6220 (P) - 投标要求
行政程序 6220
I. 使用非联邦资金的采购和公共工程
A. 家具、用品或设备
每当家具、用品或设备（书籍除外）的估计成本为：
• 低于 40,000 美元，无需竞标程序即可进行购买；
• 40,000 美元至75,000 美元之间，学区将遵循其非正式的竞标程序； 和
• 超过 75,000 美元，学区将遵循正式的竞争性招标流程。 经过：
（一）制定明确、明确的采购计划和规格；
2. 在该地区至少一份普遍发行的报纸上至少每周发布一次正式招标公告，连续两周；
3. 确保该区采取措施，确保在可能的情况下，该区将利用小型企业和少数族裔企业、妇女工商企业和剩余劳动力企业；
4. 向投标人提供清晰明确的计划和规格；
5. 要求投标采用书面形式；
6、按照公告指定的日期和地点公开开标、宣读投标； 和
7.开标后将所有投标文件归档以供公众查阅。
B. 使用非联邦资金进行改进或维修
如果改进或维修的总成本不超过 75,000 美元，则学区可以通过学区部门对学区财产进行改进或维修，而无需遵循竞标流程。 如果学区估计建筑、改进、维修或其他公共工程项目的总成本为 100,000 美元或以上，则学区将遵循下述正式竞争性招标程序，除非使用授权的小型工程名册流程签订合同根据 RCW 39.04.155 或学区授权的任何其他程序。 对于涉及 75,000 美元至 100,000 美元范围内的改进或维修的公共工程项目，没有法定招标要求。 对于此范围内的项目，学区可以考虑： 使用 RCW 39.04.155 下的小型工程名册流程； 根据 RCW 28A.335.190，使用与学区选择的供应商签订的地方间协议或合同，无需任何竞争程序； 或者选择要求工作报价以使流程更具竞争力。
C. 建筑相关服务
该区在承包与建筑相关的专业和个人服务时，应在投标文件中纳入鼓励少数民族或妇女拥有的商业企业参与的语言。 本节涵盖的服务包括但不限于施工管理服务、价值工程服务和建筑调试服务。
D. 豁免
该学区可以免除采购的投标要求：
• 明确且合法地限制单一供应来源；
• 涉及特殊设施或市场条件；
• 发生紧急情况时；
• 保险或债券； 和
• 发生紧急情况时涉及公共工程。
“紧急情况”是指学区无法控制的不可预见的情况，这些情况对基本职能的正常履行构成真正的、直接的威胁，或者如果不立即采取行动，可能会导致物质损失或财产损坏、人身伤害或生命损失。
如果学区与符合条件的当地组织（例如商会、服务组织或其他社区、青年或体育协会）签订合同，也可以免除对学区财产进行改善的投标要求。 此类组织可以利用无偿志愿者来完成项目。 此类合同的总价值不得超过日历年该地区每位居民 75,000 美元或 2 美元（以较低者为准）。
每当学区放弃投标要求时，委员会将发布一份文件，解释例外的事实依据，并记录合同以供公开公众检查。
E. 拒绝投标
学区可以拒绝任何及所有投标，并以与原始招标相同的方式进一步招标。
F. 地方间合作法
根据《地方间合作法》第 39.34 RCW 章，学区保留与其他政府机构或政府机构团体就采购和公共工程签订地方间合作协议的权利。 在利用合同条款做出任何购买安排之前，学区必须先签订这些协议。
G. 针对儿童的犯罪
学区将在与学区雇员以外的实体或个人签订的任何服务合同中纳入一项条款，要求承包商禁止承包商的任何雇员在公立学校工作期间接触公立学校的儿童。在其工作过程中承认或被判犯有 RCW 28A.400.322 规定的任何重罪。 合同还应包含一项规定，任何不遵守本节规定的行为将成为学区立即终止合同的理由。
H. 妇女和少数族裔拥有的企业
该学区将确保为妇女或少数族裔拥有的企业提供一切机会就任何合同进行投标。 作为投标过程的一部分，该学区将保存收集女性或少数族裔企业投标的努力的文件。 该学区还将确保任何小型工程名册或类似清单都是开放的，可供妇女或少数族裔拥有的企业参与，并且小型工程名册上的此类企业在招标时受到公平和平等的对待。
一、利益冲突
如果员工、官员或代理人存在真实或明显的利益冲突，则不得参与联邦资金支持的合同的选择、授予或管理。 当雇员、管理人员或代理人、其直系亲属的任何成员、其合作伙伴或雇用或即将雇用本文所述任何一方的组织拥有财务或其他利益时，就会出现此类冲突或来自考虑签订合同的公司的有形个人利益。
学区的任何雇员、官员或代理人不得向承包商或分包合同方索取或接受酬金、恩惠或任何有货币价值的东西。 违反这些标准可能会导致纪律处分，包括但不限于停职、解雇或开除。
二. 使用联邦资金进行采购
A、货物
当学区使用联邦资金采购教科书时，允许的自我认证为 50,000 美元。 当学区使用联邦资金采购货物（包括家具、用品和设备）时：
• 10,000 美元或以下的购买不需要报价。 然而，学区必须根据研究、经验、购买历史或其他信息认为价格合理，并且必须记录这一决定。 此外，在可行的情况下，采购必须在供应商之间公平分配。
• 10,000 美元至75,000 美元之间的采购必须使用来自三个或更多合格来源的价格或费率报价进行采购。
• 75,000 美元或以上的采购必须通过正式招标程序进行公开招标。
自我认证
如果在给定的财政年度内，根据 2 CFR § 200.520 中的标准，学区有资格成为低风险受审核方（由审核员确定），或者有文件证明其在年度内部机构风险评估后收到了低风险评估，以识别、减轻和管理财务风险，则学区可以使用以下自我认证阈值而不是上述阈值：
• 40,000 美元或以下的购买不需要报价。 然而，学区必须根据研究、经验、购买历史或其他信息认为价格合理，并且必须记录这一决定。 此外，在可行的情况下，采购必须在供应商之间公平分配。
• 40,000 美元至75,000 美元之间的采购必须使用来自三个或更多合格来源的价格或费率报价进行采购。
• 75,000 美元或以上的购买必须使用学区的正式招标程序进行公开招标。
如果学区符合自我认证资格并希望超过 40,000 美元或 50,000 美元的自我认证限额，学区保留向 OSPI 寻求批准更高限额的权利。
二、服务
当学区使用联邦资金购买服务时：
• 10,000 美元或以下的购买不需要报价。 然而，学区必须根据研究、经验、购买历史或其他信息认为价格合理，并且必须记录这一决定。 此外，在可行的情况下，采购应在供应商之间公平分配。
• 金额在 10,000 美元至 250,000 美元之间的采购必须使用合理数量的合格来源的价格或报价进行采购。
• 250,000 美元或以上的购买必须使用学区的正式招标程序进行公开招标。
自我认证
如果在给定的财政年度内，根据 2 CFR § 200.520 中的标准，学区有资格成为低风险受审核方（由审核员确定），或者有文件证明其在年度内部机构风险评估后收到了低风险评估，以识别、减轻和管理财务风险，则学区可以使用以下自我认证阈值而不是上述阈值：
• 50,000 美元或以下的购买不需要报价。 然而，学区必须根据研究、经验、购买历史或其他信息认为价格合理，并且必须记录这一决定。 此外，在实际情况下，采购应在供应商之间公平分配。
• 金额在 50,000 美元至 250,000 美元之间的采购必须使用合理数量的合格来源的价格或报价进行采购。
• 250,000 美元或以上的采购必须通过密封投标或征求建议书的方式公开招标。
如果学区符合自我认证资格并希望超过 40,000 美元或 50,000 美元的自我认证限额，学区保留向 OSPI 寻求批准更高限额的权利。
C. 非竞争性采购
有下列五种情形之一的，可以采取非竞争性采购：
• 收购不超过 10,000 美元的财产或服务 [或者学区根据 2 CFR § 200.520 中的标准有资格成为低风险受审核方，或拥有年度内部机构风险评估文件以识别、减轻风险，并管理财务风险，40,000 美元]；
• 该商品只能从单一来源获得；
• 公共紧急情况或紧急情况不允许因竞争性招标而造成延误；
• 授予机构（例如，OSPI）根据学区的书面请求授权非竞争性采购； 或者
• 经过多方征集后，确定竞争不充分。
学区必须保留支持非竞争性采购适用情况的文件。
D. 成本/价格分析
该学区将对超过联邦简化采购门槛的每项采购行动进行成本或价格分析，该门槛目前设定为 250,000 美元或 48 CFR 2.101 中确定的其他限额，包括合同修改。
在不存在价格竞争的情况下以及学区进行成本分析的所有情况下，利润必须作为流程中的一个单独要素进行谈判。 为确保利润公平合理，必须考虑所执行工作的复杂性、承包商承担的风险、承包商的投资、分包金额、承包商过往业绩的质量以及行业标准利润率。周围的地理区域。
仅在 2 CFR 200.400 - .476 允许发生的成本或成本估算允许的情况下，才允许基于合同估计成本的成本或价格。
E. 暂停和取消资格
在签订相当于或超过 25,000 美元的联邦资助的商品和服务供应商合同以及任何分包合同之前，学区将确保供应商不会被暂停或禁止参与联邦援助计划。
F. 地方间合作法
根据《地方间合作法》第 39.34 RCW 章，学区保留与其他政府机构或政府机构团体就采购和公共工程签订地方间合作协议的权利。 在利用合同条款做出任何购买安排之前，学区必须先签订这些协议。
G. 妇女和少数族裔拥有的企业
该学区将确保为妇女或少数族裔拥有的企业提供一切机会就任何合同进行投标。 作为投标过程的一部分，该学区将保存收集女性或少数族裔企业投标的努力的文件。 该学区还将确保任何小型工程名册或类似清单都是开放的，可供妇女或少数族裔拥有的企业参与，并且小型工程名册上的此类企业在招标时受到公平和平等的对待。
H. 联邦机构或传递实体审查
学区将保留使用联邦资金进行的所有购买的记录，并应向联邦资助机构或州传递实体提供所有文件，以遵守所有规则和条例。
三． 采购流程
非正式竞争性招标
对于公共工程以外、属于本区非正式招标范围内的商品或服务的采购，将采用以下流程。
1. 该学区将联系各种来源，获取要购买的商品或服务的报价。
2. 学区将从不少于三个不同来源获得报价。
3. 如果没有三个可用来源，学区将记录联系所有可用来源的尝试并记录有限数量的来源。
4. 报价应记录在案，并在授予合同后供公众查阅。
正式的竞争性招标流程
以下程序将适用于通过招标或征求建议书流程进行的采购和公共工程：
1.区将为拟采购的商品或服务制定明确的计划或规格。
2. 学区将在至少一份该学区普遍发行的报纸上发布正式招标通知，每周一次，连续两周。
1. 该通知将指导潜在投标人满足完整的投标要求。
2. 该通知将提供如何接收密封投标的通知。
3. 通知还将包括有关开标日期、时间和地点的信息。
3、各区按照通知中指定的日期、时间、地点公开开标并宣读正式投标文件，并将投标文件送交公众查阅。 任何有兴趣的公众均可参加开标。 投标人有责任确保学区在规定的开标时间之前收到其投标书。 学区将在规定的开标时间后将收到的所有投标原封不动地退还给投标人，且不予考虑。 学区将在通知中指定的地点且不迟于通知中指定的日期和时间接受提案；
4. 正式的投标书或建议书表格可提交董事会会议以供研究；
5. 董事会将根据员工推荐授予正式合同；
6. 使用品牌名称和制造商目录号的规格用于识别和建立质量标准。 如果投标人或投标人指定品牌和型号并提供描述性文献，学区可以考虑同等项目的投标或建议书。 该学区将根据收到后的检查和测试来确定是否接受替代“同等”物品。 如果学区发现物品不相等，学区将退回物品，费用由卖方承担（如果适用），并拒绝授予或取消合同；
7. 如果有理由，学区将保留拒绝任何或所有投标或建议书、免除任何手续和/或违规行为以及取消招标的权利；
8. 对于建筑项目，投标人将附上一份经过公证的声明，同意遵守现行工资和平权行动要求。 投标人还将提供付款和履约保证金。 对于低于 150,000 美元的项目，学区可能会免除这一要求。
9. 对于估计成本为 350,000 美元或以下的公共工程项目，管理者或指定人员可以通过电话、电子或书面报价向相应小型工程名册上的承包商进行招标。 该区不会将项目分解为多个单元或阶段，以便纳入小型工程名册流程或有限公共工程流程的范围。 每年，该区将在至少一份该区普遍发行的报纸上发布有关小型工程名册的机会通知，然后相应地修改小型工程名册。 每当承包商提交书面请求和必要的记录时，学区还将把负责任的承包商添加到小型工程名册中。 申请表应收集以下信息：(l) 承包商名称、(2) 华盛顿州承包商执照号码、(3) 担保验证、(4) 责任保险范围、(5) 已完成的相关合同，以及 ( 6）参考文献。 希望列入或保留在小型工程名册上的承包商必须保留学区存档的适用许可证、认证、注册、担保、保险或其他适当事项的最新记录。
小型作品名册征集流程
1. 报价邀请应包括对将要进行的工作的范围和性质以及要提供的材料和设备的估计。 可以提供竣工日期、承包商的保证（现行工资、公平就业等）、投标和付款以及履约保证金要求、参观工地的机会、截止日期和投标表格； 但是，邀请函中不需要包含详细的计划和规格；
2. 学区可以向适当小型工程名册上的所有适当承包商发出报价。 作为替代方案，学区可以向适当的小型工程名册上的至少五个承包商发出报价，这些承包商已表明有能力执行所承包的工作类型，以在适当的名册上的承包商之间公平分配机会的方式。 然而，如果工程的估计成本为 250,000 美元至 350,000 美元，并且学区选择向适当小型工程名册上的部分合适承包商进行招标，则学区将通知适当小型工程名册上的其余承包商：它正在寻求有关该作品的报价。 学区可以唯一选择通过以下方式确定是否向剩余承包商发出通知： (i) 在工程实施地区普遍发行的合法报纸上发布通知； (ii) 向这些承包商邮寄通知； (iii) 通过传真或其他电子方式向这些承包商发送通知；
3. 中标后，所获得的投标报价将立即记录下来，供公众查阅，并可通过电话或电子方式索取； 和
4. 学区将根据 RCW 39.04.010 的规定，将合同授予最低价的负责任投标人。 该学区将至少每年一次提供在此过程中授予的合同清单。 该清单应包含授予合同的承包商或供应商的名称、合同金额、所执行工作类型或根据合同购买的物品的简要说明以及授予日期。 该清单还应说明可供公众查阅的这些合同的投标报价的地点。
采购和公共工程奖
A. 工作或采购合同应授予 RCW 39.26.160(2) 中所述的最低责任投标人，但董事会可以通过决议拒绝任何和所有投标，并以与原来的通话。 在确定投标人是否为 RCW 39.26.160(2) 规定的负责任投标人时，学区必须考虑以下要素：
1、投标人履行合同或提供所需服务的能力、能力和技能；
2. 投标人的品格、诚信、声誉、判断力、经验和效率；
3、投标人能否在规定的时间内履行合同；
4. 先前合同或服务的履行质量；
5. 投标人以前和现在遵守与合同或服务有关的法律的情况；
6. 在招标之日之前的三年内，投标人是否是通过劳工和工业部发出的最终且具有约束力的传票和评估通知或通过民事判决确定的具有有限或一般管辖权的法院故意违反 RCW 第 49.46、49.48 或 49.52 章（如 RCW 49.48.082 中定义）的任何规定。 在授予合同之前，投标人应根据 RCW 9A.72.085 向学区提交一份已签署的声明，以证明投标人符合 RCW 本小节的负责任投标人标准要求，如有伪证，愿受处罚； 和
7. 学区可以获取可能影响授予合同决定的其他信息。
B. 在授予公共工程合同之前，投标人必须满足以下责任标准，才能成为负责任的投标人并有资格授予公共工程项目。 投标人必须：
1. 提交投标时，拥有符合RCW第18.27章规定的注册证书；
2、具有现行国家统一的企业识别码；
3. 如果适用，按照《RCW》第 51 条的要求，为投标人在华盛顿工作的员工购买工业保险； 根据《RCW》第 50 条的要求，就业保障部门编号； 以及州消费税登记号（根据第 82 章 RCW 的要求）；
4. 不得被取消根据 RCW 39.06.010 或 39.12.065(3) 投标任何公共工程合同的资格；
5. 如果对符合 RCW 39.04.320 中的学徒利用要求的公共工程项目进行投标，华盛顿州学徒和培训委员会未发现在职学徒比例不合规、没有适当监督或超出其规定范围的情况。经批准的工作流程，如 RCW 第 49.04 章规定的学徒标准中概述的，在招标日期之前的一年内；
6. 截至 31 年 2013 月 39.04.370 日，经劳工和工业部认定，未多次违反 RCW XNUMX 规定； 和
7. 在招标日期之前的三年内，尚未通过劳工和工业部发出的最终且具有约束力的引文和评估通知或有限法院做出的民事判决来确定或一般管辖权故意违反 RCW 49.48.082 中定义的 RCW 第 49.46、49.48 或 49.52 章的任何规定（在授予合同之前，投标人应根据 RCW 9A 向学区提交一份签署的声明）。 72.085 核实投标人是否符合本款的负责任投标人标准要求，如有伪证，愿受处罚）。
除了投标人责任标准外，学区还可以根据 RCW 39.04.350(3) 采用相关补充标准来确定投标人责任，适用于投标人必须满足的特定项目。
所有重大建设和维修项目都将制定正式的书面合同，并由董事会多数成员批准。 所有合同都将规定，如果学区提起诉讼以执行合同条款，审判地点将是该学区所在的县。 所有合同还将规定，如果学区胜诉，法院可以下令偿还学区认为合理的律师费和法庭费用。 与学区雇员以外的实体或个人签订的任何服务合同均应包括一项条款，要求承包商禁止任何承认或被判犯有 RCW 28A.400.322 规定的任何重罪的雇员，以及在公立学校工作期间与公立学校的孩子有过接触。 合同还应包含一项规定，任何不遵守本节规定的行为将成为学区立即终止合同的理由。
联邦资金采购和公共工程奖
当使用联邦资金进行购买时，学区将遵循这些附加指南和程序。
1. 学区将在切实可行的最大范围内确保商品、产品或材料在美国生产 (2 CFR 200.322)。
2. 当需要投标或竞争性招标时，学区将确保要求的书写方式不会妨碍竞争，例如指定项目的名称 (2 CFR 200.319)。
3. 学区将确保有足够的合格来源，以确保最大程度的公开和自由竞争，并且不会不公正地阻止潜在投标人投标 (2 CFR 200.319)。
4. 所有合同均应在合同语言中包含以下条款（如适用）（2 CFR 附录 II 第 200 部分）：
A. 它必须针对承包商违反合同条款的情况提出补救措施。
B. 如果超过 10,000 美元，则必须包含说明终止原因的语言。
C. 它必须包括平等就业机会条款。
D. 如果合同是公共工程项目，则将遵循《戴维斯-培根法案》的措辞，规定应按现行工资率向工人和机械师支付工资。
E. 如果合同超过 100,000 美元，必须包含每周工作超过 40 小时的工人和机械师的加班费，并且不会要求他们在不卫生、有害或危险的条件下工作。
F. 如果合同超过 150,000 美元，则必须包含要求遵守《清洁空气法》和《联邦水污染控制法》标准的语言。
G. 承包商和任何分包商不会被暂停或禁止接受联邦资助。
在为所有儿童营养相关计划采购食品时，学区将遵循这些附加准则。
1. 购买的食品应尽可能包括符合美国本土种植或大量生产要求的食品。 大量生产意味着超过 51% 的加工食品来自美国生产的产品。
2. 学区可以包含规定优先购买用于儿童营养计划并在当地种植的未加工食品的语言。
A。 根据 RCW 15.64.060，“本地”应包括“华盛顿种植”。
b. “未加工”是指运送到该地区的食品保留其固有特性，如 7 CFR 210.22(g)(2)、7 CFR 215.14a(e)、7 CFR 220.16(f)(2)、7 CFR 225.17(f)(2)、7 CFR 中的定义226.22(e)(2) 和 XNUMX CFR XNUMX(n)(XNUMX)，适用于适当的计划。
C。 此类语言偏好可能包括将合同授予非反应最低、负责任的投标人的公司的规定，以努力满足这些规定。
在可行的范围内，学区将确保根据《固体废物处置法》，使用联邦资金购买的供应材料含有尽可能最高水平的回收材料。
修订日期：2023 年 XNUMX 月
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