6217 (ع)- تحويل الأموال إلكترونيا

الإجراء الإداري رقم 6217

تحويل الأموال إلكترونيا

ستقوم المنطقة بتنفيذ سياسة تحويل الأموال الإلكترونية على النحو التالي.

1. يخضع إجراء بدء معاملة التحويل الإلكتروني والموافقة عليها وتسجيلها لنفس السياسات والإجراءات والضوابط التي تحكم عمليات الصرف التي تتم بواسطة أي آلية دفع أخرى.
2. لن يتم إجراء معاملات التحويل الإلكتروني دون الحصول على إذن مناسب من الأطراف المتضررة وفقًا للقوانين الفيدرالية وقوانين الولاية والممارسات التجارية المقبولة. للتسجيل في نظام التحويل الإلكتروني لدفع الفواتير، أو لتغيير أي معلومات حساب، سيرسل البائعون نموذج تفويض مكتمل للإيداع التلقائي لمدفوعات البائع ويرفقون إما شيكًا ملغى أو تأكيدًا آخر لمعلومات الحساب.

قبل المشاركة في معاملات التحويل الإلكتروني، ستعمل المنطقة مع أمين صندوق المقاطعة و/أو مؤسسة الإيداع للتأكد من أن البرنامج المالي للمنطقة يمكنه إنشاء طلبات التحويل الإلكتروني بطريقة مقبولة لدى أمين صندوق المقاطعة. يجب أن تحتفظ المنطقة بحساب مصرفي لدى مؤسسة مالية مخصص فقط للتعامل مع معاملات التحويل الإلكتروني ولا يجوز أن تحمل رصيدًا بخلاف الحد الأدنى للرصيد المطلوب لصيانة الحساب من قبل المؤسسة المالية.

يتطلب التحقق من صحة طلبات التحويل الإلكتروني الجديدة، أو التغييرات في سجلات التحويل الإلكتروني الحالية، اتخاذ الخطوات التالية.
1. التحقق من صحة جميع طلبات التحويل الإلكتروني الجديدة المستلمة.
أ. ستؤكد المنطقة جميع طلبات التغيير عن طريق الاتصال مباشرة بمقدم الطلب باستخدام معلومات حقيقية معروفة.
ب. عند تأكيد طلبات التغيير، ستقوم المنطقة بتأكيد الممارسة الحالية.
ج. معلومات في النموذج مع جهة الاتصال المعروفة.
2. بمجرد تأكيد الطلب، سيقوم قسم المحاسبة بالمنطقة بإعداد المورد لمدفوعات التحويل الإلكتروني في النظام المحاسبي للمنطقة.
3. يجب الاحتفاظ بتوثيق جميع سجلات تحويل الأموال الإلكتروني الجديدة أو المنقحة للمراجعة من قبل موظفي المحاسبة والمراجعين بالمنطقة، والاحتفاظ بها وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالسجلات.

ستقوم المنطقة بإكمال إجراء الإخطار المسبق قبل إجراء أي دفعات للبائعين. يجب استخدام هذا الإجراء بمثابة التحقق النهائي من معلومات الحساب المصرفي.

بمجرد تسجيل البائع، ستستمر المنطقة في الدفع للبائع من خلال المعاملات الإلكترونية حتى يتم إلغاؤه كتابيًا من قبل البائع، أو لم يعد حساب الوديع نشطًا. إذا تم رفض الدفع من قبل بنك البائع، فستصدر المنطقة شيكًا ورقيًا في غضون أسبوعين من إشعار البنك. يجب أن تستمر الشيكات الورقية حتى يتم التوقيع على اتفاقية ترخيص جديدة.

لضمان وجود ضوابط كافية، ستضمن المنطقة ما يلي:
1. لا ينبغي أن يكون الموظفون المسؤولون عن إدخال المدفوعات الإلكترونية هم نفس الموظفين الذين أصدروا التحويل البنكي.
2. لا ينبغي أن يكون الموظفون المسؤولون عن إدخال المدفوعات الإلكترونية هم نفس الموظفين الذين يمكنهم تغيير معلومات الحساب للمدفوعات الإلكترونية.
3. يجب ألا يكون الموظفون الذين يتعاملون مع معاملات وإصدارات ACH هم نفس الموظفين الذين يقومون بتسوية الحسابات المالية التي تحتوي على معاملات إلكترونية.
4. إذا لم يكن لدى المنطقة العدد الكافي من الموظفين لفصل الواجبات بهذه الطريقة، فيجب عليها التأكد من مراجعة أي معاملات والموافقة عليها من قبل موظف آخر غير الموظف الذي أدخل المعاملة قبل تحريرها.

صدر: ديسمبر 2023