5285（P）-社会保障番号の不一致
行政手続第5285号
次の手順を使用して、従業員の名前と社会保障番号の間で発生する可能性のある不一致または「不一致」の通知と修正に関する取締役会のポリシーを実装する必要があります。
社会保障番号の不一致が地区によって発見された場合、地区は従業員に不一致を書面で通知します。 その後、従業員は問題を修正するために適切な政府機関にフォローアップする責任があります。
是正措置の最初の通知/要求（例を参照）
地区が社会保障番号が一致しない従業員を知った場合、従業員は、定期配達と証明された郵便で送信される地区の営業所からの手紙によって不一致を通知されます。
この手紙は、地区の記録に含まれている従業員の名前と社会保障番号を提供し、情報を確認するよう従業員に求めます。 情報が正しくない場合、従業員は正しい情報を提供するように求められます。 手紙の情報が従業員の社会保障カードの名前と社会保障番号と一致する場合、従業員は問題を解決し、地区に変更を提供するために地元の社会保障事務所に連絡することをお勧めします。
地区は、是正措置を講じるために、書簡の日付から最低15暦日を従業員に提供します。
XNUMX回目の通知/是正措置の要求（例を参照）
最初の通知日から少なくとも15暦日後、従業員が特定された社会保障番号の不一致または問題を修正しなかった場合、XNUMX通目の手紙が定期配達および証明された郵便で従業員に送信されます。
XNUMX番目の手紙は、この問題の重要性を従業員に通知し、直ちに是正措置を講じることを要求します。 この手紙は、地区の記録に含まれている従業員の名前と社会保障番号を再度提供し、情報を確認するよう従業員に求めます。 情報が正しくない場合、従業員は再び正しい情報を提供するように求められます。 手紙の情報が従業員の社会保障カードの名前と社会保障番号と一致する場合、従業員は再び、問題を解決し、地区に変更を提供するために地元の社会保障事務所に連絡することをお勧めします。
地区は、是正措置を講じるために、15通目の手紙の日付から最低XNUMX暦日を従業員に提供します。
最終通知/是正措置の要求（例を参照）
以前のXNUMX回の書面による試行の後、従業員が特定された社会保障番号の不一致または問題を修正しなかった場合、XNUMX通目の手紙が定期配達および証明された郵便で従業員に送信されます。
XNUMX番目の手紙は、問題の深刻さと即時の是正措置の必要性を従業員に再度通知します。 この書簡には、社会保障番号の不一致または問題に関する従業員への最終通知を表し、是正措置を講じ、報告するための正確な名前と社会保障番号を地区に提供するという地区の繰り返しの要求に応じないことも記載されています。目的は、終了の正当な理由を構成します。
従業員は、手紙の日付から30暦日以内に問題が修正されたという文書を地区に提供しなかった場合、地区での雇用の終了が推奨されることを通知されます。 最終通知は、従業員に、問題をさらに議論するために、彼らが選んだ代表者とともに、地区人事部長との解雇前の会議の機会を通知します。
地区は、不一致に対処するためにXNUMX番目の手紙を受け取るまで待たないように従業員に強く推奨します。
発行：2008年XNUMX月
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