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理事会方針第1440号 

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理事会の書記は、すべての理事会の議事録を保管します。 議事録は、理事会の次回の定例会議で承認された後に公式になり、地区の恒久的な記録として保持する必要があります。 議事録は包括的でなければならず、以下を示すものとします。
A. 会議の日時および場所。
B. 議長。
C. 出席メンバー。
D. 会議中に議論された項目および行われた可能性のある投票の結果。
E. 目的の一般的な声明を伴う執行部会議のための休憩への行動。
F. 閉会時間。そして
G. 議長の署名と議事録が承認された日付。

詳細な記録が必要となる可能性のある問題について話し合う場合、理事会は秘書に話し合いを記録するよう指示することがあります。 オーディオまたはビデオの記録は、次のようにファイルに保持されます。
A. 録音が逐語的に（一語一語）転写された場合、録音は 1 年間保存されなければなりません。または
B. 録音が議事録作成の参考としてのみ使用される場合、録音は 6 年間保存しなければなりません。

非公式の議事録は、次回の定例理事会に先立って理事会メンバーに提供され、他の関心のある市民も利用できるようになります。 議事録は、メンバーが採択前にレビューする機会があれば、公に読む必要はありません。

すべての理事会会議の常設議事録のファイルは、理事会幹事の事務所に保管され、関心のある市民の要請に応じて閲覧できるようになります。 法律で別段の定めがある場合を除き、適切な地区職員による破棄が承認されるまで、常設議事録は破棄されません。 恒久的な議事録は、損失から保護する方法で保存する必要があります。

クロスリファレンス：
理事会ポリシー 6570 データと記録の管理

法的参照:
RCW 28A.400.030 監督者の義務
RCW 42.30.035 分
RCW 40.14.070 地方自治体の記録の破棄、処分、寄贈 - 歴史的利益のための保存 - 地方記録委員会の義務 - 記録保存スケジュール - 封印された記録

採択：16年2002月XNUMX日
改訂：18年2016月XNUMX日
改訂：12年2023月XNUMX日