1400 - Condotta della riunione, Ordine degli affari e Quorum

POLITICA DEL CONSIGLIO N. 1400

CONDOTTA DELLA RIUNIONE, ORDINE DEI LAVORI E QUORUM

Il consiglio pianificherà le sue riunioni in conformità con la legge e come ritenuto dal consiglio nel migliore interesse del distretto e della comunità. Il consiglio funzionerà attraverso (1) riunioni regolari, (2) riunioni speciali e (3) riunioni di emergenza.

Riunioni regolari: riunioni di lavoro e di studio
Ogni anno, entro il 31 agosto, il consiglio approverà e pubblicizzerà il programma delle riunioni regolari per il prossimo anno scolastico. Il programma individuerà gli orari, le date ei luoghi delle riunioni ordinarie di lavoro e di studio del consiglio. Il consiglio si riserva il diritto di modificare tali riunioni ove necessario, purché siano soddisfatti gli obblighi di comunicazione al pubblico. Un ordine del giorno dell'attività che il consiglio tratterà sarà pubblicato sul sito web del distretto non meno di ventiquattro (24) ore prima dell'orario di inizio pubblicato della riunione.

Qualora il consiglio intenda tenersi adunanze ordinarie in luoghi o orari diversi da quelli adottati, il consiglio stesso ne darà avviso con le stesse modalità previste per le adunanze straordinarie. Tutte le riunioni regolari del consiglio si terranno entro i confini del distretto.

Il distretto terrà riunioni a distanza o con partecipazione fisica limitata solo in casi di emergenza dichiarati dal governo federale, statale o locale, o in casi di emergenza locale, incendio, inondazione, terremoto o altra emergenza, e in tali riunioni fornirà assistenza telefonica in tempo reale , elettronici, Internet o altri mezzi di accesso remoto facilmente disponibili che non richiedono un costo aggiuntivo per accedere alla riunione.

Incontri speciali
Le riunioni straordinarie possono essere convocate dal presidente o su richiesta della maggioranza dei membri del consiglio. Un avviso scritto di un'assemblea straordinaria, indicante l'ora e il luogo dell'assemblea straordinaria e l'affare da trattare, sarà fornito a ciascun membro del consiglio. La comunicazione scritta sarà consegnata anche a ciascun quotidiano ed emittente radiofonica o televisiva che ne abbia fatto richiesta scritta. La comunicazione scritta può essere consegnata personalmente, per posta, fax o e-mail. L'avviso deve essere pubblicato sul sito web del distretto.

Il distretto deve inoltre esporre l'avviso in modo ben visibile all'ingresso principale della sede del distretto nonché nel luogo della riunione se la riunione si tiene in un luogo diverso dalla sede. Durante un'emergenza dichiarata che impedisce lo svolgimento di una riunione di persona in condizioni di ragionevole sicurezza, il distretto può pubblicare l'avviso di una riunione a distanza senza una sede fisica sul sito Web del distretto o sul sito Web ospitato o condiviso da un'altra agenzia.

Tutti gli avvisi richiesti devono essere consegnati o affissi non meno di ventiquattro (24) ore prima dell'assemblea.

Un membro del consiglio rinuncia all'obbligo di notifica scritta se quel membro del consiglio:
1. Presenta una rinuncia scritta all'avviso al segretario del consiglio prima dell'orario di convocazione dell'assemblea. La rinuncia può essere data mediante telegramma, fax o e-mail; o
2. È effettivamente presente al momento della convocazione dell'assemblea. 
Il consiglio non prenderà decisioni definitive su qualsiasi questione diversa da quelle indicate nell'avviso di convocazione. Se il distretto convoca una riunione straordinaria del consiglio per affrontare un'emergenza che comporta lesioni o danni a persone o cose o la probabilità di tali lesioni o danni, quando i requisiti di tempo per tale notifica renderebbero impraticabile l'avviso e aumenterebbero la probabilità di tali lesioni o danni, o quando l'avviso richiesto non può essere affisso o esposto con ragionevole sicurezza, incluse, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, le emergenze dichiarate in cui il viaggio per inviare fisicamente l'avviso è vietato o sconsigliato, il consiglio può riunirsi immediatamente senza preavviso.

Riunioni di emergenza
Se il distretto determina, a causa di incendio, inondazione, terremoto o altra emergenza, che è necessaria un'azione accelerata da parte del consiglio per far fronte all'emergenza, il presidente può prevedere un luogo di riunione diverso dal normale luogo di riunione, per una riunione a distanza senza un luogo fisico, o per una riunione in cui la partecipazione fisica di alcuni o tutti i membri del pubblico è limitata a causa di un'emergenza dichiarata. Il presidente può prevedere una riunione d'urgenza senza preavviso.

Se, dopo la dichiarazione di emergenza da parte di un governo o di un'agenzia locale o statale, o da parte del governo federale, il distretto determina di non poter tenere una riunione del consiglio con i suoi membri o con la partecipazione del pubblico di persona in condizioni di ragionevole sicurezza a causa dell'emergenza, il distretto:

1. Tenere una riunione remota senza una sede fisica, oppure
2. Tenere una riunione in cui la partecipazione fisica di alcuni o tutti i membri del pubblico è limitata a causa dell'emergenza dichiarata.

I membri del consiglio possono presentarsi a una riunione a distanza telefonicamente o con altri mezzi elettronici che consentano comunicazioni remote in tempo reale.

Per una riunione a distanza o una riunione in cui la partecipazione fisica di parte o di tutti i membri del pubblico è limitata a causa di un'emergenza dichiarata, il distretto deve prevedere la possibilità per il pubblico di ascoltare i lavori telefonicamente o utilizzando un'alternativa prontamente disponibile in tempo reale che non richiede alcun costo aggiuntivo per accedere al programma.

Il distretto fornirà un avviso per riunioni a distanza o riunioni in cui la partecipazione fisica di alcuni o tutti i membri del pubblico è limitata a causa di un'emergenza dichiarata ai sensi della presente Politica. L'avviso di convocazione per dichiarata emergenza deve contenere indicazioni sulle modalità per l'ascolto in diretta dei lavori da parte del pubblico e per l'accesso da parte del pubblico agli eventuali altri mezzi elettronici di accesso remoto offerti dalla circoscrizione.

Il distretto non prenderà disposizioni definitive su alcuna questione durante una riunione a distanza o una riunione in cui la partecipazione fisica di alcuni o tutti i membri del pubblico è limitata a causa di un'emergenza dichiarata, a meno che il distretto non abbia fornito al pubblico un'opzione per ascoltare il procedimento, ad eccezione di una sessione esecutiva, ai sensi della presente Politica. 
Avviso pubblico
Il consiglio di amministrazione darà adeguato avviso pubblico per qualsiasi riunione straordinaria o ogni volta che una riunione ordinaria viene aggiornata ad un altro momento. Il consiglio può fornire un avviso per una riunione di emergenza in conformità con questa politica.

Tutti gli incontri saranno aperti al pubblico ad eccezione delle sessioni esecutive o a porte chiuse autorizzate dalla legge. Il consiglio prenderà le misure finali risultanti dalle discussioni della sessione esecutiva nel corso di una riunione aperta al pubblico come previsto dalla legge.

Le persone con disabilità che potrebbero aver bisogno di una modifica per partecipare a una riunione e coloro che potrebbero avere difficoltà a partecipare a una riunione di persona a causa di condizioni quali limitazioni della mobilità fisica, devono contattare l'ufficio del sovrintendente entro e non oltre tre giorni prima di una riunione regolare e come il più presto possibile prima di una riunione speciale in modo che possano essere presi accordi speciali.

Durante l'intervallo tra le riunioni, l'ufficio del sovrintendente, in qualità di segretario del consiglio, sarà l'ufficio del consiglio. I registri pubblici del distretto saranno aperti per l'ispezione nei modi previsti e soggetti ai limiti di legge.

Trasmissione e registrazione video in diretta
Nel tentativo di massimizzare il pubblico e la trasparenza, il consiglio intende trasmettere video in diretta e registrare tutti gli incontri di lavoro regolari per coloro che sono interessati alla visione da remoto o in un secondo momento. Inoltre, se la capacità di spettatori o altre circostanze urgenti lo richiedono, il consiglio può scegliere di trasmettere e registrare incontri di studio, speciali o di emergenza. Le informazioni su come accedere alla funzione di streaming live e alla registrazione, quando disponibili, saranno incluse nell'avviso pubblico.

A partire dal 30 giugno 2024, tutte le riunioni ordinarie e straordinarie del consiglio in cui viene intrapresa un'azione finale o viene accettata una testimonianza pubblica formale, ad eccezione delle sessioni esecutive o delle riunioni di emergenza, saranno registrate audio. Tali registrazioni verranno conservate per almeno un anno. La registrazione includerà i commenti degli amministratori e i commenti dei membri del pubblico se durante la riunione viene accettata una testimonianza pubblica formale.

Quorum e voto
Il quorum è costituito dalla maggioranza di tutti i membri del consiglio. Per i consigli scolastici con cinque membri, tre membri costituiscono il quorum. È richiesto un quorum per le transazioni commerciali, incluso il voto. I membri del consiglio non sono tenuti a essere fisicamente presenti per partecipare a una riunione del consiglio. Uno o tutti i membri del consiglio possono partecipare a una riunione del consiglio e votare tramite qualsiasi piattaforma di comunicazione che fornisca comunicazioni verbali in tempo reale senza trovarsi nello stesso luogo fisico con i presenti.

Inoltre, qualsiasi riunione tenuta tramite una piattaforma di comunicazione deve: 1) includere un avviso adeguato con eventuali password o codici di autorizzazione richiesti; 2) essere conosciuto ed accessibile al pubblico; e 3) accogliere ragionevolmente qualsiasi membro del pubblico che desideri partecipare.

Il consiglio non prenderà provvedimenti a scrutinio segreto in nessuna riunione richiesta per essere aperta al pubblico. Il consiglio vota su mozioni e risoluzioni come delineato e consentito dal Roberts Rules of Order (Revised), Art, VII. Tuttavia, è necessario il voto della maggioranza di tutti i membri del consiglio per eleggere o selezionare un sovrintendente o un funzionario del consiglio, o per riempire un posto vacante nel consiglio e il consiglio deve votare su queste questioni mediante appello nominale. Il Consiglio voterà per appello nominale orale ogniqualvolta previsto dalla legge.

Condotta della riunione e ordine degli affari
Il consiglio condurrà tutte le riunioni del consiglio in modo civile, ordinato e professionale. Il consiglio utilizza le Roberts Rules of Order (Revised) come guida, tranne quando lo statuto o le politiche del consiglio sostituiscono tali regole. Durante le riunioni del consiglio, i membri del consiglio si asterranno dal comunicare elettronicamente (ad es. tramite e-mail, SMS, social media) con i loro colleghi membri del consiglio.

Il consiglio utilizzerà l'ordine del giorno per stabilire il suo regolare ordine di lavoro. Tuttavia, sia il sovrintendente che un membro del consiglio possono richiedere aggiunte o modifiche all'ordine del giorno preparato e il consiglio può adottare un ordine del giorno o un ordine del giorno rivisti con il voto della maggioranza dei membri del consiglio presenti. Dopo l'adozione, le mozioni di modifica dell'ordine del giorno richiedono l'approvazione di due terzi o maggioranze maggiori. In una riunione straordinaria, il consiglio può prendere provvedimenti finali solo su quelle questioni contenute nell'avviso di convocazione.

È illegale per qualsiasi membro del pubblico portare consapevolmente o possedere in qualsiasi area di una struttura utilizzata per le riunioni ufficiali del consiglio scolastico, un'arma pericolosa, incluse ma non limitate a un'arma da fuoco, "nun-chu-ka bastoni", "stelle da lancio", fucile ad aria compressa o pistola, pistola stordente o altra arma pericolosa come elencato in RCW 9.41.280. Il consiglio assicurerà che i cartelli che avvisano delle restrizioni al possesso di armi da fuoco e altre armi siano affissi nelle strutture utilizzate per le riunioni ufficiali del consiglio.

Partecipazione e commento del pubblico
Qualsiasi membro del pubblico può partecipare alle riunioni del consiglio. Il consiglio può chiedere, ma non richiederà alle persone di accedere, compilare questionari o stabilire altre condizioni per la partecipazione.

Il consiglio riconosce il valore del commento pubblico su questioni educative e l'importanza di coinvolgere membri del pubblico nelle sue riunioni. Al fine di consentire un'espressione equa e ordinata di commenti pubblici, ad eccezione delle situazioni di emergenza, il consiglio di amministrazione fornirà un periodo durante o prima di ogni normale riunione d'affari in cui deve svolgersi l'azione finale per il commento pubblico. Durante il periodo di commento pubblico, i visitatori possono rivolgersi al consiglio su qualsiasi argomento nell'ambito della responsabilità del consiglio. Il commento pubblico può avvenire oralmente o tramite osservazioni scritte presentate prima della riunione. I commenti scritti devono rispettare gli standard di civiltà discussi di seguito e devono pervenire entro le ore 12:00 del giorno della riunione del consiglio. Tutti i commenti pubblici scritti tempestivamente presentati saranno distribuiti a ciascun membro del consiglio.

 
Il consiglio può strutturare il periodo di commento pubblico orale, inclusa la determinazione del tempo totale assegnato per il commento pubblico e la ripartizione equa dei minuti per ciascun oratore. Il consiglio non è obbligato a fornire ulteriore tempo per i commenti pubblici per accogliere tutti i presenti che desiderano parlare. Qualsiasi struttura imposta dal consiglio sarà neutrale dal punto di vista dei contenuti.

Il consiglio può richiedere a coloro che desiderano parlare (ma non a tutti i partecipanti) di firmare in modo che il consiglio abbia un conteggio di persone che desiderano parlare e possa chiamarli avanti. Una volta richiamati, i soggetti si identificheranno e procederanno a formulare osservazioni entro i termini stabiliti dal consiglio. Il Presidente del Consiglio può adeguare i termini secondo necessità per conformarsi all'ordine del giorno. Il consiglio non è obbligato a rispondere a domande o sfide poste durante il periodo di commento pubblico e il silenzio del consiglio non segnalerà accordo o approvazione delle osservazioni dell'oratore. Il consiglio può controllare l'ora, il luogo e le modalità del commento pubblico. Il presidente può terminare la dichiarazione di un individuo quando è trascorso il tempo assegnato e può interrompere un oratore per richiedere lo stesso standard di civiltà che il consiglio si impone. Esempi di commenti incivili includono commenti che:

• Sono diffamatori o calunniosi secondo uno standard legale;
• sono un'invasione ingiustificata della privacy;
• Sono osceni o indecenti ai sensi del Federal Communications Act o di qualsiasi norma o regolamento della Federal Communications Commission;
• Violare la politica o la procedura del distretto scolastico relativa a molestie, intimidazioni o bullismo nei confronti degli studenti, o la politica o procedura relativa alla non discriminazione;
• Incitare ad atti illeciti nei locali scolastici o violare un regolamento scolastico legale; o
• Creare un'interruzione sostanziale e sostanziale dell'ordinato funzionamento della riunione del consiglio.

Il consiglio nel suo insieme ha la decisione finale nel determinare l'adeguatezza di tutte queste decisioni e può mantenere l'ordine rimuovendo coloro che disturbano. Tuttavia, il consiglio riconosce la distinzione tra discorsi incivili, che non tollererà, e commenti sul consiglio, distretto e/o personale che sono negativi ma comunque di natura civile. Il consiglio eserciterà la sua autorità per mantenere l'ordine in modo neutrale nei contenuti.

Oltre al periodo di commento pubblico durante la riunione, il consiglio può identificare i punti all'ordine del giorno che richiedono o trarrebbero beneficio da ulteriori opportunità di commento pubblico. Individui o gruppi che desiderano presentare al consiglio su un punto all'ordine del giorno sono incoraggiati a richiedere e programmare tali presentazioni in anticipo. È richiesta l'opportunità di commenti pubblici, sia orali che scritti, prima che il consiglio adotti o modifichi una politica che non è espressamente o implicitamente autorizzata dalla legge statale o federale, ma che promuoverà l'istruzione degli studenti K-12 o promuoverà il gestione e funzionamento efficaci, efficienti o sicuri del distretto. Le persone che desiderano essere ascoltate dal Consiglio saranno prima riconosciute dal Presidente del Consiglio.

Riferimento incrociato:
Politica del Consiglio 1220 Ufficiali del Consiglio e doveri dei membri del Consiglio
Regolamento del Consiglio 1410 Sessioni esecutive o chiuse
Politica del consiglio di amministrazione 1420 Agenda proposta e agenda di consenso

Riferimenti legali:
RCW28A.330.020 Sono richieste alcune elezioni del consiglio, modalità e voto – Selezione del personale, modalità
RCW 28A.320.040 Statuto per il consiglio e il governo della scuola
RCW 28A.330.070 Ufficio del consiglio - Registri disponibili per pubblica ispezione
RCW 28A.343.370 Posti vacanti
RCW 28A.343.380 Riunioni
RCW 28A.343.390 Quorum - Mancata partecipazione alle riunioni
RCW 42.30.030 Riunioni dichiarate aperte e pubbliche
RCW 42.30.050 Interruzioni - Procedura
RCW 42.30.060 Ordinanze, norme, risoluzioni, regolamenti, ecc., adottati in assemblea pubblica – Avviso – Vietato il voto segreto
RCW 42.30.070 Orari e luoghi delle riunioni – Emergenze - Eccezione
RCW 42.30.080 Riunioni straordinarie
RCW 9.41.280 Detenzione di armi pericolose nelle strutture scolastiche — Pena — Eccezioni
42 USC 12101-12213 Legge sugli americani con disabilità

Adottato: 16 luglio 2002
Revisionato: 02.19.2019; 04.19.2022; 12.13.2022
Revisionato: 12 dicembre 2023