1440 - 分钟

董事会政策第 1440 号 

分钟

董事会秘书保存所有董事会会议的会议记录。 会议记录在董事会下一次定期安排的会议上获得批准后成为正式会议记录，并且必须作为学区的永久记录保留。 会议记录必须全面，并应显示：
A. 会议的日期、时间和地点；
B. 会议主持人；
C. 出席成员；
D. 会议讨论的事项以及可能发生的任何表决结果；
E. 采取行动进行执行会议休会，并一般性说明其目的；
F. 休会时间；和
G. 会议主持人签名并注明会议记录批准日期。

当讨论可能需要详细记录的问题时，董事会可以指示秘书记录讨论。 音频或视频记录将按以下方式存档：
A. 如果录音是逐字转录的，则录音必须保留一 (1) 年；或者
B. 如果录音仅用作撰写书面会议记录的参考，则录音必须保留六 (6) 年。

非正式会议记录将在下一次定期安排的董事会会议之前提供给董事会成员，也将提供给其他感兴趣的公民。 只要成员有机会在通过之前对其进行审查，则无需公开阅读会议记录。

所有董事会会议的永久记录文件将保存在董事会秘书办公室，以供任何感兴趣的公民要求查阅。 除非法律另有规定，永久会议记录在得到相应学区人员批准销毁之前不会被销毁。 永久会议记录应以防止丢失的方式保存。

交叉参考：
董事会政策 6570 数据和记录管理

法律参考：
RCW 28A.400.030 主管的职责
RCW 42.30.035 分钟
RCW 40.14.070 地方政府记录的销毁、处置、捐赠 - 出于历史利益而保存 - 地方记录委员会、职责 - 记录保留时间表 - 密封记录

采用：16 年 2002 月 XNUMX 日
修订日期：18 年 2016 月 XNUMX 日
修订日期：12 年 2023 月 XNUMX 日