3231 (P) - 학생 기록

행정 절차 번호 3231

학생 기록

기록 유형
학생 기록은 누적 폴더와 보충 기록의 두 가지 범주로 나뉩니다.

누적 폴더에는 식별 정보(이름, 생년월일, 성별, 재학 연도, 주소, 전화번호, 부모의 이름, 민족 분류, 비상 정보, 부모의 직장, 가정의, 베이비시터, 형제자매); 입국 및 탈퇴 날짜를 포함한 출석 기록; 성적 및 기타 학생 진척 보고서; 학교 성취도, 적성, 흥미, 청력 및 시력 검사 결과; 건강 및 예방 접종 상태 보고서; 학교 성취 및 학교 활동 참여 기록; 취해진 징계 조치 기록을 포함하여 위법 행위에 대한 확인된 보고 교직원이 학생과 상담하고 적절한 활동을 계획할 수 있도록 하는 기타 정보. 학생이 주정부 주소 기밀 유지 프로그램에 참여하는 경우 식별 정보가 제한될 수 있습니다.

학생에 대한 추가 기록은 기밀 건강 정보 또는 공식적으로 "관심 대상"으로 확인된 학생의 평가 및 배치와 관련된 보고서와 같이 학생에 대한 특수 학교 문제와 관련하여 수집 및 유지될 수 있습니다. 일반 선별 목적을 제외하고 학교에 있지 않은 개인 및 의사, 심리학자 및 진료소와 같은 조직의 보고서; 학생과 관련된 특정 문제에 관한 보고서; 및 학생의 장애 상태와 관련된 심리 테스트 및 진행 보고서의 현재 보고서. 기록에 포함된 그러한 모든 보고서에는 날짜와 서명이 있어야 합니다.

이 절차의 목적을 위해 교직원의 작업 노트는 저자가 단독으로 소유하고 해당 교직원을 대신하는 사람을 제외하고는 다른 사람에게 액세스하거나 공개할 수 없는 학생에 대한 기록으로 정의됩니다. 작업 노트는 이 절차의 범위 내에서 학생 기록으로 간주되지 않습니다.

학생 기록의 접근성
누적 폴더 및/또는 보충 기록에 포함된 정보는 다음과 같이 개인 및 기관에 제공됩니다.

A. 부모:
부양 자녀의 부모는 자녀의 누적 폴더 및/또는 보충 기록을 조사할 권리가 있습니다.
1. 학부모 또는 교직원의 요청에 따라 자격을 갖춘 교직원이 누적 폴더 및 보충 기록의 모든 정보에 대한 분석 및 해석을 학부모에게 제공합니다. 검토는 기록 관리인이 그렇게 하지 않은 것에 대한 서면 설명을 제공하지 않는 한 교육구가 요청을 받은 후 수업일 기준 45일 이내에 이루어집니다. 어떠한 경우에도 부모가 요청한 후 XNUMX일 이후에는 검토가 이루어지지 않습니다. 
2. 관리인(교사, 상담사, 간호사, 심리학자, 교장)이 다른 약정에 동의하지 않는 한 정상 근무 시간 동안 검사 및 검토가 수행됩니다. 관리인은 필요에 따라 학생 기록의 해석 및 분석에 도움을 줄 것입니다. 기록은 학군이 관리해야 하지만, 부모나 자격이 있는 학생이 자비로 복사하거나 복제할 수 있습니다.

나. 학생
학생의 요청에 따라 자격을 갖춘 교직원이 누적 폴더의 정보를 학생에게 해석합니다. 자격을 갖춘 교직원은 학생의 요청과 학부모의 동의 하에 보충 기록에 포함된 정보를 학생에게 해석할 것입니다. 성인 학생은 자신의 누적 폴더 및 보충 기록을 확인할 수 있습니다. 학부모 또는 성인 학생에게 부여된 접근 권한에는 학교 및 학군에서 유지 관리하는 학생 관련 교육 기록 유형 목록을 제공받을 권리가 포함됩니다. 부모와 성인 학생은 한 명 이상의 학생에 관한 개인 식별 정보가 포함된 모든 기록의 내용을 조사하거나 알릴 권리가 있습니다. 단, 접근 권한은 해당 기록이나 문서와 관련된 부분에만 적용됩니다. 학생에게. 고등학교 졸업 후, 학생은 졸업장과 함께 최종 성적 증명서를 요청할 수 있습니다.

부모와 성인 학생은 가족 교육 권리 및 개인 정보 보호법에 따라 자녀의 기록을 조사하고 검토할 수 있는 권리와 기타 권리에 대해 매년 통지를 받게 됩니다.

가족 교육 권리 및 사생활 보호법(FERPA)은 부모와 18세 이상의 학생("적격 학생")에게 학생의 교육 기록과 관련된 특정 권리를 부여합니다. 그들은:
1. 학군이 접근 요청을 받은 날로부터 45일 이내에 학생의 교육 기록을 조사하고 검토할 권리. 학부모 또는 자격이 있는 학생은 조사하고자 하는 기록을 식별하는 서면 요청을 학군 기록 관리자에게 제출해야 합니다. 기록 관리인은 접근을 주선하고 부모나 자격이 있는 학생에게 기록을 조사할 수 있는 시간과 장소를 알립니다.
2. 학부모 또는 자격이 있는 학생이 부정확하거나 오해의 소지가 있다고 생각하는 학생의 교육 기록에 대한 수정을 요청할 권리. 학부모 또는 자격이 있는 학생은 부정확하거나 오해의 소지가 있다고 생각되는 기록을 수정하도록 학군에 요청할 수 있습니다. 그들은 학교 교장에게 편지를 쓰고, 변경하고자 하는 기록 부분을 명확하게 식별하고, 그것이 부정확하거나 오해의 소지가 있는 이유를 명시해야 합니다. 학군이 학부모 또는 적격한 학생이 요청한 대로 기록을 수정하지 않기로 결정하는 경우, 학군은 학부모 또는 적격한 학생에게 결정 사항을 알리고 수정 요청에 관한 청문회에 참여할 수 있는 권리를 알려줄 것입니다. 청문회 절차에 관한 추가 정보는 청문회에 대한 권리가 통지되면 학부모 또는 자격이 있는 학생에게 제공될 것입니다.
 
FERPA가 동의 없이 공개하는 것을 승인하는 경우를 제외하고 학생의 교육 기록에 포함된 개인 식별 정보 공개에 동의할 권리. 동의 없이 공개를 허용하는 예외는 다음과 같습니다. 교육구가 학생 또는 기타 개인의 건강이나 안전을 보호하기 위해 필요하다고 간주하는 공개 및 정당한 교육적 이해 관계가 있는 학교 관계자에게 공개하는 경우. 학교 직원은 교육구에서 관리자, 감독자, 강사 또는 지원 직원(보건 또는 의료 직원 및 법 집행 부서 직원 포함)으로 고용한 사람입니다. 교육 위원회에서 봉사하는 사람; 특별 업무를 수행하기 위해 교육구가 계약한 개인 또는 회사(예: 변호사, 청문회 담당관, 감사관, 의료 컨설턴트 또는 치료사) 또는 징계 또는 고충 처리 위원회와 같은 공식 위원회에서 일하거나 다른 학교 직원이 자신의 업무를 수행하는 데 도움을 주는 학부모 또는 학생. 교직원은 자신의 직업적 책임을 완수하기 위해 교육 기록을 검토해야 하는 경우 합법적인 교육적 이해 관계를 가지고 있습니다.

요청 시 교육구는 학생이 등록을 원하거나 등록하려는 다른 교육구의 직원에게 동의 없이 교육 기록을 공개합니다.

교육구가 FERPA의 요구 사항을 준수하지 못했다고 주장하는 것과 관련하여 미국 교육부에 불만을 제기할 권리. FERPA를 관리하는 사무실의 이름과 주소는 다음과 같습니다.
가족 정책 준수 사무소
미국 교육부
400 메릴랜드 애비뉴 SW
워싱턴 DC 20202

다. 직원
학생에 대해 합법적이고 교육적인 관심을 갖고 있는 교직원 또는 기타 학교 관계자는 누적 폴더 및 추가 기록에 액세스할 수 있습니다.

D. 기타 지구
다른 지구는 해당 지구의 공식 요청에 따라 기록을 제공받을 것입니다. 기록을 양도할 때 부모 또는 성인 학생은 요청이 있는 경우 자신의 비용으로 기록 사본을 받을 수 있으며 기록 내용에 이의를 제기할 기회가 있습니다. 학부모는 연례 학생 권리 및 책임 핸드북을 통해 학생 기록이 학생이 등록했거나 등록할 계획인 다른 학교에 공개될 것임을 알릴 것입니다.

마. 기타 개인 및 단체
장래 고용주는 학생의 성적 증명서 검토를 요청할 수 있습니다. 학군은 각 부모 또는 성인 학생에게 그러한 요청이 부모 또는 성인 학생의 서명된 석방에 의해서만 인정될 것이라고 최소한 매년 조언할 것입니다. 학군은 학생의 누적 폴더 및 보충 기록에 포함된 정보를 학생, 학부모, 교직원 및 기타 학군 이외의 개인 및 조직에 공개할 것입니다. 단, 다음 예외를 제외하고는 학부모 또는 성인 학생의 서면 동의가 있어야 합니다.

ㅏ. 학군은 학부모 또는 성인 학생에게 매년 그러한 정보를 공개하려는 학교의 의도를 알리고 그러한 정보가 사전 동의 없이 공개되지 않는다는 것을 표시할 기회를 제공받는 조건으로 동의 없이 공개적으로 디렉토리 정보를 공개할 수 있습니다. 학군은 상업적인 이유로 디렉토리 정보를 공개하지 않습니다. 교육구는 다음을 인명록 정보로 지정했습니다: 학생의 이름, 사진, 주소, 생년월일, 출석일, 공식적으로 인정된 활동 및 스포츠 참여, 운동 팀 구성원의 체중 및 키, 받은 졸업장 및 상 및 가장 많이 받은 최근에 다녔던 학교. 주 주소 기밀 유지 프로그램 참가자의 실제 거주지 주소는 인명록 정보로 공개되지 않습니다. 주민등록번호, 학생 식별 번호(비밀 암호 또는 개인 식별 번호와 같은 인증 요소 포함) 또는 기타 개인 식별 정보는 디렉토리 정보로 간주되지 않습니다.

비. 정보는 연방 정부가 지원하는 교육 프로그램의 감사 및 평가와 관련하여 또는 이와 관련하여 미국 감사원장, 교육 국장 및/또는 교육 기관의 행정 책임자 또는 주 교육 당국의 권한 있는 대표에게 공개될 수 있습니다. 그러한 프로그램에 대한 연방 법적 요건의 시행과 함께.

씨. 정보는 워싱턴 주 법령(예: 아동 학대 신고 또는 무단 결석으로 소년 법원에 회부)에 따라 해당 정보를 보고하거나 공개해야 하는 주 및 지역 공무원에게 공개될 수 있습니다.

디. 예측 테스트를 개발, 검증 또는 관리하거나 교육을 개선할 목적으로 교육 기관을 위해 연구를 수행하는 조직에 정보가 공개될 수 있습니다. 이러한 연구가 다른 사람에 의해 학생과 학부모의 개인 식별을 허용하지 않는 방식으로 수행되는 경우 그러한 정보가 수집된 목적을 위해 더 이상 필요하지 않을 때 그러한 정보가 파기되는 경우
 
이자형. 정보는 사법 명령 또는 미국 애국법에 따른 법원 명령을 포함하여 합법적으로 발행된 소환장에 따라 공개될 수 있습니다. 단, 그러한 통지가 그렇지 않은 경우를 제외하고 부모 또는 성인 학생에게 사전에 그러한 준수에 대해 알리기 위해 합당한 노력을 기울인 경우 명령 또는 소환장에 의해 허용됩니다. 2013년 연방 Uninterrupted Scholar's Act에 따라, 부모가 아동 학대 또는 방치(아동 학대 및 예방 및 치료법(3 USC 42)의 섹션 5101에 정의됨) 또는 의존 문제와 관련된 법원 절차의 당사자인 경우, 해당 절차와 관련하여 명령이 내려진 경우, 해당 학군은 정보를 공개하기 전에 부모에게 추가 통지(즉, 법원의 통지에 추가하여)를 제공할 필요가 없습니다.

에프. 정보는 학생이나 다른 사람의 건강이나 안전을 보호하기 위해 비상 사태와 관련하여 적절한 사람과 기관에 공개될 수 있습니다. 학군은 전체 상황을 고려하고 학생이나 다른 개인의 건강이나 안전에 명백하고 중대한 위협이 있는지 여부를 결정할 것입니다. 인명록 정보가 아닌 학생 기록의 정보가 직원이 아닌 다른 사람이나 조직에 공개되는 경우 그러한 공개 기록은 관련된 특정 기록의 일부로 유지됩니다. 학생에 대한 정보를 요청하는 전화는 발신자의 신원이 알려져 있지 않고 발신자가 이 절차의 조항에 따라 정보를 받을 권한이 있는 경우가 아니면 받아들여지지 않습니다. 그러한 정보 공개에 대한 기록이 만들어지고 학생의 누적 폴더에 보관됩니다. 이 액세스 기록에는 액세스 날짜, 액세스 권한이 부여된 당사자의 이름 및 액세스 권한이 부여된 당사자의 정당한 교육적 이익이 포함됩니다.

g. 연방 Uninterrupted Scholar's Act of 2013에 따라, 부모 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의 없이 위탁 보호에 있는 학생에 관한 정보는 법적 책임이 있는 주 또는 지역 아동 복지 기관 또는 부족 조직의 기관 사회 복지사 또는 기타 대표에게 공개될 수 있습니다. 학생의 사례 계획과 관련된 목적을 위해 학생을 돌보고 보호합니다.

시간. 고등학생 및/또는 부모/법적 보호자는 예비 고용주가 학생의 성적 증명서를 검토하도록 허용하는 권한을 학군에 부여할 수 있습니다.

기밀 건강 기록
기밀 건강 기록은 챕터에 따라 적절하게 실행되지 않는 한 승인된 직원만 액세스할 수 있는 안전한 장소에 저장해야 합니다. 70.02 RCW를 획득했습니다. 이러한 기록은 또한 가족 교육 권리 및 개인 정보 보호법의 적용을 받으므로 학부모가 기록에 관한 FERPA 권리를 검토하고 행사할 수 있습니다. HIV, 성병, 약물 또는 알코올 치료, 정신 건강 치료, 가족 계획 또는 낙태와 관련된 기록에 대해 더 높은 수준의 기밀 유지 및 미성년자 학생의 개인 정보 보호 권리가 있습니다. 성병, HIV, 약물 또는 알코올 치료에 관한 정보 공개는 일반 의료 공개보다 더 제한적입니다.  
기록 및 청문회 수정

검사 및 검토 시 기록에 대한 접근 권한이 부여된 학부모 또는 성인 학생은 학생 기록의 정보 수정을 요청할 수 있습니다. 관리인(예: 교사, 상담사, 간호사, 심리학자)은 고위 관리인(교장 또는 부서장)이 동의하는 경우 오해의 소지가 있거나 개인 정보를 침해하거나 부정확한 기록을 수정하거나 삭제하여 이러한 요청을 받아들일 수 있습니다.

선임 후견인이 요청된 수정 또는 삭제를 거부하는 경우, 학부모 또는 성인 학생은 교육감 또는 피지명인에게 비공식 청문회를 요청할 수 있으며 청문회는 그러한 요청을 받은 후 수업일 기준 10일 이내에 열립니다. 청문회 동안 교육감 또는 피지명인은 학부모 또는 성인 학생과 후견인이 제시한 사실을 검토하고 요구된 수정 또는 삭제를 명령할지 여부를 결정합니다. 교육감 또는 피지명인은 청문회로부터 수업일 기준 10일 이내에 서면 결정을 학부모 또는 성인 학생에게 보낼 것입니다.

교육구가 청문회 결과 기록을 수정하지 않기로 결정한 경우, 기록 수정을 요청하는 학부모 또는 성인 학생은 이러한 기록에 반대에 대한 서면 설명을 삽입할 수 있습니다.

학생 기록 관리
학생의 교장, 카운슬러 또는 교사는 누적 폴더의 관리자가 됩니다. 교장 또는 학생의 카운슬러가 보충 기록의 관리인이 됩니다. 학생의 보충 기록에 포함된 모든 지도 사례 연구 보고서 및 학교 외 기관의 보고서 사본은 교육감 또는 피지명인의 감독하에 교육구 사무실에 보관할 수 있습니다.

관리인은 다음을 수행합니다.
A. 이 절차에서 승인한 기록만 유지합니다.
B. 무단 사용 및 폐기로부터 학생 기록을 보호합니다.
C. 액세스 기록을 유지합니다.
D. 부모 또는 성인 학생에 대한 명예 액세스 요청;
E. 선임 관리인의 승인 또는 교육감, 피지명인 또는 위원회의 명령에 따라 기록을 삭제하거나 수정합니다. 그리고
F. 선임 관리자가 정한 기록 검토 일정 및 절차를 따릅니다.

선임 관리인은 관리인의 임무를 맡을 수 있으며 다음을 수행합니다.
A. 다른 학교에 학생 기록을 요청합니다.
B. 학생 기록의 보안을 유지합니다.
C. 허용된 대로 기록을 전송, 파기 및 말소합니다.
D. 관리인의 활동을 감독합니다.
E. 비공식 청문회를 실시하고 학부모 또는 성인 학생이 요청한 수정 또는 삭제 승인을 승인하거나 거부합니다.
F. 기록 처리에 관한 절차에 따라 해당 학교 또는 부서에 대한 기록 검토 일정 및 절차를 수립합니다. (심리 시험 점수는 학생의 지속적인 교육적 필요에 대한 관련성을 결정하기 위해 매년 검토됩니다.)
G. 학생이 다음 단계(초등에서 중학교, 중학교에서 고등학교로)로 전학 또는 졸업 또는 학군 외부로 전학 시, 해당 처리 절차에 따라 더 이상 관련이 없는 기록을 보유, 보존 또는 파기하기 위해 제거합니다. 교육 프로그램 배치; 그리고
H. 매년 30월 XNUMX일까지 지구 기록 관리인에게 다음을 증명합니다.
ㅏ. 법에서 달리 승인하지 않는 한 교육 프로그램 배치와 관련된 기록만 유지됩니다. 그리고
비. 필수 검토가 완료되었습니다.

학군 기록 관리자는 학생 기록 관리 및 통제에 대한 전반적인 감독을 제공하고 학생 기록 정책 및 행정 절차를 시행합니다.

학군은 암호, 물리적 통제(예: 잠금 캐비닛), 기술적 통제(예: 전자 기록에 대한 역할 기반 접근 통제) 및 관리 절차를 포함하여 기록을 보호하기 위해 다양한 방법을 사용할 것입니다.

학생 기록의 처분
영구 학생 기록은 학생의 학교 역사 및 학업 성취 기록으로 사용됩니다. 학생의 누적 폴더에 보관된 영구 기록은 폴더를 폐기하기 전에 추출하여 보관해야 합니다.

요청을 받은 후 XNUMX일 이내에 해당 학군은 전환 중인 군인 가족의 자녀의 정의를 충족하는 다른 주에서 전학하는 학생의 부모에게 일련의 비공식 교육 기록을 제공할 것입니다. 학생이 학군의 다른 학교로 전학할 때 영구 학생 기록을 포함한 모든 기록은 다른 학교로 전송됩니다. 학생이 학군 외부의 학교로 전학할 때 선임 관리자는 모든 비공식적이고 관련 없는 정보의 누적 폴더를 삭제할 것입니다. 모든 기록의 사본은 요청한 학교로 보내질 것입니다. 학군을 탈퇴하는 초·중학생의 누적 폴더는 해당 학군 등록이 종료된 후 XNUMX년간 유지됩니다.

고등학생의 누적 폴더 및 보충 기록은 워싱턴 주 기록 보관 일정에 따라 보관됩니다. 모든 경우에, 학생의 영구 기록 카드는 교육구에서 영구적으로 보관할 것입니다.

 
학생이 학교를 졸업하거나 특수 교육 서비스가 더 이상 필요하지 않게 되면 부모/보호자 또는 성인 학생은 장애 상태에 관한 개인 식별 정보가 교육 목적으로 더 이상 필요하지 않으며 특수 교육 기록이 보관된다는 사실을 알립니다. RCW 6에 따라 승인된 교육구 및 교육구 기록 보유 일정에 따라 파기되기 전까지 교육구에서 40.14.070년 동안 보관합니다.

부모나 성인 학생에게 그러한 기록에 관한 자신의 권리를 알릴 때 학군은 학생이나 부모가 특정 성인 혜택, 예를 들어 사회 보장 및 학부모/보호자/성인 학생은 학군 기록이 육(6)년 내에 폐기되기 전에 필요한 문서를 소지하고 있는지 확인하거나 학군에 특정 기록의 사본을 요청해야 합니다. 학부모/보호자 또는 성인 학생의 요청에 따라 장애 상태와 관련된 기록 정보는 삭제되지만 기록이 교육구 및 교육구 기록 보관 일정에 따라 6년 보관 요건을 충족한 후에만 삭제됩니다. 학군은 재량에 따라 비즈니스 목적을 위해 이러한 기록을 더 오랜 기간 동안 보관하도록 선택할 수 있습니다.

부모 또는 성인 학생은 자신의 비용으로 다른 학군으로 전송될 모든 기록의 사본을 받을 수 있습니다.

학생 기록의 대규모 파기
이전 섹션(학생 기록의 처분)에 포함된 사항에 따라 주의를 기울인 후 선임 관리인은 모든 기록을 묶어 교육구 사무실로 보냅니다. 각 묶음에는 수석 관리인이 날짜와 서명을 기재한 "학생 기록-파기"라고 명확하게 표시되어 있습니다. 요약 시트를 작성하여 사무실에 보관합니다. 이 시트에는 다음과 같이 표시됩니다. "이 날짜를 기준으로 나는 다음 기록이 지구 및 주 요구 사항에 따라 폐기될 수 있다고 결정하고 폐기를 위해 제출했습니다." 요약 시트에는 선임 관리자가 날짜를 기입하고 서명합니다.

전자 기록
공익 사업 거래에서 교육구가 생성하고 수신한 전자 기록(이메일 및 웹 콘텐츠 포함)은 RCW 40.14의 목적을 위한 공공 기록이며 보존 공개, 폐기를 규율하는 모든 법률 및 규정에 따라 관리됩니다. 그리고 공공 기록 보관. 학군은 기록 보관 일정에 명시된 대로 종이 문서와 동일한 조항에 따라 전자 기록을 관리합니다. 전자 기록은 전자 형식으로 보관되며 지정된 보관 기간 동안 사용 가능하고 검색 가능하며 신뢰할 수 있는 상태로 유지됩니다. 학군은 데이터가 새 시스템으로 성공적으로 마이그레이션되지 않는 한 데이터를 읽는 데 필요한 하드웨어 및 소프트웨어와 함께 원래 형식의 보관으로 지정된 전자 기록을 보관합니다. (학군은 워싱턴 주 학군 및 교육 서비스 학군에 대한 일반 기록 보관 일정에 따라 기록을 보관합니다: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)

 
끊다
해당하는 경우 보관 기간은 "마감"으로 시작됩니다. "중단"은 파일 또는 기록이 미리 정해진 날짜에 종료될 수 있음을 나타내는 데 사용되는 용어입니다. "차단"은 현재 기록이 관리할 수 없는 크기에 도달하는 것을 방지하고 새 기록의 제출을 ​​용이하게 합니다. 역년 기록은 31월 1일에 "절단"되고 1월 2일에 새 파일이 생성될 수 있습니다. 모든 회계 연도 기록은 계약 해지, 계약의 최종 지불, 고용 해지 등과 같은 조치 또는 이벤트가 완료된 경우에만 "중단"될 수 있습니다. 보존 기간에 관계없이 기록 시리즈 다음을 충족하는 데 필요한 기간 동안만 "절단" 후 사무실 파일에 보관해야 합니다. (3) 활성 참조; (XNUMX) 필요한 경우 감사; 및 (XNUMX) 기타 운영 요구 사항. 이 세 가지 요소가 충족되면 나머지 보존 기간 동안 전자적으로 기록을 포함하여 기록 센터 또는 적절한 대체 형식으로 기록을 전송해야 합니다.

발행일: 2003년 XNUMX월
개정: 2021년 XNUMX월
개정: 2023년 XNUMX월