4040（P）-地区記録へのパブリックアクセス
行政手続第4040号
これらの手順と一般原則の目的
これらの手順は、学区の記録への一般のアクセスのプロセスを説明し、学区がそのような要求にどのように対応するかについてのガイダンスを提供するために、監督者によって確立され、理事会方針4040およびRCW42.56.040に従って公開されています。
学区があらゆる形式で作成、所有、使用、または保持した学区の運営および機能の実施に関連する学区の記録は、実際、一般の人々がこれと一致するアクセスを要求できる公的記録です。手順。
そのような要求を処理するとき、地区は要求者に最大限の支援を提供し、可能な限り最もタイムリーな方法で応答を提供します。
地区公共記録担当官
公共記録担当官
最もタイムリーで効率的な対応のために、学区の記録の要求は、以下にリストされている公共記録担当官に書面で送る必要があります。ワシントン公共記録法、第42.56章RCW、およびポリシー4040。
地区の現在の公共記録担当官は、次のように地区の中央管理棟に連絡することができます。
人事担当ディレクター、Mindy Meyer 博士
364 S. Park St.、Walla Walla、WA 99362
電話番号： 509-527-3000
FAX： 509-529-7713
Email: hr@wwps.org
公共記録担当官への連絡に関する情報は、地区のWebサイトwwps.orgでも入手できます。
公共記録担当官のトレーニング
州法に従い、公共記録責任者は、ワシントン公共記録法および公共記録保持に関連するトレーニングを、公共記録責任者の責任を引き受けてから90日以内に完了するものとします。 最初のトレーニングの後、公共記録担当官は、地区の公共記録担当官である限り、XNUMX年以内の間隔で再教育トレーニングを完了する必要があります。 トレーニングでは、技術情報サービスの更新や改善など、電子文書の保持、作成、開示に関連する特定の問題に対処する必要があります。
公共記録の利用可能性
検査時間
公的記録は、学年度中の月曜日から金曜日の午前8時から午後00時まで、および学校の日の午前5時から午後00時まで、学区の通常の営業時間中に検査およびコピーできます。法定休日を除き、セッション中ではありません。 記録は地区の事務所で検査されなければなりません。
レコードの編成
地区は、合理的かつ組織的な方法で記録を維持し、記録を損傷や混乱から保護するために合理的な行動を取ります。 要求者は、公共記録担当官または被指名人の許可なしに、地区事務所から地区記録を取得してはなりません。 記録の検査中、地区の従業員は通常、記録を損傷や混乱から保護するために立ち会います。
地区はまた、地区に提出され、地区によって処理された公共記録要求のログを保持します。 このログには、各リクエストに関する次の情報が含まれますが、これらに限定されません。要求者のID、要求が受信された日付、元の要求のテキスト、応答として作成されたレコードの説明要求、編集または差し控えられた記録の説明とその理由、および要求の最終処分の日付。
オンライン情報
さまざまな記録と情報が地区のウェブサイトwwps.orgで入手できます。 要求者は、記録要求を提出する前に、Webサイトで入手可能な文書を確認することをお勧めします。
公共記録を要求する
公共記録担当官への要請
地区の公共記録を検査またはコピーすることを希望する人は、地区の通常の営業時間内に直接、または公記録担当官宛ての手紙、ファックス、または電子メールで次の情報を含めて書面で要求するものとします。
・要求者の名前、住所、電話番号、および電子メールアドレス。
・公的記録担当官または被指名人が記録を見つけるのに適切な公的記録の特定。 と
・リクエストが地区に提出された日付。
地区は、記録の要求を提出するときに、公共記録要求フォームを使用することをお勧めします。 このフォームは、地区のセントラルオフィスおよびオンラインのwwps.orgでリクエスターが使用できます。
識別可能なレコード
ワシントン公記録法、第42.56章RCWおよび地区方針4040に基づく要求は、識別可能な記録者または識別可能な記録を求めなければなりません。 地区が作成、所有、使用、または保持しているすべてまたは実質的にすべての記録に対する要求は、識別可能な記録に対する有効な要求ではありません。 識別可能な記録を求めない地区からの一般的な情報の要求も、ポリシー4040の対象外です。特定のトピックについて議論している、または特定のキーワードや名前を含むすべての記録の要求は、地区のすべての記録の要求とは見なされません。
電子記録の要求
電子的な公共記録を要求するプロセスは、紙の公共記録を要求するプロセスと同じです。 ただし、地区が電子記録の要求に対応するのを支援するために、要求者は、公共記録担当者または被指名人が要求に応じて識別可能な記録を見つけて収集できるようにする特定の検索用語を提供する必要があります。
新しいレコードの作成
地区は、情報の記録要求を満たすために新しい記録を作成することを法律で義務付けられていません。 地区は、要求の性質と、複数の場所からのデータが要求され、単一の新しいレコードに簡単に組み合わせることができる場合など、新しいドキュメントで情報を提供する便利さに応じて、レコードを作成することを選択できます。
レコードのコピー
要求者が記録を検査する代わりに記録のコピーを作成することを希望する場合、要求者は要求でこれを明確にし、記録のコピーまたは預金の支払いを手配するものとします。
書面ではない要求
公的記録担当官または被指名人は、電話または直接の公的記録の非公式な要求を受け入れることができます。 ただし、混乱や誤解を避けるために、要求者は、書き込みに限定された要求が常に推奨される方法であることに注意する必要があります。 公的記録責任者または被指名人が電話または直接の要請を受けた場合、公的記録責任者は、書面で要請者に要請の理解を確認します。
公共記録要求の処理
リクエストの処理順序
地区は通常、受け取った順序でリクエストを処理します。 ただし、ほとんどのリクエストを最も効率的な方法で処理できる場合は、リクエストが順不同で処理されることもあります。
セントラルレビュー
地区の公共記録責任者に行われなかった記録要求は、建物レベルの管理者、プログラム管理者、または処理のために公共記録責任者に要求を受け取った他のスタッフによって転送されます。
XNUMX日間の対応
要求を受け取ってから5営業日以内に、公共記録担当官は次のXNUMXつ以上を行います。
1.要求された記録のコピーを提供するか、記録を検査に利用できるようにします。あるいは、インターネットアドレスと、特定の記録にアクセスできる地区のWebサイトへのリンクを提供します（要求者が通知していない場合）。彼または彼女がインターネットを介して記録にアクセスできない地区）; また
2.地区が要求を受け取ったことを認め、完全に応答するために必要な時間の合理的な見積もりを提供します。 また
3.地区が要求を受け取ったことを確認し、不明確な要求について説明を提供するよう要求者に依頼します。また、要求に応答するために地区が要求に応答するのに必要な時間の合理的な見積もりを可能な限り提供します。明確にされていない; また
4.リクエストを拒否します（ただし、リクエストが広すぎるという理由だけでリクエストが拒否されることはありません）。
要求者が30日以内に地区の説明の要求に応答せず、要求全体が不明確な場合、地区は要求を閉じてそれ以上応答しない場合があります。 要求者が30日以内に地区の説明の要求に応答せず、要求の一部が不明確である場合、地区は要求の明確な部分に応答し、残りの要求を閉じる場合があります。 異常な状況では、地区はまた、法律に従って開示を命じる裁判所命令を求める場合があります。
地区は、複数のボット要求への応答が地区の他の重要な機能に過度の干渉を引き起こすと地区が立証した場合、XNUMX時間以内に要求者からの複数の要求のXNUMXつであるボット要求を拒否することができます。 地区は、リクエストがコンピュータプログラムまたはスクリプトによって自動的に生成されたと地区が合理的に信じる場合、リクエストをボットリクエストと見なすことができます。
開示要求を受け取ってからXNUMX営業日以内に地区が書面で応答しない場合、要求者は公記録担当官に連絡して、応答しなかった理由を特定する必要があります。
リクエストの目的
地区は、記録が要求された目的を調査し、回答を使用して、応答性の高い記録を収集し、一般の人々が情報を取得することに正当な関心を持っているかどうかを判断するのに役立てることができます。 ただし、要求者は目的を提供する必要はなく、要求者が要求の目的を提供することを拒否したという理由だけで、地区は記録の提供を拒否することはできません。
他人の権利を保護する
要求された記録に他者の権利に影響を与える可能性があり、おそらく開示が免除される可能性のある情報が含まれている場合、公共記録担当官は、記録を提供する前に、そのような他者に通知することができます。 この通知により、他の人が要求者に連絡して要求を修正するように依頼したり、必要に応じて、開示を防止または制限する裁判所命令を求めることができる場合があります。 影響を受ける人への通知には、リクエストのコピーが含まれる場合もあります。
開示から免除される記録
一部の記録は、42.56章RCWまたは特定の情報または記録の開示を免除または禁止する別の法令に含まれる特定の免除の下で、全体的または部分的に開示を免除されます。
地区が記録が開示から免除され、差し控えられるべきであると信じる場合、公共記録担当官は、適用される特定の免除（および法定セクション）を書面で述べ、その免除が差し控えられている記録にどのように適用されるかについての簡単な説明を提供します。編集済み。 この免除と説明は、源泉徴収指数またはログで要求者に提供されます。
記録の一部のみが開示から免除され、残りは免除されない場合、公共記録担当官は免除部分を編集し、非免除部分を提供し、記録の一部が源泉徴収で編集される理由を要求者に示します。インデックスまたはログ。
開示を免除または禁止する法律のリスト
RCW42.56.070（2）に従い、これらの規則には、ワシントン州公記録法の第42.56章RCWに具体的に記載されているものを除き、特定の公的記録または記録の一部の開示を免除する可能性のある法律のリストが含まれています。 地区は以下の法律を特定しました：
・TheFamilyEducationalandPrivacyRightsAct（FERPA）、20USC§1232g（学生の教育記録に関して）;
・WashingtonStateStudentEducationRecordsLaw、RCW28A.605.030;
・個別障害者教育法（IDEA）、20USC§1400et。 seq。 および34CFRPart 300（障害を持つ学生の学生記録に含まれる個人を特定する情報の機密性を保護する）。
・第5.60章RCWのsetforthinなどの特権通信および弁護士業務製品。
・前科プライバシー法（CRPA）、第10.97章、RCW。
・無料または割引ランチを受け取る学生に関する情報、42USC§1758（b）（6）;
・医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPPA）、45 CFRパート160-164（医療情報のプライバシーとセキュリティに関する）。
・児童の虐待–保護と手続き、RCW 26.44.010; RCW 26.44.030（9）;
・少年犯罪者の通知、RCW 13.04.155（3）;
・試験前の教師または生徒のための試験用質問、質問、RCW 28A.635.040;
・PublicLaw98-24、PublicHealthServicesActのSection527、41USC§290dd-2（アルコールおよび薬物乱用患者の記録の機密性）;
・米国およびワシントン州の憲法上の規定。これには、プライバシーの権利および結社の自由が含まれますが、これらに限定されません。
これらの免除に加えて、RCW 42.56.070（9）は、商業目的で要求された個人のリストへのアクセスを提供することを禁止しており、法律によって特別に許可または指示されない限り、地区はそうすることはできません。
上記のリストは情報提供のみを目的としており、公共記録法からのすべての可能な免除を網羅することを意図したものではありません。 上記のリストには、第42.56章RCWに記載されているものに追加される可能性のある免除のみが含まれています。 適切な状況下では、地区は、上記に記載されていない、または公開法に含まれていない他の法的免除に依存する場合があります。
記録の検査
他の要求と一致し、地区の運営を不当に混乱させることなく、地区は、免除されていない公共記録の検査を迅速に提供するものとします。 一般の人々は、公共記録担当官の許可なしに閲覧エリアから文書を削除することはできません。また、文書を分解または変更することもできません。 申請者は、地区がコピーすることを希望する文書を示さなければなりません。 地区の記録を検査するための費用はかかりません。
非電子記録のコピーの提供
検査が完了した後、公共記録担当官または被指名人は、要求されたコピーを作成するか、コピーを手配するものとします。
電子記録の提供
要求者が電子形式の記録を要求する場合、公共記録担当官または被指名人は、地区で使用され、一般に市販されている電子形式、または形式で合理的に配置できる非免除の記録またはそのような記録の一部を提供しますこれは、地区が記録を保持する形式から合理的に翻訳可能です。
分割払いでの記録の提供
要求が多数の記録に対するものである場合、公共記録担当官または被指名人は、分割払いで検査およびコピーするためのアクセスを提供する権利を有します。 30日以内に、要求者がレコードのセット全体またはXNUMXつ以上の分割払いを検査しなかった場合、公共記録担当者または被指名人は残りのレコードの検索を停止して要求を閉じることができます。これについては以下で詳しく説明します。
検査の完了
要求された記録の検査が完了し、要求されたすべてのコピーが提供されると、公共記録担当官または被指名人は、地区が要求された記録の入念な検索を完了し、見つかった非免除記録を検査に利用できるようにしたことを示します。
取り下げられた、または放棄されたリクエストを閉じる
要求者は、記録が検査またはコピーに利用可能であるという地区の通知から30日以内に、組み立てられた記録を要求または確認する必要があります。 地区は、この要件を書面で要求者に通知し、記録を要求または確認するための手配を行うために地区に連絡する必要があることを要求者に通知する必要があります。 要求者または要求者の代表者がXNUMX日以内に記録を請求または確認しなかった場合、またはその他の取り決めを行わなかった場合、地区は要求を閉じ、収集された記録を再提出することができます。
要求者が要求を取り下げるか、記録を検査する義務、または要求されたコピーの保証金または最終支払いを支払う義務を果たさない場合、公共記録担当官は要求を閉じ、地区が閉じたことを要求者に示します。リクエスト。
後で発見された文書
地区が利用可能なすべての記録を提供したことを要求者に通知した後、地区は要求時に存在する追加の応答文書を認識した場合、追加の文書を要求者に迅速に通知し、迅速に提供します。
記録の提供の費用、費用の放棄、および費用に関する合意
印刷されたコピーと郵送の費用
電子記録のコピーまたは印刷されたコピーを提供する費用は、15ページあたりXNUMXセントです。 あるいは、地区がこの手続きの下で許可された料金が明らかにXNUMXドル以上であると判断し、文書化した場合、地区は代わりにXNUMXドルの定額料金を請求して記録を提供することができます。 地区が最初の分割払いに対して定額料金を請求する場合、地区はそれ以降の分割払いに対して追加の定額料金またはページごとの料金を請求しません。 支払いは、地区に支払う現金、小切手、またはマネーオーダーで行うことができます。
地区はまた、輸送コンテナまたは封筒の費用を含む、郵送の実際の費用を請求する場合があります。
公共記録担当官または被指名人は、すべての記録を提供する前に残りのコピー費用の支払いを要求するか、または分割払いを提供する前に分割払いをコピーする費用の支払いを要求する場合があります。
要請があれば、コピーを作成する前に、地区は該当する料金の概要を提供します。 申請者は、該当する料金を削減するために申請を修正することができます。
カスタマイズされたサービス料
データ編集を準備するために情報技術の専門知識を使用する必要があると地区が推定した場合、またはそのような編集とカスタマイズされたアクセスサービスが他の地区のために地区によって使用されていない場合にカスタマイズされた電子アクセスサービスを提供するために、カスタマイズされたサービス料金が課される場合があります目的。 カスタマイズされたサービス料金は、この段落のサービスを提供する実際の費用まで地区に払い戻すことができます。
地区は、カスタマイズされたサービス料が適用される理由の説明、特定の専門知識の説明、および合理的な見積もり費用を含め、要求に適用されるカスタマイズされたサービス料を要求者に通知しない限り、カスタマイズされたサービス料を査定しません。料金の。 通知はまた、カスタマイズされたサービス料金のコストを回避または削減するために、要求者に要求を修正する機会を提供します。
電子記録の費用
電子記録を提供するための費用は次のとおりです。
1.電子形式にスキャンされた公共記録、または記録をスキャンするための地区の機器の使用については、XNUMXページあたりXNUMXセント。
2.電子メール、クラウドベースのデータストレージサービス、またはその他の電子配信手段にアップロードされたXNUMXつの電子ファイルまたは添付ファイルごとにXNUMXセント。
3.電子形式での公共記録の送信、または記録を電子的に送信するための地区機器の使用のためのギガバイトあたりXNUMXセント。 と
4.地区が提供するデジタルストレージメディアまたはデバイスの実際の費用、コピーを要求者に郵送するために使用されるコンテナまたは封筒の実際の費用、および実際の郵便料金または配送料。
地区は、通常の業務で地区が利用できる最も効率的な方法で記録を提供するために合理的な措置を講じます。
あるいは、この手続きで許可される料金が明らかにXNUMXドル以上であると地区が判断し、文書化した場合、地区は代わりにXNUMXドルの定額料金を請求して記録を提供することができます。 地区が最初の分割払いに対して定額料金を請求する場合、地区はそれ以降の分割払いに対して追加の定額料金またはページごとの料金を請求しません。
公共記録担当官または被指名人は、すべての記録を提供する前に残りのコピー費用の支払い、またはその分割払いを提供する前に分割払いをコピーする費用の支払いを要求する場合もあります。
要請があれば、この手続きに基づいて料金が課される前に、地区は該当する料金の概要を提供します。 申請者は、該当する料金を削減するために申請を修正することができます。
地区は、要求者が他の手段を通じてそのような記録のコピーを提供することを特に要求しない限り、要求を受け取る前に地区がそのウェブサイトに定期的に投稿する記録へのアクセスまたはダウンロードに対してコピー料金を課しません。
コピーの作成を開始する前に、公共記録担当者または被指名人は、上記の規定に従ってカスタマイズされたサービス料の費用を含め、要求者が選択したすべての記録をコピーするための推定費用の最大XNUMXパーセントの保証金を要求する場合があります。
権利放棄
公共記録担当官は、要求に対して査定された料金を免除することができます。 地区を代表して、公共記録担当官は、この手順で承認された料金に代わる料金の取り決めを提供する、または大量のまたは頻繁に発生する料金に応じて、要求者と契約、了解覚書、またはその他の契約を締結することもできます。リクエスト。
公共記録の否定の内部レビュー
アクセス拒否の内部管理レビューの請願
記録要求の最初の拒否または部分的な拒否に反対する人は誰でも、その決定のレビューを公記録担当官に書面で（電子メールを含めて）請願することができます。 請願書には、要求を拒否する公共記録担当官または被指名人による書面による声明のコピーを含めるか、合理的に特定するものとします。
審査のための請願の検討
公記録担当官は、直ちに請願を検討し、請願の受領後XNUMX営業日以内、または地区と要求者が相互に同意するその他の時間内に、拒否を確認または取り消すものとします。
公共記録の作成にかかる費用の報告
地区は、法律で義務付けられているように、RCW第40.14章で指定された情報を合同立法監査および審査委員会に提供します。
改訂：2022年XNUMX月
申告箱
学校閉鎖
