6217 (P) – Электронный перевод денежных средств

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 6217

ЭЛЕКТРОННЫЙ ПЕРЕВОД СРЕДСТВ

Округ будет реализовывать Политику электронного перевода средств следующим образом.

1. Процедура инициирования, утверждения и регистрации транзакции EFT регулируется теми же политиками, процедурами и средствами контроля, которые регулируют выплаты, осуществляемые любым другим платежным механизмом.
2. Транзакции электронных денежных переводов не будут осуществляться без надлежащего разрешения затронутых сторон в соответствии с федеральными законами и законами штата, а также принятой деловой практикой. Чтобы зарегистрироваться в EFT для оплаты счетов или изменить любую информацию об учетной записи, поставщики должны предоставить заполненную форму «Разрешение на автоматический депонирование платежей поставщикам» и приложить либо аннулированный чек, либо другое подтверждение информации об учетной записи.

Прежде чем приступить к транзакциям EFT, округ будет работать с казначеем округа и/или депозитарным учреждением, чтобы гарантировать, что финансовое программное обеспечение округа может создавать запросы EFT способом, приемлемым для казначея округа. Округ должен иметь банковский счет в финансовом учреждении, предназначенный исключительно для обработки транзакций EFT, и не должен иметь на балансе ничего, кроме минимального остатка, необходимого для обслуживания счета финансовым учреждением.

Проверка новых запросов EFT или изменений в существующих записях EFT требует выполнения следующих шагов.
1. Проверка всех новых полученных запросов EFT.
а. Округ будет подтверждать все запросы на изменение, напрямую связываясь с запрашивающим, используя известную и подлинную информацию.
б. При подтверждении запросов на изменение округ подтверждает существующую практику.
в. Информация по форме с известным контактом.
2. Как только запрос будет подтвержден, бухгалтерия округа настроит поставщика для платежей EFT в системе бухгалтерского учета округа.
3. Документация по всем новым или измененным записям EFT должна храниться для проверки бухгалтерами округа и аудиторами и храниться в соответствии с правилами хранения записей.

Прежде чем производить какие-либо платежи поставщикам, округ выполнит предварительное уведомление. Это действие будет использоваться в качестве окончательной проверки информации о банковском счете.

После регистрации поставщика округ будет продолжать платить ему посредством электронных транзакций до тех пор, пока поставщик не аннулирует его в письменной форме или пока его депозитный счет не станет активным. Если платеж отклонен банком поставщика, округ выдаст бумажный чек в течение двух недель с момента уведомления банка. Бумажные чеки будут продолжаться до подписания нового авторизационного соглашения.

Для обеспечения надлежащего контроля округ обеспечит следующее:
1. Сотрудники, ответственные за ввод электронных платежей, не должны быть теми же сотрудниками, которые отправляют банковский перевод.
2. Сотрудники, отвечающие за ввод электронных платежей, не должны быть теми же сотрудниками, которые могут изменять данные счета для электронных платежей.
3. Сотрудники, которые обрабатывают транзакции и релизы ACH, не должны быть теми же сотрудниками, которые выверяют финансовые счета, содержащие электронные транзакции.
4. Если в округе недостаточно сотрудников для такого разделения обязанностей, он должен обеспечить, чтобы любые транзакции рассматривались и утверждались кем-либо из сотрудников, кроме того, кто заключил транзакцию до ее опубликования.

Выпущено: декабрь 2023 г.