4040 (P) - 公众访问区记录

第 4040 号行政程序

公众访问学区记录

这些程序和一般原则的目的

这些程序由学监制定并根据董事会政策 4040 和 RCW 42.56.040 发布，以解释公众访问学区记录的过程，并就学区如何回应此类请求提供指导。

学区以任何形式准备、拥有、使用或保留的与学区运营和职能行为相关的学区记录实际上是公众可以根据本条例要求访问的公共记录程序。

在处理此类请求时，学区将向请求者提供最全面的帮助，并尽可能及时地做出回应。

地区公共记录官员

公共记录官

为了获得最及时和最有效的回应，学区记录的请求应以书面形式直接发送给下面列出的公共记录官员，其职责包括在此过程中充当公众成员的联络点并监督学区遵守华盛顿公共记录法第 42.56 章 RCW 和政策 4040。

可以通过以下方式与学区的中央行政大楼联系该学区的现任公共记录官员：

Mindy Meyer 博士，人力资源总监

364 S. Park St., 瓦拉瓦拉, WA 99362

咨询热线： 509-527-3000

传真： 509-529-7713

电子邮箱： hr@wwps.org

有关联系公共记录官的信息也可在学区网站 wwps.org 上找到。

公共记录官员培训

根据州法律，公共记录官应在承担公共记录官职责后的九十 (90) 天内完成与华盛顿公共记录法案和公共记录保留相关的培训。 在初始培训之后，只要公共记录官仍然是学区的公共记录官，他或她必须以不超过四年的间隔完成进修培训。 培训必须解决与电子文档的保留、制作和披露相​​关的特定问题，包括更新和改进技术信息服务。

公共记录的可用性

检查时间

公共记录可在学年的周一至周五上午 8:00 至下午 5:00 和学年上午 8:00 至下午 4:00 的正常工作时间进行检查和复制不开会，法定节假日除外。 必须在区办公室检查记录。

记录组织

学区将以合理、有组织的方式维护其记录，并采取合理措施保护记录免受损坏和混乱。 未经公共记录官或指定人员的许可，请求者不得从区办公室获取区记录。 在检查记录期间，通常会有一名学区员工在场，以保护记录免受损坏或混乱。

学区还将保留一份已提交给学区并由学区处理的公共记录请求的日志。 该日志应包括但不限于每个请求的以下信息：请求者的身份（如果提供）、收到请求的日期、原始请求的文本、对响应请求而产生的记录的描述请求，对编辑或保留的记录的描述及其原因，以及请求的最终处理日期。 

在线信息

学区网站 wwps.org 上提供了各种记录和信息。 鼓励请求者在提交记录请求之前查看网站上提供的文件。

请求公共记录

请求公共记录官员

任何希望检查或复制学区公共记录的人应在学区正常办公时间内亲自提出请求，或以书面形式向公共记录官提出请求，并包括以下信息：

· 请求者的姓名、地址、电话号码和电子邮件地址；

· 足以让公共记录官员或指定人员找到记录的公共记录的识别； 和

· 向学区提交请求的日期。

学区建议在提交记录请求时使用其公共记录请求表。 该表格可供申请者在学区中央办公室和 wwps.org 在线使用。

可识别的记录

根据《华盛顿公共记录法》第 42.56 章 RCW 和地区政策 4040 提出的要求必须寻求可识别的记录或可识别的记录。 对学区准备、拥有、使用或保留的所有或几乎所有记录的请求不是对可识别记录的有效请求。 政策 4040 也不涵盖不寻求可识别记录的学区一般信息请求。对讨论特定主题或包含特定关键字或名称的所有记录的请求将不被视为对所有学区记录的请求。

请求电子记录

请求电子公共记录的过程与请求纸质公共记录的过程相同。 但是，为了协助学区响应电子记录请求，请求者应提供特定的搜索词，以便公共记录官或指定人员能够根据请求定位和收集可识别的记录。

创建新记录

法律没有规定学区有义务创建新记录以满足信息记录请求。 学区可能会根据请求的性质和在新文档中提供信息的便利性选择创建记录，例如当请求来自多个位置的数据时，可以更轻松地将数据合并到一个新记录中。

记录副本

如果请求者希望获得记录的副本而不是检查它们，他或她应在请求中明确说明并安排支付记录的副本或押金。

非书面请求

公共记录官或指定人员可以通过电话或亲自接受对公共记录的非正式请求。 但是，为避免任何混淆或误解，请求者应注意将请求简化为书面形式始终是首选方法。 如果公共记录官或指定人员通过电话或亲自收到请求，公共记录官将与请求者书面确认他或她对请求的理解。

公共记录请求的处理

处理请求的顺序

学区通常会按照收到的顺序处理请求。 但是，如果这样做允许以最有效的方式处理最多的请求，则请求也可能被乱序处理。

中央审查

未向学区公共记录官提出的记录请求将由接收请求的建筑物级别管理员、计划管理员或其他工作人员转发给公共记录官进行处理。

五天响应

在收到请求后的五 (5) 个工作日内，公共记录官将执行以下一项或多项操作：

1. 提供所请求记录的副本或提供记录以供检查，或者，提供互联网地址和指向可以访问特定记录的学区网站的链接（前提是请求者未通知他或她无法通过互联网访问记录的地区）； 或者

2. 确认学区已收到请求，并合理估计其完全响应所需的时间； 或者

3. 确认学区已收到请求，并要求请求者对不明确的请求作出澄清，同时尽可能合理估计学区对请求做出回应所需的时间未明确； 或者

4. 拒绝请求（尽管不会仅仅因为请求过于宽泛而拒绝请求）。

如果请求者未能在 30 天内回复学区的澄清请求且整个请求不清楚，则学区可以关闭该请求并且不再回复。 如果请求者未能在 30 天内回复学区的澄清请求，并且部分请求不清楚，则学区将对请求中清晰的部分做出回应，并可能关闭请求的其余部分。 在不寻常的情况下，学区还可以寻求法院命令依法禁止披露。

如果学区确定对多个机器人请求的响应会过度干扰学区的其他基本功能，学区可能会在 XNUMX 小时内拒绝来自请求者的多个请求之一的机器人请求。 当学区合理地认为请求是由计算机程序或脚本自动生成时，学区可以将请求视为机器人请求。

如果学区在收到披露请求后五个工作日内未作出书面答复，则请求人应联系公共记录官以确定未答复的原因。

请求的目的

学区可以调查请求记录的目的，并可以使用答案来帮助收集响应记录并确定公众是否有合法利益获取信息。 但是，请求者无需提供目的，学区不得仅因为请求者拒绝提供请求目的而拒绝提供记录。

保护他人权利

如果所请求的记录包含可能影响他人权利的信息并且可以说可以免于披露，公共记录官可以在提供记录之前通知此类其他人。 该通知可能使其他人可以联系请求者并要求他或她修改请求，或者在必要时寻求法院命令以防止或限制披露。 给受影响人的通知还可以包括请求的副本。

免于披露的记录

根据 RCW 第 42.56 章或其他豁免或禁止披露特定信息或记录的法规中包含的特定豁免，某些记录可全部或部分免于披露。

如果学区认为某项记录免于披露并应予以保留，公共记录官将书面说明适用的特定豁免（和法定部分），并简要说明豁免如何适用于被保留的记录或编辑。 这种豁免和解释将在预扣索引或日志中提供给请求者。

如果仅记录的一部分免于披露，但其余部分不免于披露，则公共记录官将编辑豁免部分，提供非豁免部分，并向请求者说明为什么在预扣中对记录的部分进行编辑索引或日志。

豁免或禁止披露的法律清单

根据 RCW42.56.070 (2)，这些规则包含一系列法律（华盛顿公共记录法第 42.56 章 RCW 中具体列出的法律除外），这些法律可以豁免某些公共记录或部分记录的披露。 学区已确定以下法律：

· 家庭教育和隐私权法案 (FERPA)，20USC§1232g（关于学生教育记录）；

·华盛顿州学生教育记录法，RCW28A.605.030；

· 《残疾人教育法》(IDEA)，20 USC § 1400 等。 下一个和 34 CFR 第 300 部分（保护残疾学生的学生记录中包含的个人识别信息的机密性）。

· 特权通信和律师工作产品，如 RCW 第 5.60 章中的资产；

· 犯罪记录隐私法 (CRPA)，第 10.97 章，RCW；

· 关于接受免费或减价午餐的学生的信息，42 USC § 1758(b)(6)；

· 健康保险流通与责任法案 (HIPPA)，45 CFR 第 160-164 部分（关于医疗保健信息隐私和安全）；

· 虐待儿童——保护和程序，RCW 26.44.010； RCW 26.44.030(9)；

· 少年犯通知，RCW 13.04.155(3)；

· 考试前教师或学生的试题，问题，RCW 28A.635.040；

· PublicLaw98-24,Section 527 of the Public Health Services Act,41USC§290dd-2（酒精和药物滥用患者记录的机密性）；

· 美国和华盛顿的宪法规定包括但不限于隐私权和结社自由权。

除了这些豁免之外，RCW 42.56.070 (9) 禁止提供对出于商业目的而请求的个人名单的访问权，除非法律特别授权或指示，否则学区不得这样做。

上述列表仅供参考，并不旨在涵盖公共记录法的所有可能豁免。 上述列表仅包括可能在第 42.56 章 RCW 中规定的豁免之外的豁免。 在适当的情况下，学区可以依赖上述未规定或未包含在公开披露法中的其他法律豁免。

检查记录

根据其他要求，在不无理干扰学区运营的情况下，学区应及时提供对非豁免公共记录的检查。 未经公共记录官许可，任何公众不得将文件移出查看区域，也不得拆卸或更改任何文件。 请求者应指明他或她希望学区复印哪些文件。 检查学区记录是免费的。

提供非电子记录的副本

检查完成后，公共记录官员或指定人员应制作要求的副本或安排复制。

提供电子记录

当请求者请求电子格式的记录时，公共记录官或指定人员将提供非豁免记录或此类记录的部分，这些记录或此类记录的部分可以合理地以学区使用的电子格式且通常在商业上可用，或以从学区保存记录的格式可以合理地翻译。

分期提供记录

当请求需要大量记录时，公共记录官或指定人员有权提供分期检查和复制的访问权限。 如果在三十 (30) 天内，请求者未能检查整套记录或一个或多个分期，公共记录官或指定人员可以停止搜索剩余记录并关闭请求，下文将进一步讨论。

检查完成

当要求的记录检查完成并提供所有要求的副本时，公共记录官员或指定人员将表明学区已完成对要求的记录的认真搜索，并提供任何已找到的非豁免记录以供检查。

关闭撤回或放弃的请求

请求者必须在学区通知他或她记录可供检查或复制后三十 (30) 天内申请或审查收集的记录。 学区应以书面形式将此要求通知请求者，并告知请求者他或她应联系学区以安排索取或审查记录。 如果请求者或请求者的代表未能在 XNUMX 天期限内索取或审查记录或做出其他安排，学区可以关闭请求并重新归档收集的记录。

当请求者撤回请求或未能履行其检查记录或支付所请求副本的押金或尾款的义务时，公共记录官将关闭请求并向请求者表明学区已关闭要求。

后来发现的文件

如果在学区通知请求者已提供所有可用记录后，学区意识到在请求时存在其他响应文件，它将立即将其他文件通知请求者并加急提供.

提供记录的成本、成本豁免和有关成本的协议

印刷副本和邮寄费用

提供电子记录的影印本或打印副本的费用为每页 15 美分。 或者，如果学区确定并记录该程序允许的费用明显等于或超过 XNUMX 美元，则学区可能会收取 XNUMX 美元的固定费用来提供记录。 如果学区对第一期收取固定费用，则学区将不会对任何后续分期收取额外的固定费用或每页费用。 可以通过支付给学区的现金、支票或汇票支付。 

学区还可能收取邮寄的实际费用，包括运输容器或信封的费用。

公共记录官员或指定人员可能要求在提供所有记录之前支付剩余的复制费用，或在提供分期付款之前支付复制分期付款的费用。

如果要求，学区将在制作任何副本之前提供适用费用的摘要。 请求者将被允许修改请求以减少适用的费用。

定制服务费

如果学区估计该请求将需要使用信息技术专业知识来准备数据汇编，或在学区未将此类汇编和定制访问服务用于其他学区时提供定制的电子访问服务，则可能会征收定制服务费目的。 定制的服务费可以补偿学区提供本款中服务的实际成本。

学区将不会评估定制服务费，除非它已通知请求者将适用于请求的定制服务费，包括解释为什么要应用定制服务费、特定专业知识的描述和合理的估计成本的费用。 该通知还将为请求者提供修改其请求的机会，以避免或降低定制服务费的成本。

电子记录费用

提供电子记录的费用如下：

1. 扫描成电子格式的公共记录或使用学区设备扫描记录每页 XNUMX 美分；

2. 每四个电子文件或附件上传到电子邮件、基于云的数据存储服务或其他电子交付方式，每 XNUMX 美分；

3. 每千兆字节 XNUMX 美分用于以电子格式传输公共记录或使用学区设备以电子方式发送记录； 和

4. 学区提供的任何数字存储介质或设备的实际成本，用于将副本邮寄给请求者的任何容器或信封的实际成本，以及实际邮资或送货费用。

学区将采取合理措施，以学区在其正常运作中可用的最有效方式提供记录；

或者，如果学区确定并记录该程序允许的费用明显等于或超过 XNUMX 美元，则学区可能会收取 XNUMX 美元的固定费用来提供记录。 如果学区对第一期收取固定费用，则学区不会对任何后续分期收取额外的固定费用或每页费用。

公共记录官或指定人员也可能要求在提供所有记录之前支付剩余的复制费用，或在提供分期付款之前支付复制分期付款的费用。

如果要求，学区将在根据此程序收取费用之前提供适用费用的摘要。 请求者将被允许修改请求以减少适用的费用。

学区不会对在收到请求之前访问或下载学区经常在其网站上发布的记录收取复制费用，除非请求者明确要求学区通过其他方式提供此类记录的副本。

存款

在开始制作副本之前，公共记录官员或指定人员可能会要求支付高达复制请求者选择的所有记录的估计成本的 XNUMX% 的押金，包括根据上述规定的定制服务费的成本。

放弃

公共记录官可以免除为请求评估的任何费用。 代表学区，公共记录官还可以与请求者签订任何合同、谅解备忘录或其他协议，以提供替代本程序授权收费的费用安排，或响应大量或经常发生的要求。

否认公共记录的内部审查

拒绝访问的内部行政审查申请

任何反对最初拒绝或部分拒绝记录请求的人都可以书面形式（包括电子邮件）向公共记录官申请复核该决定。 请愿书应包括公共记录官或指定人员拒绝该请求的书面声明的副本或合理识别该声明的副本。

审议复核申请

公共记录官应立即考虑请愿书，并应在收到请愿书后的两个工作日内或在学区和请求者共同同意的其他时间内确认或撤销拒绝。

制作公共记录的报告成本

学区将根据法律要求向联合立法审计和审查委员会提供 RCW 第 40.14 章中规定的信息。

修订日期：2022 年 XNUMX 月