6106 (P) - Допустимые расходы на федеральные программы

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 6106

ДОПУСТИМЫЕ ЗАТРАТЫ НА ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ПРОГРАММЫ

Целью этой процедуры является обеспечение того, чтобы федеральные средства расходовались только на разрешенные виды деятельности в соответствии с CFR Part 200 Subpart E — Принципы стоимости, другими особыми условиями предоставления гранта и/или другими применимыми государственными и федеральными директивами. При определении допустимых затрат округ будет использовать руководящие принципы, установленные в Политике допустимых затрат 6106.

Две категории расходов могут быть отнесены на счет федерального вознаграждения. Первые – это прямые затраты, которые представляют собой затраты, непосредственно приносящие пользу деятельности и легко поддающиеся определению. Вторые - это косвенные затраты, которые представляют собой затраты, которые либо приносят пользу деятельности косвенным образом, либо непосредственно приносят пользу деятельности, но сложность адекватного определения затрат как таковых перевешивает выгоду от их непосредственного взимания.

Расходы будут соответствовать требованиям необходимых и разумных, если они не превышают тех, которые были бы понесены благоразумным лицом при данных обстоятельствах на момент принятия решения о понесении расходов. Работники округа будут использовать следующие вопросы для определения разумных и необходимых затрат:

• Действительно ли район нуждается в этом товаре/услуге?
• Направлены ли расходы на обоснованную программную/административную потребность?
• Это минимальная сумма, которую мы должны потратить, чтобы удовлетворить наши потребности?
• Есть ли у нас возможность использовать то, что мы покупаем?
• Если бы нас попросили защитить эту покупку, смогли бы мы это сделать?
• Платили ли мы по справедливой ставке?

Округ внедрит разумный метод распределения расходов, равный относительной выгоде, полученной программой, относительно доли затрат, взимаемых с программы.

Период исполнения

Федеральные средства могут быть выделены на более позднюю дату из даты поступления средств или даты подачи заявки на грант, либо в полной форме, либо в «статусе существенного одобрения (SAS)», в зависимости от условий федерального решения.

Федеральные средства не могут быть израсходованы после даты окончания гранта, кроме как для погашения разрешенных обязательств, которые были взяты на эту дату или до нее. Все погашения предыдущих обязательств должны быть произведены в течение 90 дней с даты окончания гранта или более ранней даты, установленной предоставляющим агентством.

В следующей таблице указана дата, когда расходы считаются обязательными:

Прямые затраты

Расходы, взимаемые непосредственно с федерального гранта, будут соответствовать всем правилам и процедурам округа, а также федеральным требованиям, применимым к этим расходам, включая, помимо прочего; требования к закупкам, стандарты собственности, правила поездок и критерии стоимости, установленные 2 CFR, часть 200, подраздел E, как указано в политике допустимых затрат. Кроме того, все прямые расходы будут разрешены в соответствии с условиями предоставления гранта и правилами программы. Соблюдаемые требования будут более строгими из местных, государственных или федеральных правил, связанных с определенным типом расходов.

Персонал, ответственный за рассмотрение допустимых расходов, должен быть ознакомлен с допустимыми расходами всех проверенных программ. Сотрудники, ответственные за бюджет и мониторинг расходов, будут нести ответственность за обеспечение того, чтобы все расходы проверялись соответствующими сотрудниками на предмет допустимости.

Предварительное одобрение расходов, как указано в 2 CFR, часть 200 и условиях присуждения гранта, будет получено до того, как расходы будут признаны обязательными. Расходы будут подтверждены надлежащей документацией, включая все соответствующие детали, которые помогут определить допустимость расходования средств.

Косвенные расходы

Присуждаемые федеральные гранты будут включать в себя сумму косвенных расходов, которые округа имеют право на общеорганизационные расходы грантополучателя, которые идут на пользу федеральной программе, администрируемой округом, если это прямо не запрещено условиями предоставления гранта.

Косвенные ставки согласовываются с компетентным или надзорным органом округа и могут применяться ко всем федеральным наградам, получаемым округом.

Для грантов, присуждаемых Управлением суперинтенданта общественного образования (OSPI), косвенные ставки рассчитываются ежегодно на основе финансовой информации, полученной через F-196. OSPI каждые 5 лет согласовывает с Департаментом образования методологию расчета нормы косвенных затрат.

Существует два типа федеральных косвенных расходов. Ограниченная ставка используется для любой федеральной программы, которая имеет требование «дополнять, а не заменять», что означает, что федеральные деньги используются для дополнения суммы денег, которую округ должен потратить на конкретную программу, и не используются «в место» государственных/местных фондов. Неограниченная ставка используется для программ, в которых нет требования «дополнять, а не заменять».

Округ не обязан требовать какую-либо или всю косвенную сумму, на которую он имеет право, но может требовать до полной суммы, если она включена в утвержденный бюджет округа. Косвенная ставка может применяться ко всем допустимым прямым расходам, которые будут заявлены в рамках конкретного гранта, за исключением некоторых исключений (например, косвенные расходы будут применяться только к первым 25,000 XNUMX долларов США индивидуального контракта).

Никакие расходы не будут взиматься как за счет прямых затрат, так и за счет косвенных затрат.

Выпущено: август 2017 г.