6020 (P) - Система фондов и счетов

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПРОЦЕДУРА № 6020

СИСТЕМА ФОНДОВ И СЧЕТОВ

Авансовые фонды

При управлении авансовыми счетами должны использоваться следующие руководящие принципы:

1. Размер авансового фонда школы должен основываться на наибольшей сумме средств, израсходованных за один месяц. Сумма утверждается советом директоров.
2. Использование авансовых средств и/или мелкой наличности должно быть ограничено теми обязательствами, которые не могут быть выполнены с помощью ваучера.
3. Должны использоваться утвержденные методы управления квитанциями.
4. Авансовые счета должны пополняться не реже одного раза в месяц по ордеру, подлежащему выплате хранителю счета. Пополнение должно производиться ваучером с приложением соответствующих квитанций.
5. Ежемесячно сверяются авансовые платежи.

Процедуры ассоциированного студенческого фонда

Руководящие принципы ASB государственных школ Уолла-Уолла, а также настоящие руководящие принципы должны действовать в деятельности соответствующих ассоциированных студенческих объединений:

1. Руководитель/назначенное лицо несет ответственность за надзор за бухгалтерскими функциями, которые должны выполняться на уровне здания. Процедуры бухгалтерского учета на уровне здания должны соответствовать бухгалтерским функциям, выполняемым на уровне районных управлений.
2. Бюджет БАС, определяющий деятельность, утверждается ежегодно.
3. ASB должен участвовать в определении целей, для которых финансовые ресурсы ASB должны быть предусмотрены в бюджете и распределены. Эти цели должны быть отражены в бюджете ASB, который представляется на утверждение совета директоров.
4. ASB утверждает все расходы до того, как деньги будут выплачены из фонда. В случае, если связанная студенческая группа студенческого сообщества проводит сбор средств или собирает пожертвования для стипендий, студенческих обменов и благотворительных целей, связанная студенческая группа должна одобрить все расходы собранных таким образом денег.
5. Средства ASB могут использоваться для целей, соответствующих политике школьного округа и утвержденных руководящим органом организации, в соответствии с положениями, включенными в конституцию и подзаконные акты студенческого совета. Деньги частного неассоциированного студенческого фонда, находящиеся в распоряжении округа, ограничиваются стипендиями, благотворительными взносами и программами обмена студентами. Этот доход ограничен средствами, предназначенными для этой конкретной цели, идентифицированными таким образом во время их сбора, и которые находились в доверительном управлении исключительно для пожертвований. Такие средства должны вноситься и собираться на добровольной основе.
6. Деятельность по сбору средств, не связанная с организацией, спонсируемой ASB, в том числе сбор средств частных, не связанных между собой организаций студентов, по закону не разрешается осуществлять под руководством или контролем персонала, а также с использованием окружного оборудования, расходных материалов, помещений или другие ресурсы округа, кроме случаев, когда округ полностью возмещает все такие расходы. Директор/назначенное лицо имеет право организовать доверительное управление средствами, не относящимися к ASB, на отдельных счетах в фонде, при условии, что студенты заранее проинформированы о том, что будет взиматься плата для покрытия полной стоимости услуги.
7. Для школ, в которых учатся учащиеся седьмого класса или старше, подтверждение одобрения учащимися должно быть указано на всех ваучерах, поддерживающих выплату денег ASB. Это включает в себя заказы на покупку и запросы на проверку фонда подотчетных сумм. В протоколе ASB должно быть зафиксировано утверждение расходов.
8. Деньги ASB должны находиться на депозите у окружного казначея, за исключением авансового банковского счета и мелкой наличности. Эти фонды должны управляться в порядке, требуемом положениями государственного совета по образованию.
9. Ежемесячный отчет ASB должен быть представлен в бизнес-офис в соответствии с Руководством ASB государственных школ Walla Walla.

Управление счетами в окружных банках

Деньги, полученные для округа, должны быть обработаны следующим образом:

1. Квитанции должны быть даны на все деньги;
2. Все деньги, полученные округом, за исключением тех, которые были получены окружным казначеем от имени округа, должны быть депонированы на передаточном счете округа. Предусмотреть выход отдельных зданий в ночное хранилище. Все деньги должны быть депонированы в течение 24 часов с момента получения, если только поступления не превышают 100 долларов США. Все средства будут зачислены в течение 5 рабочих дней с момента получения;
3. Поступления от специальных мероприятий должны храниться в неизменном виде;
4. Все деньги на передаточном счете должны быть переданы казначею графства не позднее первого числа каждого месяца. Такие передачи должны сопровождаться отчетом с указанием сумм, которые должны быть зачислены в каждый из окружных фондов;
5. Должен вестись точный учет всех расходов по каждому авансовому счету. Возмещение в максимально допустимом размере должно производиться на каждый авансовый счет ваучером каждый месяц;
6. Банковские счета должны сверяться ежемесячно; и
7. Локальные проверки каждого счета подотчетных сумм должны проводиться внепланово и внепланово не реже одного раза в год.

Выпущено: сентябрь 2003 г.

Отредактировано: 03.2011; апрель 2016 г.