6570 - Управление данными и записями

ПОЛИТИКА СОВЕТА № 6570

УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ И ЗАПИСЯМИ 

Управление данными

Суперинтендант уполномочен заключить договор с Вашингтонским школьным кооперативом по обработке информации на покупку услуг по обработке данных. Чтобы обеспечить целостность студенческих и финансовых записей, суперинтендант разработает процедуры для реализации внутреннего контроля в отношении доступа и мониторинга электронных записей.

Управление записями и хранение

Округ признает важность публичных записей как записи действий округа и хранилища такой информации. По закону общественность имеет право проверять и получать копии таких записей, за некоторыми исключениями. Публичные записи округа означают любой счет, ваучер или контракт, касающиеся получения или выплаты средств; с приобретением, использованием или распоряжением услугами или расходными материалами, материалами, оборудованием или другим имуществом; или с любыми протоколами, приказами или решениями, закрепляющими личные или имущественные права, привилегии, иммунитеты, обязанности или обязанности любого лица или группы.
Суперинтендант должен разработать процедуры для реализации этой политики, которые должны соответствовать закону; требовать как минимум постоянной защиты протоколов правления, ежегодных аудиторских отчетов и постоянных записей о студентах; и требовать сохранения всех финансовых записей, необходимых для аудита. Суперинтендант назначает сотрудника окружным архивом.

Записи могут быть уничтожены с разрешения Генерального секретаря штата.

График хранения документации и Руководство по ведению документации.

Записи о собственности

Учет имущества и учетные записи должны вестись на всех землях, зданиях и личном имуществе, находящихся в ведении округа.

Управляющий должен разработать систему инвентаризации имущества и оборудования.

Для целей настоящей политики «оборудование» означает единицу мебели или обстановки, инструмент, машину, аппарат или набор предметов, которые сохраняют свою форму и внешний вид при использовании, являются многоразовыми и не теряют своей идентичности при использовании. включена в более сложную единицу.

Принят Правлением: 16 июля 2002 г.
Пересмотрено: 7 октября 2003 г.
Отредактировано: 16 апреля 2013 г.