6217 (P) - 電子資金移動

管理手順No.6217

電子資金移動

学区は次のように電子資金移動ポリシーを実施します。

1. EFT 取引を開始、承認、記録する手順には、他の支払いメカニズムによる支払いを管理するものと同じポリシー、手順、および管理が適用されます。
2. EFT 取引は、連邦および州の法令および認められた商習慣に従って、影響を受ける当事者の適切な許可がない限り行われません。請求書支払いのために EFT に登録する場合、またはアカウント情報を変更する場合、ベンダーは記入済みのベンダー支払い自動入金承認フォームを提出し、無効になった小切手またはその他のアカウント情報の確認書を添付します。

EFT 取引を行う前に、学区は郡財務担当者および/または保管機関と協力して、学区の財務ソフトウェアが郡財務担当者が受け入れられる方法で EFT リクエストを作成できることを確認します。学区は、EFT 取引を処理するためだけに金融機関の銀行口座を維持するものとし、金融機関による口座維持に必要な最低残高以外の残高を保有してはならない。

新しい EFT リクエストの検証、または既存の EFT レコードの変更には、次の手順を実行する必要があります。
1. 受信したすべての新しい EFT リクエストの検証。
ａ．学区は、既知の本物の情報を使用して要求者に直接連絡し、すべての変更要求を確認します。
b.変更リクエストを確認する際、学区は既存の慣行を確認します。
c.既知の連絡先を含むフォーム上の情報。
2. リクエストが確認されたら、学区の会計部門が、学区の会計システムで EFT 支払いができるようにベンダーを設定します。
3. すべての新規または改訂された EFT 記録の文書は、地区の会計スタッフおよび監査人によるレビューのために維持され、記録保持規則に従って保管されます。

学区はベンダーに支払いを行う前に事前通知措置を完了します。このアクションは、銀行口座情報の最終検証として使用されます。

ベンダーが登録されると、ベンダーによって書面で取り消されるか、預託口座が無効になるまで、学区は電子取引を通じてベンダーに支払いを続けます。販売者の銀行によって支払いが拒否された場合、地区は銀行からの通知から XNUMX 週間以内に紙の小切手を発行します。紙による小切手は、新しい認可契約が署名されるまで継続されます。

適切な管理を確実に実施するために、学区は次のことを保証します。
1. 電子決済の入力を担当するスタッフは、電信送金を行うスタッフと同一であってはなりません。
2. 電子決済の入力を担当する職員は、電子決済の口座情報を変更できる職員と同一であってはなりません。
3. ACH 取引およびリリースを処理するスタッフ メンバーは、電子取引を含む金融口座を照合するスタッフ メンバーと同一であるべきではありません。
4. 学区にそのような方法で職務を分離するのに十分な職員がいない場合は、取引が解除される前に、取引を行った職員以外の職員によって取引が審査され、承認されるようにしなければなりません。

発行：2023年XNUMX月