6217 (P) - 电子资金转账

第 6217 号行政程序

电子转帐

该区将实施电子资金转账政策如下。

1. 发起、批准和记录电子转帐交易的程序须遵守与任何其他支付机制的支付相同的政策、程序和控制措施。
2. 根据联邦和州法规以及公认的商业惯例，未经受影响方适当授权，不会进行电子转帐交易。要注册 EFT 进行发票付款或更改任何帐户信息，供应商将提交完整的供应商付款自动存入授权表，并附上作废支票或其他帐户信息确认信息。

在进行电子转帐交易之前，学区将与县财务主管和/或存款机构合作，确保学区的财务软件能够以县财务主管可接受的方式创建电子转帐请求。区应在金融机构开设专门用于处理电子转帐交易的银行账户，且不得持有除金融机构账户维护所需的最低余额以外的余额。

验证新的 EFT 请求或更改现有 EFT 记录需要执行以下步骤。
1. 验证收到的所有新 EFT 请求。
A。学区将使用已知的真实信息直接联系请求者来确认所有变更请求。
b.在确认变更请求时，学区将确认现有做法。
C。表格上的信息以及已知的联系人。
2. 一旦请求得到确认，学区会计部门将在学区会计系统中为供应商设置电子转帐付款。
3. 所有新的或修订的电子转帐记录的文件应予以保存，以供学区会计人员和审计员审查，并根据记录保留规则保存。

该学区将在向供应商付款之前完成预先通知行动。此操作将作为银行账户信息的最终验证。

一旦供应商注册，学区将继续通过电子交易向供应商付款，直到供应商以书面形式撤销，或者存款账户不再有效。如果付款被供应商的银行拒绝，学区将在银行通知后两周内签发纸质支票。纸质检查应继续进行，直至签署新的授权协议。

为确保采取适当的控制措施，学区将确保以下事项：
1. 负责输入电子支付的工作人员不应与发放电汇的工作人员相同。
2. 负责录入电子支付的工作人员不应与可以更改电子支付账户信息的工作人员相同。
3. 处理 ACH 交易和发布的工作人员不应与负责核对包含电子交易的财务账户的工作人员相同。
4. 如果学区没有足够的工作人员以这种方式划分职责，则必须确保任何交易均由除发布前输入交易的工作人员以外的工作人员审查和批准。

发行日期：2023 年 XNUMX 月