5285 (P) - 社会安全号码不匹配

第 5285 号行政程序

社会安全号码不匹配

以下程序应用于执行董事会政策，以通知和纠正员工姓名和社会安全号码之间可能存在的不一致或“不匹配”。

当学区发现社会安全号码不匹配时，学区将向员工提供不匹配的书面通知。 然后，员工应负责与适当的政府机构跟进以纠正问题。

第一通知/纠正措施请求（见示例）

当学区得知员工的社会安全号码不匹配时，将通过学区商务办公室通过定期递送和挂号信发送的信函通知该员工该不匹配。

这封信将提供学区记录中包含的员工姓名和社会安全号码，并要求员工核实信息。 如果信息不正确，则要求员工提供正确的信息。 如果信中的信息与员工社会保障卡的姓名和社会保障号相符，建议员工联系当地社会保障办公室解决问题并向学区提供任何更改。

学区将为员工提供自信函之日起至少十五 (15) 个日历日以采取纠正措施。

第二次通知/纠正措施请求（见示例）

如果自第一次通知之日起至少十五 (15) 个日历日后，员工未更正已识别的社会安全号码不匹配或问题，则将通过定期投递和挂号信向员工发送第二封信函。

第二封信将通知员工此问题的重要性，并要求立即采取纠正措施。 这封信将再次提供学区记录中包含的员工姓名和社会安全号码，并要求员工核实信息。 如果信息不正确，则再次要求员工提供正确的信息。 如果信中的信息与员工社会保障卡的姓名和社会保障号相符，则再次建议员工联系当地社会保障办公室以解决问题并向学区提供任何更改。

自收到第二封信之日起，学区将为员工提供至少十五 (15) 个日历日以采取纠正措施。

最终通知/纠正措施请求（见示例）

如果在两次之前的书面尝试之后，员工没有更正识别出的社会安全号码不匹配或问题，第三封信将通过定期递送和挂号信发送给员工。

第三封信将再次告知员工问题的严重性以及立即采取纠正措施的必要性。 这封信还将声明它代表向员工发出社会安全号码不匹配或问题的最终通知，以及未能响应学区一再要求采取纠正措施并向学区提供准确名称和社会安全号码以供报告的请求目的构成终止的正当理由。

员工将被告知未能在信函发出之日起三十 (30) 个日历日内向学区提供问题已得到纠正的文件，将导致建议终止其在学区的工作。 最终通知将告知员工有机会在终止前与地区人事主管以及他们选择的代表会面，以进一步讨论此事。

学区强烈鼓励员工不要等到收到第三封信来解决不匹配问题。

                                                                                                                        发布时间：2008 年 XNUMX 月