestione Dati e Registri

POLITICA DEL CONSIGLIO N. 6570

GESTIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI 

Gestione dei dati

Il sovrintendente è autorizzato a stipulare un contratto con la Washington School Information Processing Cooperative per l'acquisto di servizi di elaborazione dati. Al fine di salvaguardare l'integrità dei registri studenteschi e fiscali, il sovrintendente svilupperà procedure per attuare i controlli interni relativi all'accesso e al monitoraggio dei registri elettronici.

Gestione e conservazione dei record

Il distretto riconosce l'importanza dei registri pubblici come registrazione degli atti del distretto e deposito di tali informazioni. Il pubblico ha il diritto per legge di ispezionare e procurarsi copie di tali registrazioni con alcune eccezioni. Per atti pubblici del distretto si intende qualsiasi conto, buono o contratto relativo alla ricezione o all'esborso di fondi; con acquisizione, utilizzo o cessione di servizi o di forniture, materiali, attrezzature o altri beni; o con qualsiasi verbale, ordine o decisione che fissa i diritti personali o di proprietà, i privilegi, le immunità, i doveri o gli obblighi di qualsiasi persona o gruppo.
Il sovrintendente svilupperà procedure per attuare questa politica che siano conformi alla legge; richiedere come minimo la conservazione permanente dei verbali del consiglio, dei rapporti annuali di revisione e dei registri permanenti degli studenti; e richiedono la conservazione di tutti i documenti fiscali richiesti per gli audit. Il sovrintendente designerà un membro del personale che ricoprirà il ruolo di funzionario distrettuale dei registri.

I documenti possono essere distrutti su autorizzazione del Segretario di Stato generale

Programma di conservazione dei record e manuale di gestione dei record.

Registrazioni immobiliari

I registri delle proprietà e i registri dell'inventario devono essere conservati su tutti i terreni, edifici e proprietà personali sotto il controllo del distretto.

Il sovrintendente deve sviluppare un sistema di inventario per i beni e le attrezzature.

Ai fini della presente polizza, per "attrezzatura" si intende un mobile o suppellettile, uno strumento, una macchina, un apparato o un insieme di articoli che con l'uso conserva la sua forma e il suo aspetto, non è spendibile e non perde la sua identità quando inglobato in un'unità più complessa.

Adottato dal Consiglio: 16 luglio 2002
Revisionato: 7 ottobre 2003
Revisionato: 16 aprile 2013