6217 (P) - 전자 자금 이체

행정 절차 번호 6217

전자 자금 이체

지구에서는 다음과 같이 전자 자금 이체 정책을 시행합니다.

1. EFT 거래를 시작, 승인 및 기록하는 절차에는 다른 지불 메커니즘을 통해 이루어지는 지출에 적용되는 것과 동일한 정책, 절차 및 통제가 적용됩니다.
2. EFT 거래는 연방 및 주 법령과 허용되는 비즈니스 관행에 따라 영향을 받는 당사자의 적절한 승인 없이는 이루어지지 않습니다. 송장 지불을 위해 EFT에 등록하거나 계정 정보를 변경하려면 공급업체는 공급업체 지불 자동 입금 승인 양식을 작성하여 제출하고 무효 수표 또는 기타 계정 정보 확인서를 첨부해야 합니다.

EFT 거래에 참여하기 전에 교육구는 카운티 재무관 및/또는 보관 기관과 협력하여 교육구의 금융 소프트웨어가 카운티 재무관이 허용하는 방식으로 EFT 요청을 생성할 수 있는지 확인합니다. 교육구는 EFT 거래만을 처리하기 위한 금융 기관에 은행 계좌를 유지해야 하며 금융 기관의 계좌 유지에 필요한 최소 잔액 이외의 잔액을 보유해서는 안 됩니다.

새로운 EFT 요청을 확인하거나 기존 EFT 기록을 변경하려면 다음 단계를 수행해야 합니다.
1. 접수된 모든 새로운 EFT 요청의 유효성을 검사합니다.
ㅏ. 교육구에서는 알려진 실제 정보를 사용하여 요청자에게 직접 연락하여 모든 변경 요청을 확인합니다.
비. 변경 요청을 확인할 때 교육구는 기존 관행을 확인합니다.
씨. 알려진 연락처가 포함된 양식에 대한 정보입니다.
2. 요청이 확인되면 학군의 회계 부서는 학군의 회계 시스템에서 EFT 지불을 위해 공급업체를 설정합니다.
3. 모든 신규 또는 수정된 EFT 기록의 문서는 교육구의 회계 담당자와 감사관의 검토를 위해 보관되어야 하며 기록 보관 규칙에 따라 보관되어야 합니다.

교육구에서는 공급업체에 비용을 지불하기 전에 사전 통지 조치를 완료합니다. 이 조치는 은행 계좌 정보의 최종 확인으로 사용됩니다.

벤더가 등록되면, 교육구는 벤더가 서면으로 취소하거나 예탁 계좌가 더 이상 활성화되지 않을 때까지 전자 거래를 통해 벤더에게 계속해서 지불합니다. 공급업체의 은행이 지불을 거부하는 경우, 교육구는 은행으로부터 통지를 받은 후 2주 이내에 종이 수표를 발행합니다. 새로운 승인 계약이 서명될 때까지 종이 수표는 계속됩니다.

적절한 통제가 이루어지도록 하기 위해 학군에서는 다음을 보장합니다.
1. 전자지불 입력을 담당하는 직원은 전신송금을 담당하는 직원과 동일해서는 안 됩니다.
2. 전자결제 입력을 담당하는 직원은 전자결제 계좌정보를 변경할 수 있는 직원과 동일해서는 안 됩니다.
3. ACH 거래 및 해제를 처리하는 직원은 전자 거래가 포함된 금융 계좌를 조정하는 직원과 동일해서는 안 됩니다.
4. 교육구에 그러한 방식으로 업무를 분리할 충분한 직원이 없는 경우, 모든 거래가 공개되기 전에 거래를 시작한 사람이 아닌 다른 직원이 모든 거래를 검토하고 승인하도록 해야 합니다.

발행일: 2023년 XNUMX월