1400 - 会议行为、业务秩序和法定人数

董事会政策第 1400 号

会议行为、议事顺序和法定人数

董事会将依法安排会议，并由董事会认为符合学区和社区的最佳利益。 董事会将通过 (1) 定期会议、(2) 特别会议和 (3) 紧急会议发挥作用。

定期会议：商务和学习会议
每年 31 月 24 日或之前，董事会将批准并公布下一学年的例会时间表。 该时间表将确定董事会定期业务和研究会议的时间、日期和地点。 如果满足公开通知要求，董事会保留在必要时修改此类会议的权利。 董事会将处理的业务议程将在公布的会议开始时间前至少二十四 (XNUMX) 小时发布在学区网站上。

如董事会拟在非经批准的地点或时间召开定期会议，董事会将按照与临时会议相同的方式发出会议通知。 董事会的所有定期会议将在地区范围内举行。

仅在联邦、州或地方政府宣布的紧急情况，或当地发生紧急情况、火灾、洪水、地震或其他紧急情况时，学区才会举行远程或现场出席的有限会议，并且在此类会议上将提供实时电话服务、电子、互联网或其他现成的远程访问方式，无需支付额外费用即可访问会议。

特别会议
特别会议可由总裁或应大多数董事会成员的要求召集。 将向每位董事会成员提供特别会议的书面通知，说明特别会议的时间和地点以及要处理的事务。 书面通知也将发送给已提出此类通知书面请求的每家报纸和广播或电视台。 书面通知可以通过邮寄、传真或电子邮件亲自送达。 该通知必须张贴在学区的网站上。

如果会议在总部以外的地点举行，学区还必须在学区总部的正门以及会议地点醒目地展示该通知。 在宣布的紧急情况下，无法在合理安全的情况下亲自举行会议，学区可以在学区网站或其他机构托管或共享的网站上发布没有实际位置的远程会议通知。

所有要求的通知必须在会议开始前至少二十四 (24) 小时送达或张贴。

如果董事会成员出现以下情况，则该董事会成员放弃书面通知要求：
1. 在会议召开时或之前向董事会秘书提交书面弃权通知。 放弃可以通过电报、传真或电子邮件给出； 要么
2. 会议召开时实际出席。 
除会议通知载明的事项外，董事会不对其他事项作出最终决定。 如果学区召开董事会特别会议来处理涉及人身或财产伤害或损害或此类伤害或损害可能性的紧急情况，当此类通知的时间要求会使通知不切实际并增加此类伤害或财产的可能性时损坏，或者当无法以合理的安全方式张贴或展示所需的通知时，包括但不限于宣布的紧急情况，禁止或建议不要旅行以实际张贴通知，董事会可能会立即开会，恕不另行通知。

紧急会议
如果学区因火灾、洪水、地震或其他紧急情况确定董事会需要加快行动以应对紧急情况，总统可提供常规会议地点以外的会议地点，以便没有实际地点的远程会议，或由于已宣布的紧急情况，部分或所有公众的实际出席受到限制的会议。 总统可以在不通知的情况下召开紧急会议。

如果在地方或州政府或机构或联邦政府宣布进入紧急状态后，学区确定由于紧急情况而无法与其成员召开董事会会议或公众亲自出席会议，且具有合理的安全性，学区将：

1. 在没有实际位置的情况下举行远程会议，或者
2. 举行会议，由于宣布的紧急情况，部分或所有公众的实际出席受到限制。

董事会成员可以通过电话或其他允许实时远程通信的电子方式出席远程会议。

对于远程会议或由于已宣布的紧急情况而部分或所有公众成员的实际出席受到限制的会议，学区必须为公众提供一种选择，让他们可以通过电话或使用现成的替代方式收听会议进程实时访问该程序不需要任何额外费用。

根据本政策，学区将针对远程会议或部分或所有公众的实际出席因宣布的紧急情况而受到限制的会议发出通知。 根据宣布的紧急情况召开会议的通知必须包括有关公众如何现场收听会议程序以及公众如何访问学区提供的任何其他电子远程访问方式的说明。

学区不会在远程会议期间或因宣布紧急情况而部分或全部公众出席人数有限的会议期间对任何事项做出最终决定，除非学区已为公众提供听取意见的选项根据本政策的程序，执行会议除外。 
通告
董事会将就任何特别会议或定期会议延期至其他时间发出适当的公告。 董事会可根据本政策发出召开紧急会议的通知。

除法律授权的行政会议或非公开会议外，所有会议都将对公众开放。 董事会将根据法律要求在向公众开放的会议期间根据执行会议的讨论采取最终行动。

可能需要修改才能参加会议的残障人士，以及由于身体行动不便等条件可能难以亲自参加会议的人士，应在定期会议前至少三天联系学监办公室，并作为尽快召开特别会议，以便作出特别安排。

在会议之间的过渡期间，总监办公室作为董事会秘书，将是董事会办公室。 学区的公共记录将以法律规定的方式开放供查阅，并受法律的限制。

视频直播和录制
为了最大限度地提高公众收视率和透明度，董事会打算为那些有兴趣远程观看或稍后观看的人进行视频直播和记录所有常规商务会议。 此外，如果观众容量或其他紧急情况需要，董事会可以选择广播和录制研究、特别或紧急会议。 有关如何访问直播功能和录制的信息（如果可用）将包含在公告中。

自 30 年 2024 月 XNUMX 日起，所有采取最终行动或接受正式公开证词的董事会例行会议和特别会议（执行会议或紧急会议除外）都将进行录音。此类记录将保存至少一年。如果会议上接受了正式的公开证词，录音将包括董事的评论和公众的评论。

法定人数和投票
法定人数由大多数董事会成员组成。 对于有五名成员的学校董事会，三名董事会成员构成法定人数。 业务交易（包括投票）需要达到法定人数。 董事会成员无需亲自出席董事会会议。 任何或所有董事会成员都可以通过任何提供实时口头交流的通信平台参加董事会会议并进行投票，而无需与出席人员在同一物理位置。

此外，任何通过通信平台举行的会议都必须：1) 包括适当的通知以及任何所需的密码或授权码； 2) 为公众所知并可获得； 3) 合理地容纳任何希望参与的公众。

董事会不会在任何需要向公众开放的会议上以无记名投票方式采取任何行动。 董事会对罗伯茨议事规则（修订版）第 VII 条概述和允许的动议和决议进行投票。 但是，选举或选择总监或董事会官员或填补董事会空缺需要所有董事会成员的多数票，并且董事会必须通过口头唱名对这些事项进行投票。 法律要求时，董事会将通过口头唱名投票。

会议行为和业务秩序
董事会将以文明、有序、务实的方式召开所有董事会会议。 董事会使用罗伯茨议事规则（修订版）作为指南，除非董事会章程或政策取代此类规则。 在董事会会议期间，董事会成员将避免与其他董事会成员进行电子通信（例如，通过电子邮件、短信、社交媒体）。

董事会将使用议程来确定其正常的业务秩序。 但是，主管或董事会成员可以要求对准备好的议程进行补充或更改，并且董事会可以通过出席会议的董事会成员的多数票通过修改后的议程或议事顺序。 通过后，修改议程的动议需要三分之二或更多的多数通过。 在特别会议上，董事会只能对特别会议通知中包含的事项采取最终行动。

任何公众故意携带或拥有用于学校董事会正式会议的设施的任何区域都是非法的，危险武器包括但不限于枪支，“nun-chu-ka”棒”、“飞镖”、气枪或手枪、电击枪或 RCW 9.41.280 中列出的其他危险武器。 董事会将确保在用于董事会正式会议的设施上张贴提供限制持有枪支和其他武器的通知的标志。

公众出席和评论
任何公众成员均可出席董事会会议。 董事会可能会要求，但不会要求人们登录、填写问卷或建立其他出席条件。

董事会认识到公众对教育问题发表评论的价值以及让公众参与其会议的重要性。 为了公平、有序地表达公众意见，除紧急情况外，董事会将在每次例行业务会议上或之前提供一个时间段，在该时间段内采取最终行动以征求公众意见。 在公众意见征询期间，访问者可以就董事会职责范围内的任何主题向董事会发表讲话。 公众意见可以口头形式出现，也可以通过在会议前提交的书面意见进行。 书面意见必须遵守下文讨论的文明标准，并且必须在董事会会议当天中午 12:00 之前收到。 所有及时提交的书面公众意见将分发给每位董事会成员。

 
董事会可以安排口头公众评论期，包括确定分配给公众评论的总时间以及平均分配每位发言人的会议记录。 董事会没有义务提供额外的公众评论时间来满足所有希望发言的与会人员。 董事会强加的任何结构都将是内容中立的。

董事会可能会要求那些希望发言的人（但不是所有与会者）登录，以便董事会掌握希望发言的个人并可以呼叫他们。 当被召集时，个人将表明自己的身份并在董事会规定的时限内发表评论。 董事会主席可以根据需要调整时间限制以符合议程。 董事会没有义务回应公众评论期间提出的问题或挑战，董事会的沉默并不表示同意或认可发言人的言论。 董事会可以控制公众评论的时间、地点和方式。 总统可以在规定的时间过去后终止个人的陈述，并可以打断演讲者以要求与董事会强加给自己的相同文明标准。 不文明评论的示例包括以下评论：

• 根据法律标准属于诽谤或中伤；
• 是对隐私的无理侵犯；
• 根据《联邦通信法》或联邦通信委员会的任何规则或规定，淫秽或不雅；
• 违反学区与骚扰、恐吓或欺凌学生相关的政策或程序，或与非歧视相关的政策或程序；
• 在校舍内煽动非法行为或违反合法的学校规定； 或者
• 严重扰乱董事会会议的有序运作。

董事会作为一个整体在确定所有此类裁决的适当性方面拥有最终决定权，并且可以通过罢免那些破坏性的人来维持秩序。 但是，董事会认识到它不能容忍的不文明言论与对董事会、学区和/或工作人员的消极但本质上仍然文明的评论之间的区别。 董事会将行使权力以内容中立的方式维持秩序。

除了会议期间的公众意见征询期之外，董事会还可以确定需要或将从额外的公众意见征询机会中获益的议程项目。 鼓励希望就议程项目向董事会介绍的个人或团体提前申请并安排此类介绍。 在董事会通过或修改一项未根据州或联邦法律明示或暗示授权但将促进 K-12 学生的教育，或将促进该地区的有效、高效或安全的管理和运营。 希望被董事会听取意见的个人将首先得到董事会主席的认可。

交叉参考：
董事会政策 1220 董事会官员和董事会成员的职责
董事会政策 1410 执行或闭门会议
董事会政策 1420 拟议议程和同意议程

法律参考：
RCW28A.330.020 某些董事会选举、方式和投票要求——人员选择、方式
RCW 28A.320.040 董事会和学校政府章程
RCW 28A.330.070 董事会办公室 - 可供公众查阅的记录
RCW 28A.343.370 职位空缺
RCW 28A.343.380 会议
RCW 28A.343.390 法定人数 - 未能出席会议
RCW 42.30.030 会议宣布开放和公开
RCW 42.30.050 中断 - 程序
RCW 42.30.060 在公开会议上通过的条例、规则、决议、条例等 – 通知 – 禁止秘密投票
RCW 42.30.070 会议时间和地点 - 紧急情况 - 例外
RCW 42.30.080 特别会议
RCW 9.41.280 在学校设施上持有危险武器——处罚——例外
42 USC 12101-12213 美国残疾人法案

采用：16 年 2002 月 XNUMX 日
修订：02.19.2019； 04.19.2022； 12.13.2022
修订日期：12 年 2023 月 XNUMX 日