6101 (P) - Gestión financiera y de efectivo federal

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO N° 6101

EFECTIVO FEDERAL Y GESTIÓN FINANCIERA

El distrito puede retirar fondos federales utilizando un método de reembolso o pago por adelantado.

Método de pago por reembolso

Para reembolsos de fondos federales, el distrito:

1. Supervise la actividad fiscal (pagos y reembolsos) de cada subvención de forma continua y solicite el reembolso oportuno solo de los gastos que ya se hayan desembolsado y cumpla con todos los requisitos de concesión aplicables.
2. Mantener documentación fuente/registros contables que concuerden con la solicitud de reembolso a un nivel adecuado para establecer que los fondos no se han utilizado en violación de las restricciones o prohibiciones legales aplicables.
3. Si el distrito transfiere gastos previamente cargados a una adjudicación federal cuyo reembolso se ha reclamado a una fuente de fondos no federal, el distrito calculará el interés devengado sobre los fondos federales de conformidad con la posible presentación; consulte la sección Intereses devengados a continuación.

Método de pago por adelantado

Para anticipos de fondos federales, el distrito:

1. Supervisar la actividad fiscal (retiros y pagos) de cada subvención de forma continua y mantener la documentación fuente/registros contables a un nivel adecuado para establecer que los fondos no se han utilizado en violación de las restricciones o prohibiciones legales aplicables.
2. En la medida de lo posible, desembolsar los fondos disponibles de ingresos del programa, rebajas, reembolsos, liquidaciones de contratos, recuperaciones de auditoría e intereses devengados sobre dichos fondos antes de solicitar pagos en efectivo adicionales.
3. Planifique el flujo de efectivo en el proyecto de subvención durante el período presupuestario y revise los requisitos de efectivo del proyecto antes de cada retiro.
4. Utilice solo la cantidad de fondos necesarios para satisfacer las necesidades inmediatas del programa/proyecto (incluida la parte proporcional de cualquier costo indirecto permitido) y minimice el tiempo entre la recepción y el desembolso de esos fondos.
5. Pagar fondos federales para gastos que cumplan con todos los requisitos de subvención aplicables tan pronto como sea administrativamente factible (una regla general es no más de tres días hábiles después de recibir los fondos).
6. Deposite los pagos anticipados en cuentas aseguradas siempre que sea posible. A menos que se apliquen las condiciones enumeradas en CFR Título 2 Parte 200 Subparte D §200.305(b)(8), el distrito mantendrá pagos adelantados en cuentas que devengan intereses.
7. Remita los intereses devengados por más de $500 al año; consulte la sección Intereses devengados a continuación.

Interés obtenido

1. El distrito retendrá las cantidades de intereses devengados hasta $500 por año para gastos administrativos.
2. Cualquier interés adicional ganado sobre esos fondos se remitirá anualmente al Sistema de Gestión de Pagos (PMS) del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) a través de un medio electrónico o mediante cheque al Centro de Apoyo al Programa del HHS. El distrito se referirá a la agencia federal o de transferencia para obtener información pertinente sobre la remesa.