1440 - دقيقة

رقم سياسة مجلس الإدارة 1440 

الدقائق

يحتفظ أمين سر مجلس الإدارة بمحاضر جميع اجتماعات مجلس الإدارة. تصبح المحاضر رسمية بعد الموافقة في الاجتماع التالي المجدول بانتظام لمجلس الإدارة ويجب الاحتفاظ بها كسجل دائم للمنطقة. يجب أن تكون المحاضر شاملة وتظهر:
أ- تاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
ب. الرئيس.
ج. الأعضاء الحاضرون؛
د- البنود التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع ونتائج أي تصويت قد يكون قد حدث.
ه.إجراء استراحة للجلسة التنفيذية مع بيان عام للغرض؛
و. وقت التأجيل؛ و
ز. توقيع رئيس الجلسة وتاريخ اعتماد المحضر.

عند مناقشة قضايا قد تتطلب سجلاً مفصلاً ، يجوز لمجلس الإدارة توجيه السكرتير لتسجيل المناقشة. سيتم الاحتفاظ بتسجيلات الصوت أو الفيديو في ملف على النحو التالي:
أ. إذا كان التسجيل مكتوباً حرفياً (كلمة كلمة)، فيجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة سنة واحدة (1). أو
ب. إذا تم استخدام التسجيل فقط كمرجع لإنشاء محاضر مكتوبة، فيجب الاحتفاظ بالتسجيل لمدة ست (6) سنوات.

سيتم توفير محاضر غير رسمية لأعضاء مجلس الإدارة قبل الاجتماع التالي المجدول بانتظام للمجلس وستكون متاحة أيضًا للمواطنين المهتمين الآخرين. لا يلزم قراءة المحضر علنًا ، بشرط أن يكون قد أتيحت الفرصة للأعضاء لمراجعتها قبل اعتمادها.

سيتم الاحتفاظ بملف للمحاضر الدائمة لجميع اجتماعات مجلس الإدارة في مكتب سكرتير مجلس الإدارة ليكون متاحًا للتفتيش بناءً على طلب أي مواطن مهتم. ما لم ينص القانون على خلاف ذلك ، لن يتم إتلاف المحاضر الدائمة حتى تتم الموافقة على إتلافها من قبل أفراد المنطقة المناسبين. يجب الحفاظ على الدقائق الدائمة بشكل يحميها من الضياع.

إشارة الصليب:
سياسة مجلس الإدارة 6570 إدارة البيانات والسجلات

المراجع القانونية:
RCW 28A.400.030 واجبات المشرف
RCW 42.30.035 دقيقة
RCW 40.14.070 تدمير سجلات الحكومة المحلية والتصرف فيها والتبرع بها - الحفاظ على المصلحة التاريخية - واجبات لجنة السجلات المحلية - جداول الاحتفاظ بالسجلات - السجل المختوم

المعتمد: 16 يوليو 2002
تمت المراجعة: 18 أكتوبر 2016
تمت المراجعة: 12 ديسمبر 2023