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6213 (P) - 旅费报销

第 6213 号行政程序

旅费报销

所有工作人员在所有学区批准的旅行申请中都应使用以下旅行程序。

A. 填写所需的提前旅行批准申请表并将其提交给主管,以供事先批准和签名。应包括所有预期费用的估算。

B. 如果批准的金额与总估算不同,则应在表格上注明批准的金额并由主管签名。主管将指明用于该费用的适当预算数字。

C. 所有旅行安排和酒店预订(包括采购订单)均应在大楼/部门级别完成。应向酒店索取州政府、联邦政府或会议房价(以最低者为准)。如果这些价格均不适用,则应考虑价格合理的酒店。入住会议酒店时,付款或报销申请中需附上注明会议酒店的会议手册或其他文件。批准的采购订单表明旅行授权。如果不包括采购订单,则需要包括带有预算编号的签名发票。

D. 正确签署的旅行凭证表明旅行费用已获批准。

E. 旅行结束后,旅行人应填写地区旅行费用凭证。主管必须批准并签署凭证,附上批准的旅行申请表、会议手册和/或议程,以及旅行计划指南中规定的其他收据。差旅费用凭证完整填写后,转发至业务办公室,以获得主管或指定人员的最终批准。任何按类别计划(包括特殊教育)计费的旅行都应提交给计划主管批准。

有时,行政人员或其他工作人员代表学区参加学区主办的活动和其他社区活动非常重要,这些活动旨在支持学区的使命、工作人员或学生。在某些情况下,这些活动需要入场费或其他费用才能参加。希望参加此类活动的工作人员应事先征得主管或指定人员的批准。如果获得批准,工作人员将获得报销其参加批准的活动所承担的费用。根据学区负责人的酌情决定,学区可以代表工作人员出席预付款。

 

修订日期:2024 年 XNUMX 月

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