3231 (P) - 学生记录

第 3231 号行政程序

学生记录

记录类型
学生档案分为累积文件夹和补充档案两类。

累积文件夹可能包含定期收集和维护的有关学生的所有信息，例如识别信息（姓名、出生日期、性别、在校年份、地址、电话号码、父母姓名、种族分类、紧急信息、父母的工作地点、家庭医生、保姆、兄弟姐妹）； 出勤记录，包括进出日期； 成绩和其他学生进度报告； 学校成绩、能力、兴趣、听力和视力的测试结果； 健康和免疫状况报告； 学校成绩和参与学校活动的记录； 经核实的不当行为报告，包括所采取的纪律处分记录； 以及使工作人员能够与学生协商并计划适当活动的其他信息。 如果学生是州地址保密计划的参与者，识别信息可能会受到限制。

可能会收集和维护与学生的特殊学校关注有关的学生的补充记录，例如与正式确定为“关注焦点”的学生的评估和安置有关的机密健康信息或报告； 来自非学校人员和组织（如医生、心理学家和诊所）的报告，一般筛查目的除外； 有关与学生相关的具体问题的报告； 与学生残疾状况相关的心理测试和进度报告的最新报告。 记录中包含的所有此类报告均应注明日期并签名。

就本程序而言，工作人员的工作笔记被定义为由作者单独拥有的学生记录，除了该工作人员的替代人员外，任何其他人都无法访问或透露。 在此程序的范围内，工作笔记不被视为学生记录。

学生记录的可访问性
累积文件夹和/或补充记录中包含的信息将按如下方式提供给个人和机构：

A. 家长：
受抚养子女的父母有权检查其子女的累积文件夹和/或补充记录。
1. 根据家长或工作人员的要求，合格的工作人员将为家长提供累积文件夹和补充记录中所有信息的分析和解释。 审查将在学区收到请求后的五个学校工作日内进行，除非记录保管人提供了未能这样做的书面解释。 在任何情况下，审查都不会在家长提出请求后 45 天之后进行。 
2. 除非监护人（教师、辅导员、护士、心理学家、校长）同意其他安排，否则检查和审查将在正常工作时间内进行。 托管人将根据需要在解释和分析学生记录方面提供帮助。 虽然记录必须在学区控制范围内，但可由家长或符合条件的学生或为家长或符合条件的学生自费复制或复制

B. 学生
根据学生的要求，合格的工作人员会将累积文件夹中的信息解释给学生。 合格的工作人员将应学生的要求并征得家长的同意，向学生解释补充记录中包含的信息。 成年学生可以检查他/她的累积文件夹和补充记录。 授予家长或成年学生的访问权包括获得由学校和学区维护的学生相关教育记录类型列表的权利。 家长和成年学生将有权检查或被告知包含有关不止一名学生的个人身份信息的任何记录的内容，前提是访问权仅适用于记录或文件的相关部分给学生。 高中毕业后，学生可以要求获得除文凭外的最终成绩单。

每年都会通知家长和成年学生，他们有权检查和审查孩子的记录，以及他们根据《家庭教育权利和隐私法》享有的其他权利。

《家庭教育权利和隐私法》(FERPA) 赋予家长和 18 岁以上学生（“符合条件的学生”）有关学生教育记录的某些权利。 他们是：
1. 在学区收到访问请求之日起 45 天内检查和审查学生教育记录的权利。 家长或符合条件的学生应向学区记录保管人提交书面请求，说明他们希望检查的记录。 记录保管人将安排访问并通知家长或符合条件的学生他们可以检查记录的时间和地点。
2. 要求修改家长或符合条件的学生认为不准确或具有误导性的学生教育记录的权利。 家长或符合条件的学生可以要求学区修改他们认为不准确或具有误导性的记录。 他们应该写信给校长，清楚地指出他们想要更改的记录部分，并说明为什么它不准确或具有误导性。 如果学区决定不按照家长或符合条件的学生的要求修改记录，学区将通知家长或符合条件的学生该决定，并告知他们他们有权就修改请求举行听证会。 当获悉听证权时，将向家长或符合条件的学生提供有关听证程序的更多信息。
 
同意披露学生教育记录中包含的个人身份信息的权利，除非 FERPA 授权未经同意披露。 允许未经同意披露的例外情况是：学区认为为保护学生或其他个人的健康或安全所必需的披露，以及向具有合法教育利益的学校官员披露。 学校官员是学区雇用的行政人员、主管、讲师或支持人员（包括卫生或医务人员和执法单位人员）； 在校董会任职的人； 与学区签订合同以执行特殊任务的个人或公司（例如律师、听证官、审计员、医疗顾问或治疗师）； 或在纪律委员会或申诉委员会等官方委员会任职的家长或学生，或协助其他学校官员执行其任务的家长或学生。 如果学校官员需要审查教育记录以履行其职业责任，则该官员具有合法的教育利益。

根据要求，学区未经同意向学生寻求或打算就读的另一个学区的官员披露教育记录。

有权就学区未能遵守 FERPA 的要求向美国教育部提出投诉。 管理 FERPA 的办公室的名称和地址是：
家庭政策合规办公室
美国教育部
西南马里兰大道 400 号
华盛顿，DC 20202次

C. 工作人员
对学生有合法教育利益的教职员工或其他学校官员将有权访问累积文件夹和任何补充记录。

D. 其他地区
根据学区的正式要求，将向其他学区提供记录。 在转移记录时，家长或成年学生可根据要求自费收到一份记录副本，并有机会质疑记录的内容。 家长将通过年度学生权利和责任手册获悉，学生记录将被发布到学生已注册或打算注册的另一所学校。

E. 其他个人和组织
准雇主可以要求审查学生的成绩单。 学区将至少每年通知每位家长或成年学生，此类请求只有在家长或成年学生签署释放后才会得到尊重。 只有在获得家长或成年学生书面同意的情况下，学区才会向学生、家长、教职员工和其他学区以外的个人和组织发布学生累积文件夹和补充记录中包含的信息，但以下情况除外：

A。 学区可以不经同意公开发布名录信息，前提是家长或成年学生每年都被告知学校打算发布此类信息，并有机会表明未经事先同意不得发布此类信息。 出于商业原因，学区不会发布名录信息。 学区已将以下内容指定为目录信息：学生的姓名、照片、地址、出生日期、出勤日期、参加官方认可的活动和运动、运动队成员的体重和身高、获得的文凭和奖项以及最多最近的学校就读。 州地址保密计划参与者的实际居住地址将不会作为目录信息发布。 社会安全号码、学生身份证号码（带有密码或个人身份证号码等身份验证因素）或其他个人身份信息不被视为目录信息。

湾。 与联邦支持的教育计划的审计和评估有关的信息可能会发布给美国总审计长、教育专员和/或教育机构或州教育当局的行政负责人的授权代表执行此类计划的联邦法律要求。

C。 信息可能会发布给根据华盛顿州法规明确要求向其报告或披露此类信息的州和地方官员（例如：报告虐待儿童或将逃学转介给少年法庭）。

d。 信息可能会发布给为教育机构进行研究的组织，以开发、验证或管理预测测试或改进教学，如果此类研究的方式不允许其他人识别学生及其父母的个人身份而不是此类组织的代表，并且如果出于收集目的不再需要此类信息时将被销毁。
 
e. 信息可能会根据司法命令或合法发出的传票（包括根据《美国爱国者法案》）发布的单方面法院命令发布，条件是已做出合理努力提前通知家长或成年学生，除非此类通知未命令或传票允许。 根据 2013 年联邦不间断学者法，当父母是涉及虐待或忽视儿童（如《儿童虐待和预防和治疗法》（3 USC 42）第 5101 节或抚养事项所定义的）法庭诉讼的一方时，并且该命令是在该程序的背景下发布的，学区不需要在发布信息之前向家长提供额外的通知（即，除了法院的通知之外）。

F。 信息可能会发布给与紧急情况有关的适当人员和机构，以保护学生或其他人的健康或安全。 学区将考虑整个情况，并确定是否对学生或其他个人的健康或安全存在明显的重大威胁。 当学生记录中的信息（目录信息除外）被发布给工作人员以外的任何个人或组织时，此类发布的记录将作为所涉及的特定记录的一部分进行维护。 除非知道来电者的身份并且来电者有权根据这些程序的规定接收信息，否则对学生信息的电话请求将不予受理。 将记录任何此类信息的发布，并放置在学生的累积文件夹中。 该访问记录将包括访问日期、被授予访问权限的一方的名称以及被授予访问权限的一方的合法教育利益。

G。 根据 2013 年联邦不间断学者法案，有关寄养学生的信息可以在没有家长或符合条件的学生事先书面同意的情况下向机构个案工作者或州或地方儿童福利机构或部落组织的其他代表提供法律责任出于对学生的照顾和保护，出于与学生的案例计划相关的目的。

H。 高中成年学生和/或家长/法定监护人可以授权学区允许未来的雇主审查学生的成绩单。

机密健康记录
机密健康记录应存储在只有授权人员才能访问的安全区域，除非根据第 70.02 章适当执行。 已获得 XNUMX RCW。 此类记录也受《家庭教育权利和隐私法》的保护，允许家长查看和以其他方式行使有关记录的 FERPA 权利。 对于与 HIV、性传播疾病、药物或酒精治疗、心理健康治疗、计划生育或堕胎有关的记录，有更高的保密标准和未成年学生的隐私权。 有关性传播疾病、艾滋病毒和药物或酒精治疗的信息发布比普通医疗发布更具限制性。  
修改记录和听证会

在检查和审查时，被授权访问记录的家长或成年学生可以要求修改学生记录中的信息。 托管人（例如，教师、辅导员、护士、心理学家）可以通过更正或删除误导、侵犯隐私或不准确的记录来尊重此类请求，前提是高级托管人（校长或部门负责人）同意。

如果高级监护人拒绝要求的更正或删除，家长或成年学生可以要求在学监或指定人员面前举行非正式听证会，听证会将在收到此类请求后的 10 个教学日内举行。 在听证会期间，学监或指定人员将审查家长或成年学生和监护人提供的事实，并决定是否下令要求更正或删除。 学监或指定人员将在听证会后的 10 个上课日内将其书面决定发送给家长或成年学生。

如果学区在听证会后仍决定不修改记录，要求修改记录的家长或成年学生可以在此类记录中插入其反对意见的书面解释。

学生记录的维护
学生大楼的校长、辅导员或教师应是累积文件夹的保管人。 校长或学生的辅导员将是补充记录的保管人。 学生补充记录中包含的所有指导案例研究报告和非学校机构的报告的副本可以在学监或指定人员的监督下保存在学区办公室。

托管人将：
A. 只保留这些程序授权的记录；
B. 保护学生记录免遭未经授权的使用和处置；
C. 维护访问记录；
D. 尊重家长或成年学生的访问请求；
E. 经高级保管人批准或根据主管或指定人员或董事会的命令删除或更正记录； 和
F. 遵循高级保管人制定的记录审查时间表和程序。

高级托管人可以承担托管人的职责，并将：
A. 向其他学校索取学生记录；
B. 维护学生记录的安全；
C. 在允许的情况下转移、销毁和删除记录；
D. 监督其保管人的活动；
E. 举行非正式听证会，批准或拒绝批准家长或成年学生要求的更正或删除；
F. 根据管理记录处置的程序，为其各自的学校或部门制定记录审查时间表和程序。 （每年都会审查心理测试成绩，以确定其与学生继续教育需求的相关性。）；
G. 学生转入下一级（小学到初中、初中到高中）或毕业或转出学区后，根据适用的处置程序删除任何不再相关的记录以进行保留、保存或销毁教育计划安置； 和
H. 在每年 30 月 XNUMX 日之前向学区记录保管人证明如下：
一种。 除非法律另有授权，否则仅保留与教育计划安排相关的记录； 和
湾。 已完成所需的审查。

学区档案保管人将对学生档案的管理和控制进行全面监督，并将执行学生档案政策和行政程序。

该学区将使用一系列方法来保护记录，包括密码、物理控制（如锁柜）、技术控制（如基于角色的电子记录访问控制）和管理程序。

学生记录的处置
永久学生档案作为学生在校历史和学业成绩的记录。 在学生的累积文件夹中归档的永久记录将在处理文件夹之前提取和保留。

在收到请求后的十天内，学区将向符合过渡时期军人家庭子女定义的转出州的学生的家长提供一组非官方教育记录。 当学生转到学区内的另一所学校时，包括永久学生记录在内的所有记录都将传送到另一所学校。 当学生转到学区以外的学校时，高级管理员将清除所有非官方、无关信息的累积文件夹。 所有记录的副本将发送到请求学校。 离开学区的中小学生的累积文件夹在学区停止招生后保留两年。

高中学生的累积文件夹和补充记录将根据华盛顿州记录保留时间表进行保留。 在任何情况下，学区都会永久保留学生的永久记录卡。

 
当学生从学校毕业或不再需要特殊教育服务时，家长/监护人或成年学生将被告知，教育目的不再需要有关残疾状况的个人身份信息，并且特殊教育记录将被保留在根据 RCW 6 批准的学区和教育区记录保留时间表销毁之前，由学区保存六 (40.14.070) 年。

在告知家长或成年学生他/她对此类记录的权利时，学区将告知家长或成年学生，学生或家长可能需要该信息来确定某些成人福利的资格，例如社会保障和家长/监护人/成年学生应确保他们拥有必要的文件，或在学区记录在六 (6) 年内销毁之前向学区索取某些记录的副本。 应家长/监护人或成年学生的要求，与残疾状况相关的记录信息将被销毁，但仅在记录符合学区和教育区记录保留时间表规定的六 (6) 年保留要求之后。 学区可自行决定出于商业目的选择将这些记录保留更长的时间。

家长或成年学生可以自费收到一份所有记录的副本，以传送到另一个学区。

大规模销毁学生记录
在按照上一节（学生记录的处理）中包含的内容进行护理后，高级保管人将捆绑所有记录并将其发送到学区办公室。 每个捆绑包都将清楚地标明：“学生记录——用于销毁”，注明日期并由高级保管人签名。 一份汇总表将完成并保留在办公室。 该表将显示：“截至此日期，我已确定以下记录可以根据地区和州的要求进行销毁，并已提交销毁。” 汇总表将注明日期并由高级保管人签名。

电子记录
学区在公共业务交易中创建和接收的电子记录（包括电子邮件和网络内容）是 RCW 40.14 目的的公共记录，将按照所有有关保留披露、销毁的法律法规进行管理和归档公共记录。 学区将根据记录保留时间表中规定的与纸质文件相同的规定管理电子记录。 电子记录将以电子格式保留，并在指定的保留期限内保持可用、可搜索、可检索和真实。 学区将以原始格式保留指定为档案的电子记录以及读取数据所需的硬件和软件，除非数据已成功迁移到新系统。 （学区将按照华盛顿州学区和教育服务区的一般记录保留时间表保留记录，网址为：www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx。）

 
隔断
在适用的情况下，保留期从“截止日期”开始。 “截止”是用于表示文件或记录可能在预定日期终止的术语。 “截止”可防止当前记录达到无法管理的大小，并促进新记录的归档。 历年记录可能会在 31 月 1 日“截止”，并在 1 月 2 日建立新档案； 所有会计年度记录只能在行动或事件完成时“截止”，例如合同终止、合同最终付款、雇佣终止等。无论保留期多长，记录系列应在“截止”后保留在办公室档案中，只要满足以下要求： (3) 主动参考； (XNUMX) 必要时进行审计； （三）其他操作要求。 一旦满足这三个因素，记录应转移到记录中心或适当的替代格式，包括在剩余的保留期内以电子方式转移。

发布时间：2003 年 XNUMX 月
修订日期：2021 年 XNUMX 月
修订日期：2023 年 XNUMX 月