6217 (P) - Transferencia Electrónica de Fondos

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 6217

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS

El distrito implementará la Política de Transferencia Electrónica de Fondos de la siguiente manera.

1. El procedimiento para iniciar, aprobar y registrar una transacción EFT está sujeto a las mismas políticas, procedimientos y controles que rigen los desembolsos realizados por cualquier otro mecanismo de pago.
2. Las transacciones EFT no se realizarán sin la autorización adecuada de las partes afectadas de acuerdo con los estatutos federales y estatales y las prácticas comerciales aceptadas. Para inscribirse en EFT para pagos de facturas o para cambiar cualquier información de la cuenta, los proveedores deberán enviar un formulario de Autorización para depósito automático de pagos de proveedores completo y adjuntar un cheque anulado u otra confirmación de la información de la cuenta.

Antes de realizar transacciones EFT, el Distrito trabajará con el Tesorero del Condado y/o una institución depositaria para garantizar que el software financiero del distrito pueda crear solicitudes EFT de una manera aceptable para el Tesorero del Condado. El distrito mantendrá una cuenta bancaria en una institución financiera que sea únicamente para manejar transacciones EFT y no deberá mantener un saldo que no sea el saldo mínimo requerido para el mantenimiento de la cuenta por parte de la institución financiera.

La validación de nuevas solicitudes de EFT o cambios en los registros de EFT existentes requieren que se tomen los siguientes pasos.
1. Validación de todas las nuevas solicitudes de EFT recibidas.
a. El distrito confirmará todas las solicitudes de cambio comunicándose directamente con el solicitante utilizando información genuina y conocida.
b. Al confirmar las solicitudes de cambio, el distrito confirmará la práctica existente.
C. Información en el formulario con el contacto conocido.
2. Una vez que se haya confirmado la solicitud, el departamento de contabilidad del distrito configurará al proveedor para pagos EFT en el sistema de contabilidad del distrito.
3. La documentación de todos los registros de EFT nuevos o revisados ​​se mantendrá para su revisión por parte del personal de contabilidad del distrito y los auditores y se mantendrá de acuerdo con las reglas de conservación de registros.

El distrito completará una acción de notificación previa antes de realizar cualquier pago a los proveedores. Esta acción se utilizará como verificación final de la información de la cuenta bancaria.

Una vez que un proveedor esté inscrito, el distrito continuará pagándole a través de transacciones electrónicas hasta que el proveedor lo rescinda por escrito o la cuenta de depósito ya no esté activa. Si el banco del proveedor rechaza un pago, el distrito emitirá un cheque en papel dentro de las dos semanas posteriores a la notificación del banco. Los cheques en papel continuarán hasta que se firme un nuevo acuerdo de autorización.

Para garantizar que existan controles adecuados, el distrito garantizará lo siguiente:
1. Los miembros del personal responsables de ingresar los pagos electrónicos no deben ser los mismos que liberan la transferencia bancaria.
2. Los miembros del personal responsables de ingresar pagos electrónicos no deben ser los mismos miembros del personal que pueden cambiar la información de la cuenta para pagos electrónicos.
3. Los miembros del personal que manejan las transacciones y liberaciones ACH no deben ser los mismos que concilian las cuentas financieras que contienen transacciones electrónicas.
4. Si el distrito no tiene suficiente personal para segregar las tareas de esa manera, debe asegurarse de que cualquier transacción sea revisada y aprobada por un miembro del personal distinto del que ingresó la transacción antes de su liberación.

Emitido: diciembre de 2023