1440 - Минуты

ПОЛИТИКА СОВЕТА № 1440 

ПРОТОКОЛ

Секретарь правления ведет протоколы всех заседаний правления. Протокол становится официальным после утверждения на следующем регулярно запланированном собрании совета и должен храниться в качестве постоянного отчета округа. Протокол должен быть исчерпывающим и должен показывать:
А. Дата, время и место проведения собрания;
Б. Председательствующий;
C. Присутствующие члены;
D. Вопросы, обсуждавшиеся во время собрания, и результаты любого голосования, которое могло иметь место;
E. Решение о перерыве в исполнительной сессии с общим заявлением о цели;
F. Время отсрочки; и
G. Подпись председательствующего и дата утверждения протокола.

При обсуждении вопросов, которые могут потребовать подробной записи, правление может поручить секретарю вести запись обсуждения. Аудио- или видеозаписи будут храниться в файле следующим образом:
A. Если запись расшифрована дословно (дословно), запись должна храниться в течение одного (1) года; или
B. Если запись используется только в качестве справочной информации для составления протоколов, запись должна храниться в течение шести (6) лет.

Неофициальные протоколы будут предоставлены членам правления до следующего регулярно запланированного заседания правления, а также будут доступны другим заинтересованным гражданам. Протоколы не обязательно читать публично, при условии, что у членов была возможность ознакомиться с ними до принятия.

Файл с постоянными протоколами всех заседаний правления будет храниться в кабинете секретаря правления, который будет доступен для ознакомления по запросу любого заинтересованного гражданина. Если иное не предусмотрено законом, постоянные протоколы не будут уничтожены до получения разрешения на уничтожение от соответствующего персонала округа. Постоянные протоколы следует хранить таким образом, чтобы защитить их от потери.

Перекрестная ссылка:
Политика Совета директоров 6570 «Управление данными и записями»

Юридические ссылки:
RCW 28A.400.030 Обязанности суперинтенданта
RCW 42.30.035 минут
RCW 40.14.070 Уничтожение, утилизация, передача в дар документации местных органов власти - Сохранение исторического интереса - Местный комитет по документации, обязанности - Графики хранения документации - Запечатанная запись

Принято: 16 июля 2002 г.
Пересмотрено: 18 октября 2016 г.
Отредактировано: 12 декабря 2023 г.