6213 (P) - Возмещение командировочных расходов

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 6213

ВОЗМЕЩЕНИЕ ТРАНСФЕРНЫХ РАСХОДОВ

Следующие процедуры поездок должны использоваться всеми сотрудниками по всем заявлениям на поездки, утвержденным округом.

A. Заполните и отправьте руководителю необходимую форму предварительного запроса на одобрение поездки для предварительного одобрения и подписи. Должна быть включена оценка всех предполагаемых расходов.

Б. Если утвержденная сумма в долларах отличается от общей сметы, утвержденная сумма должна быть отмечена в форме и завизирована руководителем. Руководители укажут соответствующую сумму бюджета, которая будет отнесена к счету за расходы.

C. Все приготовления к поездкам и бронирование гостиниц (включая заказы на покупку) должны осуществляться на уровне здания/отдела. Для отеля следует запросить тариф правительства штата, федерального правительства или конференц-тариф (в зависимости от того, какой из них будет самым низким). Если ни одна из этих ставок не применима, следует рассмотреть отели с разумными ставками. При проживании в конференц-отеле к запросу на оплату или возмещение необходимо приложить брошюру с указанием конференц-отелей или другую документацию. Утвержденные заказы на покупку являются показателем разрешения на поездку. Если заказ на покупку не включен, необходимо включить подписанный счет-фактуру с номером бюджета.

D. Подписанный соответствующим образом туристический ваучер является свидетельством одобрения расходов на поездку.

E. По завершении поездки лицо, совершающее поездку, должно заполнить ваучер на командировочные расходы округа. Руководитель должен утвердить и подписать ваучер, приложить утвержденную форму запроса на поездку, брошюру и/или программу конференции, а также дополнительные квитанции, как это установлено в инструкциях по планированию поездки. После того как ваучер на командировочные расходы будет полностью заполнен, отправьте его в офис для окончательного утверждения суперинтендантом или уполномоченным лицом. Любой счет за поездку по категориальным программам, включая специальное образование, должен быть отправлен на утверждение директору программы.

Иногда важно, чтобы административные или другие сотрудники представляли округ на мероприятиях, спонсируемых округом, и других общественных мероприятиях, которые служат поддержке миссии, сотрудников или студентов округа. В некоторых случаях для участия в этих мероприятиях требуется входной билет, плата или другие расходы. Сотрудники, желающие присутствовать на таких мероприятиях, должны получить предварительное одобрение у суперинтенданта или уполномоченного лица. В случае одобрения сотруднику возмещаются расходы, понесенные им в связи с участием в утвержденном мероприятии. По усмотрению суперинтенданта округ может внести аванс за присутствие сотрудника(ов).

Пересмотрено: февраль 2024 г.